MT secretaris

Vacature kenmerken

• Standplaats - Den Haag
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 32 - max. 36
• Maandsalaris - min. €4.024,00 - max. €6.110,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 11 - max. Schaal 11
• Niveau - Master/doctoraal
• Vakgebied - Personeel en organisatie
• Vacaturenummer - 63398
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Senior Adviseur Bedrijfsvoering 

Functieomschrijving

Wil jij een sleutelrol vervullen als MT-secretaris bij het SSC HRM, waar je als adviseur in het managementteam een centrale rol vervuld? Ben je kritisch, tactvol en resultaatgericht? Ga de uitdaging aan en maak het verschil in een dynamische omgeving!

Wat ga je doen? 
Als MT-secretaris bij het SSC HRM (een belangrijk onderdeel van het SSC DJI) draag je verantwoordelijkheid voor zowel de secretariële als de administratieve ondersteuning. Tevens ben je adviseur binnen ons managementteam. Je hebt de taak om onze MT-overleggen en strategische bijeenkomsten te coördineren, plannen en organiseren. Daarbij zorg je voor nauwkeurige verslaglegging en opvolging van actiepunten, wat van groot belang is voor de effectiviteit van ons management. Je houdt actief contact met zowel interne als externe partijen, waardoor alle betrokkenen correct en tijdig worden geïnformeerd. Door jouw actieve deelname aan overleggen en het onderhouden van relaties, speel jij een cruciale rol als verbindende factor tijdens belangrijke besluitvormingsprocessen.

Belangrijke taken en verantwoordelijkheden:
Je biedt inhoudelijke ondersteuning aan het management door de voorbereiding, advisering en uitvoering van administratieve werkzaamheden. Daarnaast verzorg je het agendabeheer en adviseer je tijdens verschillende MT-overleggen, waarbij je annotatie-adviezen uitbrengt over te nemen besluiten. Je beoordeelt en adviseert over de kwaliteit van de geleverde diensten en producten aan zowel interne als externe partijen en ondersteunt de voorzitter bij het bepalen van de juiste besluiten. In nauwe samenwerking met het management coördineer en plan je MT-overleggen, andere bijeenkomsten en klantgesprekken, inclusief het besluitvormingsproces en de verslaglegging daarvan. Je houdt de voortgang van verschillende onderwerpen nauwlettend in de gaten en attendeert de MT-leden van SSC HRM op de uitvoering en evaluatie van genomen besluiten.

Daarnaast fungeer je als klankbord voor het MT SSC HRM, waarbij je relevante stakeholders betrekt en informeert en ervoor zorgt dat mensen en organisatieonderdelen effectief samenwerken. Je stelt voortgangsrapportages, beleidsdocumenten, annotaties en andere interne documenten op, zowel op verzoek van het MT als op eigen initiatief. Door proces- en projectmatig te werken geef je sturing aan de planning en voortgang, bewaak je budgetten en stel je plannen van aanpak op. Budgetbewaking vindt plaats in afstemming met Business Control. Verder adviseer je HR over een actueel overzicht van interne en externe medewerkers. Tot slot bewaak je de P&C- en jaarplancyclus om te zorgen dat de processen tijdig en volgens plan verlopen.

Functie-eisen

• Beschikt over wo werk- en denkniveau, met aantoonbare ervaring in projectmatig denken en werken;
• Kennis van relevante regelgeving, richtlijnen en procedures binnen het Rijk;
• Vermogen om te verbinden tussen interne als externe partijen, voor een soepele samenwerking en effectieve besluitvorming;
• Prioriteiten stellen, deadlines bewaken en overzicht houden;
• In staat is om problemen te analyseren en verbetervoorstellen te doen. En bekend met het opstellen van beleidsdocumenten en rapportages.

Dit is je kracht:

• Je bent sterk in het verzamelen, analyseren en verwerken van informatie;
• Zeer goede schrijfvaardigheid en je bent sterk in het schrijven van adviezen;  
• Je kan goed processen coördineren; 
• Je kan goed onderscheiden welke zaken direct moeten worden opgepakt of op een later moment kunnen;
• Je staat stevig in je schoenen en beschikt over organisatiesensitiviteit.  

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 11 - max. Schaal 11
• Maandsalaris - min. €4.024,00 - max. €6.110,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 36

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

www.werkenbijdji.nl

Afdelingsnaam

Shared Service Center (SSC) DJI

Afdelingsomschrijving

HR Advies op en uitvoering geven aan een enorme diversiteit aan vraagstukken op het gebied van mens en organisatie. Dat is ons doel bij de afdeling HRM. We werken met zo’n tweehonderd collega’s met expertise van onder andere arbeidsverhoudingen, HR-advies, werving en selectie én data. De werksfeer is toegankelijk en informeel: nieuwe collega’s ontvangen we met open armen. Verder staan samenwerken en ontdekken bij ons voorop. We gaan mensgericht en nieuwsgierig te werk.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Petra Suiskens, manager mobiliteit, ontwikkeling en gezondheid
06-11413230 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Reza Jahangir, corporate recruiter DJI
r.jahangir@dji.minjus.nl
06-21881961