Ambtelijk secretaris

Vacature kenmerken

• Standplaats - Den Haag
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 24 - max. 27
• Maandsalaris - min. €3.484,00 - max. €4.868,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 09 - max. Schaal 09
• Niveau - Bachelor – HBO
• Vakgebied - Administratief / secretarieel
• Vacaturenummer - 63749
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Adviseur Bedrijfsvoering 

Functieomschrijving

Ben jij een strategische denker met oog voor detail en weet jij de belangen van de ondernemingsraad te verbinden met die van de organisatie? Als Ambtelijk Secretaris binnen het Shared Service Center (SSC) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), speel jij een cruciale rol in het versterken van de medezeggenschap en het bevorderen van de besluitvorming. Jij zorgt voor de brug tussen de OR en de bestuurder, met de verantwoordelijkheid om processen soepel te laten verlopen.

Als Ambtelijk Secretaris ben je de onmisbare schakel tussen de Ondernemingsraad en de organisatie. Jij adviseert proactief over beleidsvraagstukken, volgt wet- en regelgeving en zorgt ervoor dat alles binnen de juridische kaders blijft. Je stelt inhoudelijke adviezen op en signaleert juridische en organisatorische knelpunten, waardoor je een directe impact hebt op de besluitvorming binnen het SSC DJI.

In jouw functie pak je administratieve taken met precisie op: je beheert de agenda van de OR, plant vergaderingen en verzorgt de verslaglegging. Het is jouw taak om de communicatie tussen OR-leden en bestuurder helder en efficiënt te houden, via diverse kanalen zoals het Intranet en interne rapportages. Jij zorgt ervoor dat alles goed gedocumenteerd is en dat alle betrokkenen altijd goed geïnformeerd zijn.

Je speelt ook een actieve rol in de ontwikkeling van de OR-leden: je coacht hen, adviseert over scholing en draagt bij aan de professionele groei van het team. Je helpt de OR bij het voorbereiden van verkiezingen en zorgt voor een warme introductie van nieuwe leden, zodat het team goed functioneert.

Functie-eisen

Je hebt een scherpe blik voor detail, bent proactief en omgevingsbewust, en werkt met een duidelijke focus op het resultaat. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen en weet het overzicht te bewaren, zelfs in een dynamische omgeving. Jij neemt verantwoordelijkheid voor je werk en zorgt dat de kwaliteit altijd gewaarborgd blijft.

Verder heb je:

• Aantoonbaar hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring in de rol van ambtelijk secretaris of een vergelijkbare functie.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de WOR en de CAO Rijk.
• Ervaring met agenda- en procesbeheer binnen een ondernemingsraad of soortgelijke bestuursstructuren.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel schrift als mondeling.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 09 - max. Schaal 09
• Maandsalaris - min. €3.484,00 - max. €4.868,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 24
• Maximaal aantal uren per week - 27

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

www.werkenbijdji.nl

Afdelingsnaam

Shared Service Center (SSC) DJI, Contact & Services (O&S)

Afdelingsomschrijving

Je komt te werken in het Shared Service Center (SSC) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), een organisatie die zich richt op de uitvoering van de Nederlandse strafrechtketen. In deze functie werk je nauw samen met de Ondernemingsraad, de directie en verschillende interne en externe stakeholders. De sfeer binnen het team is collegiaal en professioneel, met een sterke focus op samenwerking en gezamenlijke doelen.

Meer over jouw toekomstige afdeling
Het SSC DJI biedt een dynamische werkomgeving waar professionals met diverse expertise samenwerken aan het verbeteren van processen en beleid. De afdeling is verantwoordelijk voor belangrijke taken zoals de financiële administratie, ICT en HR-diensten, en werkt continu aan de optimalisatie van bedrijfsvoering binnen DJI. Als Ambtelijk Secretaris ben jij een onmisbare schakel die de medezeggenschap versterkt en de samenwerking tussen de OR en het management bevordert.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Robert Beerthuijzen, hoofd algemene zaken
06-50071370 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Reza Jahangir, corporate recruiter DJI
r.jahangir@dji.minjus.nl
06-21881961