Managementondersteuner

Vacature kenmerken

• Standplaats - Den Haag
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 16 - max. 24
• Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
• Niveau - MBO 4
• Vakgebied - Administratief / secretarieel
• Vacaturenummer - 64778
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Managementondersteuner 

Functieomschrijving

Ontzorg jij graag met overzicht en actie? Als managementondersteuner in Den Haag houd je agenda’s scherp, het secretariaat soepel en de managers tevreden.

Met jouw ontembare enthousiasme zorg jij ervoor dat het secretariaat op rolletjes loopt. Je beheert met doortastend gemak de complexe agenda’s van meerdere managers, plant bijeenkomsten en stemt af met collega’s binnen én buiten de organisatie. Je signaleert knelpunten, lost ze op en denkt vooruit. Acties worden op tijd opgepakt en wat niet lukt, geef je tijdig aan.

De diversiteit aan werkzaamheden is bij jou in goede handen: van personeelsattenties bestellen tot formele besluitvormingsstukken redigeren, nooit een saai moment. Je ontvangt bezoekers en begeleidt afspraken. Je beheert post en e-mail en zorgt voor heldere verslaglegging van vergaderingen. Je weet wat er speelt, schakelt makkelijk tussen verschillende taken en stelt prioriteiten in een dynamische omgeving.

Je werkt hybride: minimaal twee dagen op kantoor in Den Haag, de rest online. Jij bent in de lead van je eigen werkzaamheden. Je neemt initiatief en durft keuzes te maken. Met jouw vrolijke, open houding en stevige aanpak ontzorg je je managers én houd je overzicht.

Binnen onze organisatie hechten we waarde aan een informele sfeer, korte lijnen en samenwerking.

Het secretariaat bestaat uit 2 managementondersteuners en een directiesecretaris. Waar nodig vervangen zij elkaar.

Hoofdtaken:

• Agendabeheer van directeur, plaatsvervangend directeur en lijnmanagers;
• Verzorgen van correspondentie (zowel inkomend als uitgaand) vanuit het directiesecretariaat;
• Afstemmen en opstellen van agenda’s voor verschillende formele overlegge;
• Ondersteunen van en bij vergaderingen van directieleden en lijnmanagers;
• Opstellen van verslagen en eventuele actielijsten, en afstemmen van de voortgang van zaken;
• Diverse administratieve handelingen ter ondersteuning van de directie en lijnmanagers.

Functie-eisen

Samenwerking staat bij jou voorop! Je bent een teamplayer, gestructureerd, servicegericht en proactief.

Daarnaast:

• Heb je mbo-werk-/denkniveau;
• Heb je kennis van secretariële en administratieve ondersteuning, waaronder notuleren en managementmethoden/-werkwijzen;
• Ben je in staat prioriteiten te stellen en verwachtingen goed te managen;
• Ben je handig en bedreven met complex agendabeheer (inclusief veel telefonische afstemming) en met MS Office-programma’s zoals Word, Excel en PowerPoint;
• Heb je uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
• Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 16
• Maximaal aantal uren per week - 24

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• let op: de gesprekken vinden plaats op donderdag 30 oktober 2025.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

www.werkenbijdji.nl

Afdelingsnaam

Opleidingsinstituut (OI)

Afdelingsomschrijving

Het Opleidingsinstituut Dienst Justitiële Inrichtingen (OI DJI) is een specialistisch opleider en kennisinstituut op het gebied van detentie. Met opleidingen en kennisdeling dragen we bij aan het vakmanschap van medewerkers. De expertise van het OI DJI is onderverdeeld in vier vakgebieden: veiligheid, zorg, begeleiding en leiderschap. Voor alle opleidings en ontwikkelvraagstukken van rijksorganisaties en de semipublieke sector zijn we gesprekspartner.

Het secretariaat bestaat uit twee managementondersteuners en de directiesecretaris. Samen zijn zij verantwoordelijk voor de organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de directeur, het hoofd opleidingen/plaatsvervangend directeur en de lijnmanagers van het OI DJI. Een uitdagend en gevarieerd pakket aan administratieve en secretariële werkzaamheden. Je legt verantwoording af aan de manager Ondersteunende Diensten.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Danielle Smout, manager ondersteunende diensten
06-21488712 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Benjamin Delshad, corporate recruiter DJI
b.delshad@dji.minjus.nl
06-25198800