Managementondersteuner

Vacature kenmerken

• Standplaats - Den Haag
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 32 - max. 36
• Maandsalaris - min. €3.016,00 - max. €3.879,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 07
• Niveau - MBO 4
• Vakgebied - Administratief / secretarieel
• Vacaturenummer - 68583
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Managementondersteuner 

Functieomschrijving

De klok tikt door en de agenda van de directeur raakt steeds voller. Vergaderingen moeten worden voorbereid, documenten verzameld, en er komt steeds weer iets onverwachts tussendoor. Terwijl anderen zich laten overweldigen, blijf jij rustig en houd je het overzicht. Jij zorgt ervoor dat alles op tijd geregeld is. De rust die jij brengt in deze drukke omgeving maakt het verschil.

Dit is de energie die jij meebrengt als je bij ons komt werken. Bij de Dienst Justitiële Inrichtingen zoeken we een managementondersteuner die van deze dynamiek houdt en zich volledig inzet voor de directeur die je gaat ondersteunen. Dankzij jouw flexibiliteit en organisatorische talenten, zorg jij ervoor dat de directeur zich kan concentreren op de belangrijke besluiten en het strategische werk.

Na een recente reorganisatie op het hoofdkantoor staan er veranderingen voor de deur. Twee nieuwe directies worden opgezet, wat nieuwe kansen en mogelijkheden creëert. Omdat er nog wat verschuivingen binnen het team plaatsvinden, is het op dit moment nog niet precies te zeggen voor welke directeur je zult werken.

Wat ga je dan precies doen? Als managementondersteuner bij DJI bestaan jouw belangrijkste verantwoordelijkheden uit:
-  Het beheren van complexe agenda's en zorgen dat alles op tijd en zonder problemen verloopt;
-  Het organiseren van in- en externe besprekingen en bijeenkomsten, van begin tot eind;
-  Het verzamelen en archiveren van vergaderstukken, correspondentie en e-mails via iBabs;
-  Het beheren van de mailbox, inclusief het archiveren, monitoren en, indien nodig, beantwoorden van e-mails;
-  Het regelen van vervoer en ervoor zorgen dat de directeur goed voorbereid is voor vergaderingen;
-  Het stellen van prioriteiten en bewaken van deadlines, altijd proactief en nauwkeurig;
-  Het vervullen van een signalerende rol en snel schakelen op verschillende niveaus;
-  Zorgen dat de juiste informatie altijd op het juiste moment beschikbaar is.

Het team van managementondersteuners (ongeveer 15 fte) werkt samen als een pool onder leiding van een teamleider. Jij ondersteunt de plv. directeur gevangeniswezen en vreemdelingenbewaring van de DJI en zorgt ervoor dat de directeur het werk optimaal kan uitvoeren. Bij afwezigheid van een collega uit de pool vervang je deze volgens vaste afspraken. Collegiale afstemming is daarom essentieel.

In deze functie werk je in een complexe, politiek-bestuurlijke context, waar een goede persoonlijke klik belangrijk is voor het succes van de samenwerking. Ben jij enthousiast over deze veelzijdige rol en denk je dat je goed in ons team zou passen? Solliciteer dan uiterlijk 1 januari 2026.

Functie-eisen

Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en bent initiatiefrijk, altijd gericht op ontzorgen. Integriteit is voor jou vanzelfsprekend. Je kunt hoofd- van bijzaken scheiden, prioriteiten stellen en snel schakelen. Je hebt sterke plannings- en organisatievaardigheden en bent flexibel in het aangaan van nieuwe uitdagingen. Een goed begrip van politiek-bestuurlijke verhoudingen is een pré.

 Daarnaast:

• Je beschikt over mbo-4 werk- en denkniveau. Bij voorkeur heb je een opleiding in de richting van managementondersteuning of personal assistent afgerond;
• Je brengt minimaal vijf jaar relevante werkervaring;
•  Applicaties zoals Microsoft Office en iBabs zijn jou bekend. Je hebt ook ervaring met archiefbeheersystemen;
•  De Nederlandse taal beheers je uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 07
• Maandsalaris - min. €3.016,00 - max. €3.879,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 36

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Motivatiebrief is verplicht.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

www.werkenbijdji.nl

Afdelingsnaam

Hoofdkantoor DJI, Directie Beleid en Bestuursondersteuning

Afdelingsomschrijving

Je komt te werken op het Hoofdkantoor van DJI in Den Haag. Het Hoofdkantoor bestaat uit 10 directies die het veld ondersteunen (gevangeniswezen, forensische zorg, Justitiële jeugdinrichtingen) in hun taak. Vanuit dit hoofkantoor wordt ook de dienstleiding van DJI (de bestuursleden van DJI) ondersteunt in hun dagelijkse functie-uitoefening. De Dienstleiding bestaat uit 4 leden. In deze functie maak je onderdeel uit van de afdeling bestuursondersteuning. Vanuit de afdeling worden alle directeuren van het Hoofdkantoor (secretariëel) ondersteund.  

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Layla el Ouaamari, hoofd secretariaat
06-46805187 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Iris Mink, corporate recruiter DJI
i.mink@dji.minjus.nl
06-25256090