Solliciteer nu »

Managementondersteuner secretaresse BMO

Vacaturenummer:  57606

Vacature kenmerken

  • Standplaats - Almere
  • Contractduur - 1 jaar
  • Uren per week - min. 32 - max. 36
  • Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
  • Niveau - MBO 4
  • Vakgebied - Administratief / secretarieel
  • Vacaturenummer - 57606
  • Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
  • Functiegroep - Managementondersteuner 

Functieomschrijving

Als managementondersteuner/secretaresse BMO ben jij de drijvende kracht achter de secretariële en administratieve ondersteuning van onze directie. Deze bestaat uit de directeur Behandelzaken, Manager Organisatieontwikkeling en Advies, Manager Veiligheid en Ondersteunende diensten en Manager Behandelzaken. Je werkt proactief, klantgericht en dienstverlenend en biedt ook ondersteuning bij projecten en structurele overleggen.

Jouw werkzaamheden vinden plaats binnen het secretariaat van de afdeling Behandel- en Managementondersteuning (BMO), waar je rapporteert aan Manager Therapeutisch Milieu. Het secretariaat speelt een cruciale rol in de brede ondersteuning van directieleden, het managementteam en de organisatie als geheel.

Wat ga je doen

  • Complex agenda beheer van de MT leden en/of signaleren van knelpunten. 
  • Pro-actief werken.
  • Voorbereiden, organiseren en verslagleggen van vergaderingen; zorgen voor correcte verspreiding van stukken.
  • Opstellen en verzorgen van correspondentie en brieven binnen jouw bevoegdheden.
  • Verwerken, verspreiden en verzending van post en evt. pakketten.
  • Filteren van binnenkomende telefoongesprekken en zelfstandig afhandelen waar mogelijk.
  • Ontvangen en introduceren van bezoekers.
  • Beheren en bijhouden van werk- en vergaderdossiers, zowel digitaal als fysiek.
  • Verwerken en archiveren van post en vertrouwelijke stukken met oog voor urgentie en detail.
  • Fungeren als schakel tussen de directie, het managementteam en externe relaties.
  • Zorgen voor verbinding binnen de organisatie door oog te hebben voor verhoudingen en samenwerking.


Overige taken

  • Signaleren van potentiële knelpunten aan het Hoofd BMO.
  • Vervanging of ondersteuning van collega’s binnen het secretariaat waar nodig waaronder de Directie-ondersteuner.
  • Bestellen van bloemen, fruitmanden.
  • Boeken van vergaderzalen en externe locaties. 
  • Organiseren van projecten, bijeenkomsten en evenementen zoals open dagen.

Functie-eisen

  • Mbo+ werk- en denkniveau, met een diploma in secretaresse/managementondersteuning.
  • Stressbestendig en in staat om onder tijdsdruk te werken.
  • Vaardig in het gebruik van Microsoft Office.
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse taal.
  • Ervaring met notuleren en het onderscheiden van hoofd- en bijzaken.
  • Procesbewaking en voortgangscontrole.
  • Affiniteit met het DJI-werkveld, GGZ of ketenpartners is een pré.
     

Competenties

  • Klantgerichtheid: Je herkent behoeften van interne en externe klanten en speelt hier proactief op in met een professionele houding.
  • Voortgangscontrole: Je bewaakt deadlines en processen en grijpt tijdig in om de voortgang te waarborgen.
  • Plannen en organiseren: Je structureert en prioriteert werkzaamheden efficiënt, zelfs onder hoge werkdruk.
  • Accuraat werken: Je werkt nauwkeurig, let op details en levert werk van hoge kwaliteit.
  • Flexibiliteit: Je schakelt snel tussen verschillende taken en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan.
  • Organisatiesensitiviteit en integriteit: Je begrijpt interne verhoudingen, handelt tactvol en gaat vertrouwelijk en professioneel om met informatie.

    Naast deze eisen herken jij jezelf in de volgende eigenschappen: Wij zoeken een flexibele, georganiseerde en nauwkeurige professional die excelleert in een dynamische omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

  • Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
  • Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 32
  • Maximaal aantal uren per week - 36

Overige arbeidsvoorwaarden

  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Hoofdkantoor DJI, Divisie FORZO & JJI

Afdelingsomschrijving

Je gaat werken bij het Forensisch Psychiatrisch Centrum de Oostvaarderskliniek in Almere. Gericht op de veiligheid van de samenleving behandelt de Oostvaarderskliniek patiënten met aantoonbaar risicovol gedrag, zowel klinisch als ambulant. Naast patiënten met een tbs-maatregel zijn dat ook patiënten met een andere juridische titel.
 

Werken in een forensisch psychiatrisch centrum betekent werken met patiënten bij wie motivatie niet vanzelfsprekend is. Binnen een omgeving waar psychologische en psychiatrische expertise noodzakelijk is en waar iedere patiënt om maatwerk vraagt. Je werkt in teamverband, in het spanningsveld tussen psychologie, recht en politiek. Een goede balans tussen een passende behandeling en risicomanagement: dat is waar je elke dag naar streeft.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Mevrouw R. Donselaar, manager therapeutisch milieu
06-12135012 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Denise van der Poel, corporate recruiter DJI
d.vd.poel@dji.minjus.nl
06-27518948
Solliciteer nu »