Secretaresse

Vacature kenmerken

• Standplaats - Balkbrug
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 32 - max. 32
• Maandsalaris - min. €3.016,00 - max. €3.879,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 07
• Niveau - MBO 4
• Vakgebied - Administratief / secretarieel
• Vacaturenummer - 63004
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Managementondersteuner 

Functieomschrijving

Binnen CTP Veldzicht is per direct vacatureruimte bij het secretariaat. Heb je belangstelling om te werken in de functie van secretaresse t.b.v. het management  32 uur.
Dan nodigen wij je graag uit om onderstaande te lezen en je belangstelling kenbaar te maken.

We zijn op zoek naar een persoon voor de functie van directiesecretaresse. Het gaat om  administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de directeur behandeling  en daarnaast om algemene secretariële werkzaamheden op het directiesecretariaat.

Taken:
Als secretaresse voer je administratieve en organisatorische werkzaamheden uit ten behoeve van de directeur behandeling. 

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Correspondentie vanuit de directeur behandeling; mailbox pro-actief scannen en op eigen initiatief zaken oppakken/afhandelen.
• Complex agendabeheer; afspraken plannen en contacten onderhouden t.b.v. van deze afspraken (bijeenkomsten plannen) voor de directeur behandeling  (en Geneesheer-Directeur) met zowel externe partijen, als collega’s en termijnbewaking.
• Notuleren van overleggen; voorbereiden en verspreiden agenda en stukken / notuleren bijvoorbeeld hoofbehandelarenoverleg (4-wekelijks), psychiateroverleg (6-wekelijks in de avonduren) en ad-hoc overige overleggen overnemen van collega’s.
• Envoudige taken in geautomatiseerde systemen.
• Personeelszaken: verwerken; ziek- en herstelmeldingen, plannen functioneringsgesprekken, algemene vragen/verzoeken medewerkers beantwoorden en afhandelen, faciliteiten medewerkers aanvragen, sollicitatiegesprekken en arbeidsvoorwaardengesprekken plannen, verwerken nieuwe aanstellingen, inwerkprogramma’s samenstellen, inkoopaanvragen nieuw personeel verwerken, verwerken en archiveren personeelsdocumenten, opdrachten/ taken afhandelen in P-Direkt, waaronder ook zaken met betrekking tot langdurig ziekteverzuim medewerkers/re-integratie (afspraken bedrijfsarts plannen, aanvragen naar UWV).
• Algemene ondersteuning t.b.v. het directiesecretariaat (oa opstellen, archivering en verzending van officiële correspondentie).

Functie-eisen

Je vindt het leuk om zaken te organiseren en te regelen en houdt de voortgang van de werkzaamheden correct bij. Je faciliteert op organisatorisch niveau de leidinggevende bij het uitoefenen van zijn of haar werkzaamheden.

Daarbij beschik je over; 

• Relevante MBO 4 opleiding;
• Goede contactuele en sociale vaardigheden;
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden en een goede beheersing van de nederlandse taal,een stressbestendige en flexibele instelling;

De volgende competenties zijn op het functieprofiel (FGR) van toepassing:

• Klantgerichtheid;
• Voortgangscontrole;
• Plannen en organiseren;
• Organisatiesensitiviteit;
• Samenwerken;
• Oplossingsgericht;
• Stressbestendigheid;
• Zelfstandigheid;
• Initiatief;
• Zelfontwikkeling.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 07
• Maandsalaris - min. €3.016,00 - max. €3.879,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 32

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

www.werkenbijdji.nl

Afdelingsnaam

Centrum voor Transculturele Psychiatrie (CTP) Veldzicht

Afdelingsomschrijving

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
J.T. van Geffen, algemeen directeur
08807-42800 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Annelies Bosch, recruiter Centrum voor Transculturele Psychiatrie (CTP) Veldzicht
annelies.bosch@dji.minjus.nl
06-15416768