Secretaresse

Vacature kenmerken

• Standplaats - Balkbrug
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 24 - max. 24
• Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.879,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 07
• Niveau - MBO 4
• Vakgebied - Administratief / secretarieel
• Vacaturenummer - 55792
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Managementondersteuner 

Functieomschrijving

Als secretaresse voer je administratieve en organisatorische werkzaamheden uit ten behoeve van primair het management en als het nodig is voor de directieleden.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• correspondentie vanuit het management; mailbox proactief scannen en op eigen initiatief zaken oppakken/afhandelen
• agendabeheer; afspraken plannen en contacten onderhouden t.b.v. van deze afspraken voor het management met zowel externe partijen als collega’s en termijnbewaking hierin 
• ondersteuning bij overleggen; voorbereiden en verspreiden agenda en stukken, notuleren en ad-hoc overige overleggen overnemen van collega’s
• eenvoudige taken in geautomatiseerde systemen - Personele zaken verwerken; ziek- en herstelmeldingen, plannen functioneringsgesprekken, algemene vragen/verzoeken medewerkers beantwoorden en afhandelen, faciliteiten medewerkers aanvragen, sollicitatiegesprekken en arbeidsvoorwaardengesprekken plannen, verwerken nieuwe aanstellingen, inwerkprogramma’s samenstellen, inkoopaanvragen nieuw personeel verwerken, verwerken en archiveren personeelsdocumenten, opdrachten/ taken afhandelen in P-Direkt, waaronder ook zaken met betrekking tot langdurig ziekteverzuim medewerkers/re-integratie (afspraken bedrijfsarts plannen, aanvragen naar UWV)
• algemene ondersteuning t.b.v. het directiesecretariaat (o.a. opstellen, archivering en verzending van officiële correspondentie)

Wat wij verwachten:
Je vindt het leuk om in een hectische omgeving zaken te organiseren en te regelen en houdt de voortgang van de werkzaamheden correct bij. Je faciliteert op organisatorisch niveau de leidinggevende bij het uitoefenen van zijn of haar werkzaamheden. Je bent proactief en je bent niet bang om zelf zaken op te pakken en knopen door te hakken. Daarnaast ben je communicatief vaardig en schrikt een directe communicatiestijl je niet af.

Functie-eisen

• relevante MBO 4 opleiding
• enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie
• goede contactuele en sociale vaardigheden
• goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden en
• een goede beheersing van de Nederlandse taal
• een stressbestendige en flexibele instelling

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 07
• Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.879,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 24
• Maximaal aantal uren per week - 24

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Het gaat hierbij om een tijdelijke vacature ter vervanging van ziekte.
• Tevens behoort detachering tot de mogelijkheden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

https://www.werkenbijdji.nl 

Afdelingsnaam

Centrum voor Transculturele Psychiatrie (CTP) Veldzicht

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Mevrouw E. van Broekhuizen, directiesecretariaat
06-29356821 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Rob Stiekema, senior recruiter
r.stiekema@dji.minjus.nl
06-25095127