Solliciteer nu »

Medewerker bureau management ondersteuning

Vacaturenummer:  57598

Vacature kenmerken

  • Standplaats - Arnhem
  • Contractduur - 1 jaar
  • Uren per week - min. 27 - max. 27
  • Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
  • Niveau - MBO 4
  • Vakgebied - Administratief / secretarieel
  • Vacaturenummer - 57598
  • Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
  • Functiegroep - Managementondersteuner 

Functieomschrijving

Het soepel laten verlopen van administratieve en secretariële processen. Dat is jouw belangrijkste verantwoordelijkheid als managementondersteuner bij het Bureau Management Ondersteuning (BMO) van de Penitentiaire Inrichting (PI) in Arnhem. Jouw focus ligt op het optimaal ondersteunen van het management. Dit doe je op locatie in Arnhem. Met jouw klantgerichte en stressbestendige houding behoud je het overzicht én je rust. Ook wanneer er veel tegelijkertijd speelt.

Het visitekaartje van de organisatie
Als managementondersteuner heb je een breed takenpakket, waarbij je voortdurend moet schakelen. Je zorgt voor een goede administratie en je coördineert de ondersteuning van het management. De taken die je uitvoert, zijn vooral administratief en secretarieel van aard. Door jouw ondersteuning kunnen de leden van het management zich volledig op hun inhoudelijke taken richten.

Je bent ook het eerste telefonische en schriftelijke aanspreekpunt voor externe instanties. Van de commissie van toezicht, tot de secretaresse van de burgemeester. En van beleidsmedewerkers tot advocaten. Met vragen komen ze vaak als eerste naar jou toe. Afhankelijk van je kennis en ervaring kun jij je ook nog verder verdiepen in de portefeuille gebonden werkzaamheden van de directeur die jij ondersteunt. Genoeg afwisseling dus.

In het kort houd jij je bezig met het:

  • Beoordelen van binnengekomen post en andere informatie. Waar mogelijk stel je op basis hiervan prioriteiten, breng je samenhang aan en maak je een planning
  • Organiseren en voorbereiden van vergaderingen; je reserveert ruimtes, zorgt ervoor dat de stukken op tijd en compleet worden aangeleverd en dat ze bij de juiste personen terecht komen
  • Notuleren en het maken van verslagen van (in)formele vergaderingen en gesprekken
  • Verzorgen van bestellingen en het regelen van catering
  • Ontvangen en begeleiden van bezoekers
     

Er zit meer achter werken bij DJI als managementondersteuner
“Het BMO is een centrale plek in de organisatie. Tijdens een werkdag krijg ik daarom te maken met verschillende vragen van verschillende partijen. En kan ik iemand zelf niet helpen? Dan weet ik waar diegene moet zijn en verwijs ik door. Deze vragen komen soms onverwachts, waardoor ik mijn werk regelmatig even neer moet leggen. Hier heb ik geen moeite mee; het moeten schakelen tussen verschillende taken is een mooie uitdaging.” Marie, managementondersteuner.

Functie-eisen

Je werkt graag samen en zorgt voor een soepele overdracht van taken binnen het team. Hierin spelen jouw communicatieve vaardigheden een grote rol. Deze zet je ook in tijdens contactmomenten met verschillende partijen. Als visitekaartje van de organisatie ben je je bewust van je presentatie en hoe je verschillende partijen benadert. En je weet hoe je met vertrouwelijke informatie omgaat. Daarnaast werk je nauwkeurig, bewaar je het overzicht en kun je snel schakelen. Ook op drukke momenten ben jij klantgericht en sta je mensen graag te woord. Verder stel je je flexibel op ten opzichte van het rooster en je andere parttime-collega’s.

Daarnaast heb jij:

  • minimaal een mbo 4-diploma, in de richting van managementassistent, directiesecretaresse of een soortgelijke secretariële richting
  • goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands in woord en geschrift
  • ervaring met Windows-gestuurde MS Office-programma's, zoals Word, PowerPoint, Outlook en Excel

Arbeidsvoorwaarden

  • Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
  • Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 27
  • Maximaal aantal uren per week - 27

Overige arbeidsvoorwaarden

  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Hoofdkantoor DJI, Divisie GW &VB

Afdelingsomschrijving

De penitentiaire inrichting (PI) Arnhem maakt onderdeel uit van de divisie Gevangeniswezen en Vreemdelingenbewaring. De PI staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt samen met haar ketenpartners en gedetineerden aan een perspectiefvolle re-integratie in de samenleving. Bureau Management Ondersteuning bestaat uit in totaal 3 collega's die 4 MT-leden administratief en secretarieel ondersteunen. Terwijl veel collega’s vooral werken met gedetineerden, ben jij juist gefocust op het optimaal ondersteunen van het management.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Mevrouw B. Severein, directiesecretaris
06-52799313 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Lisa van de Wetering, senior recruiter
lvdwetering@dji.minjus.nl
06-55234046
Solliciteer nu »