Managementondersteuner

Vacaturenummer:  47557

Vacature kenmerken

  • Standplaats - Den Haag
  • Contractduur - 1 jaar
  • Uren per weekmin. 32 - max. 36
  • Maandsalaris min. €2.734,00 - max. €3.529,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Salarisniveau min. Schaal 07 - max. Schaal 07
  • Niveau - MBO 4
  • Vakgebied - Administratief / secretarieel
  • Vacaturenummer - 47557
  • Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
  • Functiegroep - Managementondersteuner 

Functieomschrijving

Heb jij een passie voor plannen en organiseren? Ben je de rots in de branding voor onze directeuren en houd je je hoofd koel en behoud je overzicht in stressvolle situaties? Kun jij vooruitdenken, anticiperen en improviseren met een glimlach? Als dit jou aanspreekt, dan zijn wij op zoek naar jou voor ons gezellige team!

Bij de Dienst Justitiële Inrichtingen in Den Haag zoeken we meerdere gedreven managementondersteuners voor onze (divisie)directeuren. Je houdt van dynamiek en maakt graag het verschil. Typerend voor ons team: 'Never a dull moment'. We zijn dan ook op zoek naar iemand die die dynamiek omarmt en wil bijdragen aan het succes van onze directie(s).

Wat ga je doen als managementondersteuner?
Als managementondersteuner draai je mee in een uitdagende omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Je belangrijkste verantwoordelijkheden omvatten:

  • Beheer van complexe agenda's, waarbij je ervoor zorgt dat alles vlekkeloos verloopt.
  • Organisatie van in- en externe besprekingen en bijeenkomsten.
  • Verzamelen en archivering van vergaderstukken, correspondentie en e-mails met behulp van iBabs.
  • Regelmatig vervoer regelen en ervoor zorgen dat alles tot in de puntjes klopt, zodat de directeur(en) goed voorbereid  aanwezig kunnen zijn bij vergaderingen.
  • Prioriteiten stellen en deadlines bewaken, waarbij je proactief en assertief handelt.
  • Signaalfunctie vervullen, effectief schakelen op verschillende niveaus en omgaan met vertrouwelijke informatie.


Zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Als jij enthousiast wordt van deze uitdaging en denkt dat je een waardevolle toevoeging bent aan ons team, dan willen we graag kennismaken. Dienst Justitiële Inrichtingen biedt een dynamische werkomgeving en volop mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Solliciteer snel en wie weet word jij onze nieuwe managementondersteuner!

Functie-eisen

  • Een afgeronde mbo 4-opleiding, bij voorkeur in de richting van managementondersteuning of personal assistent.
  • Minimaal vijf jaar relevante werkervaring.
  • Beheersing van applicaties zoals Microsoft Office, iBabs en ervaring met archiefbeheersystemen.
  • Bekendheid met digitale tools voor thuiswerken (DJI gebruikt Skype for Business en Webex).
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.


Dit is jouw kracht
 

  • Begrip van politiek-bestuurlijke verhoudingen en de mogelijkheid om hierop te reageren.
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden.
  • Initiatiefrijk en gericht op ontzorgen.
  • Integriteit staat bij jou hoog in het vaandel.
  • Vermogen om hoofd- en bijzaken te scheiden, prioriteiten te stellen en te relativeren.
  • Uitstekende plannings- en organisatievaardigheden, inclusief snel schakelen.
  • Bereidheid om nieuwe taken en uitdagingen met flexibiliteit aan te gaan.


In deze rol ondersteun je onze directeur(en) in een complexe, politiek-bestuurlijke omgeving, waarbij een persoonlijke klik van groot belang is.

Arbeidsvoorwaarden

  • Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 07
  • Maandsalaris - min. €2.734,00 - max. €3.529,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 32
  • Maximaal aantal uren per week - 36

Overige arbeidsvoorwaarden

  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Vanaf 1 januari 2024 worden de salarissen met 1,5% verhoogd

Bijzonderheden

  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl
  • Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Hoofdkantoor DJI, Directie Beleid en Bestuursondersteuning

Afdelingsomschrijving

De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit stafmedewerkers en secretaresses. We ondersteunen en adviseren de (hoofd)directie of de divisiedirecties. Dat doen we zowel op procesmatig als administratief-secretarieel vlak.

Het team van secretaresses bestaat uit 15,5 fte en wordt aangestuurd door het hoofd Secretariaat. Samen ondersteunen we de hoofddirectie, de (divisie)directeuren en een (beperkt) aantal van de medewerkers van het hoofdkantoor. Wij zijn het visitekaartje van de organisatie en zorgen ervoor dat het management de juiste personen spreekt en dat de juiste mensen zijn uitgenodigd voor overleg.

In nauwe samenwerking met de stafmedewerkers van een directie of divisie zien wij erop toe dat de benodigde stukken voor overleggen zijn voorbereid, geannoteerd en volledig en op tijd aanwezig zijn. Daarnaast hebben we administratieve en organiserende taken, bijvoorbeeld op het gebied van de indiensttreding van nieuwe medewerkers, bestellingen van spullen en de logistiek rondom overleggen. Ook pakken we enkele hoofdkantoorbrede, ondersteunende werkzaamheden op. Daarbij kun je denken aan dienstreizen.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Mevrouw L. El Ouaamari, hoofd secretariaat
06-15953494 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Mevrouw H. Sissing, corporate recruiter DJI
h.sissing@dji.minjus.nl
06-15454158