Solliciteer nu »

Ambtelijk secretaris

Vacaturenummer:  58711

Vacature kenmerken

  • Standplaats - Lelystad
  • Contractduur - 1 jaar
  • Uren per week - min. 36 - max. 36
  • Maandsalaris - min. €3.246,00 - max. €4.340,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Salarisniveau - min. Schaal 08 - max. Schaal 08
  • Niveau - MBO
  • Vakgebied - Administratief / secretarieel
  • Vacaturenummer - 58711
  • Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
  • Functiegroep - Adviseur Bedrijfsvoering 

Functieomschrijving

De ambtelijk secretaris heeft een onmisbare rol bij de ondersteuning van de Ondernemingsraad (OR), zowel op het inhoudelijke- als op het procesmatige vlak. Bijvoorbeeld met het voorbereiden en opstellen van de adviezen die door de OR worden uitgebracht, instemmingszaken en initiatiefvoorstellen.


Tot deze functie behoren ook diverse ondersteunende werkzaamheden voor de ondernemingsraad. Eén van de belangrijkste taken is het coördineren en uitzetten van de afgesproken actiepunten en het bewaking van de afhandeling hiervan. Jij zorgt ervoor dat de OR alle stukken tijdig ontvangt en je signaleert en meldt afwijkingen op de naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende de medezeggenschap (met name de Wet op de Ondernemingsraden, de Arbowet of andere relevante wetgeving. Daarom zoeken wij een ambtelijke secretaris, die vaardig is in het managen van agenda’s, notuleren, het behouden van overzicht.


De ambtelijk secretaris voorziet de ondernemingsraad van relevante informatie, vakliteratuur en signaleert relevante informatie voor de ondernemingsraad. En je adviseert over de te nemen procedures en bewaakt de voortgang en besluitvorming. 


In de functie van ambtelijk secretaris levert je een bijdrage aan de professionalisering van de ondernemingsraad waardoor de ondernemingsraad een gewaardeerde en meer gelijkwaardige overlegpartner voor de bestuurder wordt. De ambtelijk secretaris organiseert en bevordert de kennis van OR-leden met b.v. scholing van OR leden. Hij/zij is de aanjager om te zorgen dat er zaken op de agenda blijven en afgerond worden en vormt hierbij een klankbord voor de voorzitter van de ondernemingsraad.  


De ambtelijk secretaris heeft een onafhankelijke positie en is een vast aanspreekpunt voor de ondernemingsraad, de overlegvergaderingen, de achterban en de bestuurder. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden zowel op schrift als mondeling. Kennis en inzicht van de ondernemingsraad en de arbeidsomstandighedenwet is een pré. Bij (gelijke) geschiktheid geven wij op dit moment de voorkeur aan invulling van de vacature door een medewerker van PI Lelystad.


Andere werkzaamheden zijn:

  • Je levert een inhoudelijke bijdrage aan zowel interne als externe audits en/of andere gelijksoortige kwaliteitsmetingen
  • Je ontwikkelt en beheert managementinformatie en kritische prestatie indicatoren voor de verschillende processen binnen de inrichting
  • Je ontwikkelt en beheert een verbeterregister naar aanleiding van rapportages van de diverse in- en externe audits; incidenten en/of calamiteiten. 
  • Je draagt zorg voor het beheren van de systematiek van procedures, standaarden en richtlijnen met behulp van het kwaliteitssysteem
  • Je bent verantwoordelijk voor interne kwaliteits- en tevredenheidsonderzoeken. De resultaten verwerk je vervolgens in hanteerbare procedures, protocollen of werkinstructies voor de inrichting en de resultaten vertaal je in verbeteracties en –adviezen
  • Je adviseert medewerkers over de uitvoeringspraktijk van kwaliteit en mogelijke verbeteringen.
  • Je voorziet directie en lijnmanagement van advies omtrent kwaliteitsverbetering en over verbeteringen in het instellingsbeleid en de beleidsuitvoering. 

Functie-eisen

  • Minimaal mbo werk- en denkniveau;
  • Kennis van management ondersteunende technieken;
  • Kennis van de Wet op de ondernemingsraden;
  • Inzicht in de organisatie en bestuurlijke gang van zaken van een ambtelijke organisatie; 
  • Kennis van de werkterreinen ARBO en opleidingen. (pré).


Competenties 

  • Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden;
  • Je kan goed werken binnen juridische kaders en hebt inzicht in de complexiteit van het justitiële speelveld; 
  • Als ambtelijk secretaris onderhoud je een uitgebreid netwerk om goed geïnformeerd te zijn;
  • Je bent initiatiefrijk. 

Arbeidsvoorwaarden

  • Salarisniveau - min. Schaal 08 - max. Schaal 08
  • Maandsalaris - min. €3.246,00 - max. €4.340,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 36
  • Maximaal aantal uren per week - 36

Overige arbeidsvoorwaarden

  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Hoofdkantoor DJI, Divisie GW &VB

Afdelingsomschrijving

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Mevrouw A. Gumbs, voorzitter ondernemingsraad
06-55426260 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Liz Pique, corporate recruiter DJI
l.pique@dji.minjus.nl
06-21420225
Solliciteer nu »