MT-secretaris

Vacature kenmerken

• Standplaats - Den Haag
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 32 - max. 36
• Maandsalaris - min. €4.024,00 - max. €6.110,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 11 - max. Schaal 11
• Niveau - HBO Bachelor
• Vakgebied - Administratief / secretarieel
• Vacaturenummer - 71640
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Adviseur Bedrijfsvoering 

Functieomschrijving

Wil jij een sleutelrol vervullen als MT-secretaris bij Ontwikkeling & Support (O&S) van het Shared Service Centrum (SSC), waar je als adviseur in het managementteam een centrale rol vervuld? Ben je kritisch, tactvol en resultaatgericht? Ga de uitdaging aan en maak het verschil in een dynamische klantgerichte omgeving!

Wat ga je doen? 
Als MT-secretaris draag je verantwoordelijkheid voor zowel de secretariële als de administratieve ondersteuning van het management van O&S. Tevens ben je adviseur binnen ons managementteam. Je hebt de taak om het MT-overleg, het Coördinatorenoverleg en de strategische bijeenkomsten te coördineren, plannen en organiseren. Daarbij zorg je voor nauwkeurige verslaglegging en opvolging van actiepunten, wat van groot belang is voor de effectiviteit van ons management. Je houdt actief contact met zowel interne als externe partijen, waardoor alle betrokkenen correct en tijdig worden geïnformeerd. Door jouw actieve deelname aan overleggen en het onderhouden van relaties, speel jij een cruciale rol als verbindende factor tijdens belangrijke besluitvormingsprocessen.

Belangrijke taken en verantwoordelijkheden:
• Inhoudelijke ondersteuning aan het management door middel van voorbereiding, advisering en administratieve werkzaamheden;
• Agendabeheer in samenspraak met het secretariaat SSC en advisering van verschillende MT-overleggen en brengt annotatie-adviezen uit met betrekking tot te nemen besluiten;
• De secretaris signaleert knelpunten in de beleidsontwikkeling en bedrijfsvoering en rapporteert en adviseert hierover.
• P&C en jaarplancyclus bewaken om te zorgen dat de processen tijdig en volgens plan verlopen.
• Ondersteunen, beoordelen en schrijven van beleidsmatig stukken op tactisch en strategisch niveau van O&S.

Verder
Beoordeel en adviseer je over de kwaliteit van de geleverde diensten en producten aan zowel interne als externe partijen, en geeft het afdelingshoofd en het MT advies over de te nemen besluiten. In samenspraak met het management coördineer en plan je MT-overleggen, andere bijeenkomsten en klantgesprekken, waarbij je ook het besluitvormingsproces en de verslaglegging verzorgt. Daarnaast stel je rapportages en documentatie op, zoals voortgangsrapportages, beleidsdocumenten, annotaties en andere interne documenten, zowel op verzoek van het MT als op eigen initiatief. Je werkt proces- en projectmatig door sturing te geven aan de planning en voortgang, het bewaken van budgetten in overleg met business control en het opstellen van plannen van aanpak. Wat betreft HR, adviseer je over een actueel overzicht van interne en externe medewerkers. 

Functie-eisen

•  Beschikt over hbo werk- en denkniveau;
•  Minimaal 2 jaar relevante en aantoonbare ervaring in projectmatig denken en werken in de afgelopen 5 jaar;
•  Kennis van relevante regelgeving, richtlijnen en procedures binnen het Rijk;
•  Vermogen om te verbinden zowel tussen interne als externe partijen, voor een soepele samenwerking en effectieve besluitvorming;
•  Prioriteiten stellen, deadlines bewaken en overzicht houden;
•  In staat is om problemen te analyseren en verbetervoorstellen te doen. En bekend met het opstellen van beleidsdocumenten en rapportages.
  
  Dit is je kracht:
• Je bent sterk in het verzamelen, analyseren en verwerken van informatie;
• Zeer goede schrijfvaardigheid en je bent sterk in het schrijven van adviezen;  
• Je kan goed processen coördineren;
• Je kan goed onderscheiden welke zaken direct moeten worden opgepakt of op een later moment kunnen;
• Je staat stevig in je schoenen en beschikt over organisatiesensitiviteit. 

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 11 - max. Schaal 11
• Maandsalaris - min. €4.024,00 - max. €6.110,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 36

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

www.werkenbijdji.nl

Afdelingsnaam

Shared Service Center (SSC) DJI

Afdelingsomschrijving

De afdeling Ontwikkeling & Support (O&S) is de IT/IV gerichte afdeling binnen het SSC DJI.

De afdeling O&S levert waardevolle diensten op het gebied van digitalisering, automatisering (RPA), data- en procesmanagement, inzet van data science én AI en het functioneel beheer van SSC-brede applicaties. Voorbeelden van bekende systemen die O&S beheert zijn Leonardo, QlikSense, TOPdesk en Celonis. Ook zijn de compliancytaken op wet-en regelgeving, informatiebeveiliging én privacy belegd bij deze afdeling. O&S wil het SSC DJI en DJI-brede ketenpartners helpen door standaardprocessen te automatiseren en optimaal in te richten. Veilig gebruik van data is daarbij erg belangrijk. Dit zorgt voor betrouwbare en actuele voorspellingen en stuurinformatie. Zo draagt O&S bij aan het dagelijkse functioneren en de toekomstige ontwikkeling van het SSC en DJI.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Maarten Bles, teamleider team Ontwikkeling
06-15431472 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Reza Jahangir, corporate recruiter DJI
r.jahangir@dji.minjus.nl
06-21881961