Coördinator purchase to pay

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Welke doelstellingen moeten er behaald worden en wat hebben we hiervoor nodig? Welke taken hebben prioriteit en welke kunnen even wachten? Dit zijn vragen die jij als adviseur operations elke dag stelt. Jij verdeelt het werk in jouw team en bewaakt de voortgang.

Het Purchase to Pay proces bestaat uit drie teams. Elk team heeft een vaste coördinator die de werkzaamheden van zijn team coördineert. Samen met de twee andere coördinatoren stuur jij het werkproces aan binnen het team Purchase to Pay in het Financieel Dienstencentrum. Jij focust je niet op de dagelijkse sturing van één team, maar bewaakt wel de voortgang op bijvoorbeeld de ouderdom van de facturen. Daarnaast ben je centraal verantwoordelijk voor het bereiken van de doelstellingen uit het jaarplan op het gebied van de aandachtsgebieden e-facturatie, continues improvement en business intelligence. Je kunt hierbij denken aan het verhogen van het percentage e-facturatie en automatische matching, samen met de afdeling BICC er zorg voor dragen dat stuur & management informatie beschikbaar is in Qlikview, het bewaken van de performance van gerobotiseerde processen en het verder benutten van de potentie van robotic proces automation binnen het Purchase to Pay proces.

De productienormen zijn de basis voor jouw aansturing. Door het werk zo goed mogelijk te verdelen en korte- en lange termijnplanningen te maken zorg je ervoor dat de doelen worden gehaald. Tussentijds monitor je de scores en stuur je bij waar nodig. Jij beslist wat de prioriteiten zijn op dit moment.

Inhoudelijk ben je een ervaren en deskundige collega en kent het Purchase to Pay proces geen geheimen voor jou. Je hebt kennis van inkoop, crediteuren en e-facturatie. Daarnaast heb je interesse in robotic proces automation. Ook houd je contact met de eindgebruikers van jouw proces. De basis hiervoor is de input van het klantcontactcenter. Je voert gesprekken over de kwaliteit van de dienstverlening en beantwoordt specifieke vragen die zich voordoen. Om klanten tussentijds goed op de hoogte te houden, stel je voortgangs- en sturingsrapportages op.

Verder verbeter je de kwaliteit van de dienstverlening. Je neemt deel aan projecten en bewaakt de functionele, administratieve en organisatorische samenhang. Je optimaliseert de kennisbank, zodat iedereen makkelijk bij de juiste informatie kan om zijn of haar werk goed te doen.

Ook speel je een belangrijke rol bij de begeleiding van collega’s: je legt processen uit en brengt kennis bij.

Functie-eisen

• Je hebt een relevant HBO-diploma.
• Je hebt relevante werkervaring op het gebied van Purchase to Pay.
• Je hebt ervaring met het coachen van medewerkers, zowel op inhoud als op competenties.
• Je kunt constructieve feedback geven op zowel kwantiteit als kwaliteit.
• Je bent vaardig in procesmanagement en projectmatig werken.
• Je hebt kennis van lean-management (Green Belt is een pre).
• Je hebt kennis van E-facturatie en robotic proces automation.
• Je ziet snel hoe processen end-to-end in elkaar zitten en je kunt hierin patronen herkennen en knelpunten oplossen.
• Je past het ‘continu verbeteren’ toe in je dagelijkse werk.
• Je hebt kennis van Oracle en Microsoft Office.
• Eigenschappen: doorzetter, leergierig en enthousiast.
• Competenties: klantgericht, resultaatgericht, nauwkeurig werken, analytisch vermogen, samenwerken, probleemoplossend vermogen, goed kunnen netwerken, sociaal, communicatief vaardig en zelfontwikkeling.

Naast bovenstaande functie-eisen, zijn de competenties uit het Functiegebouw Rijk die horen bij de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering S10 van toepassing.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Solliciteren? Volg de stappen door op de solliciteer knop te drukken en upload je motivatie en cv via je account. We raden je aan eerst meer informatie over onze sollicitatieprocedure te lezen voordat je solliciteert.
• Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen ontvangen wij graag je motivatiebrief en cv. 
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat of ben je (medisch) herplaatsing kandidaat? Voeg dan een voordracht van leidinggevende of trajectmanager en een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering 

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen 

Organisatieomschrijving

Werken bij de Rijksoverheid betekent een bijdrage leveren aan een beter Nederland. Dus ook aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Justitie en Veiligheid verdedigt en beschermt de rechtsorde. Van beleid tot uitvoering

Dienst Justitiële Inrichtingen
De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 15.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra en detentiecentra. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Afdelingsnaam

Financieel Dienstencentrum

Afdelingsomschrijving

Het Financieel Dienstencentrum is een gloednieuw organisatieonderdeel van het SSC DJI. Wij verzorgen de financiële administratie voor verschillende onderdelen van het ministerie van Justitie en Veiligheid, waaronder de Dienst Justitiële Inrichtingen, de Immigratie- en Naturalisatiedienst, het Nederlands Forensisch Instituut en Justis. Deze opdrachtgevers vertrouwen erop dat hun financiële zaken bij ons in goede handen zijn. Debiteuren, crediteuren, grootboek en financieel beheer, maar ook klant specifieke financiële taken, zoals de administratie rondom de betaalrekeningen van justitiabelen en de inning van leges bij gemeenten.

Ons werk willen we steeds efficiënter en innovatiever doen. Dat wil zeggen: niet alleen alle financiën keurig op orde, maar ook onze opdrachtgevers proactief adviseren over kansen en risico’s. De komende tijd staat daarom in het teken van het digitaliseren, automatiseren, standaardiseren en robotiseren van processen. Vind je het interessant om bezig te zijn met vernieuwen en verbeteren, dan is het Financieel Dienstencentrum dus absoluut een inspirerende werkomgeving. Je krijgt bij ons alle ruimte en handvatten om te excelleren en samen met je collega’s te werken aan een Financieel Dienstencentrum om trots op te zijn.

Afdeling Operations
Jij gaat aan de slag bij de afdeling Operations. Deze afdeling levert de dienstverlening voor de klanten van het Financieel Dienstencentrum. Dat doen we in teams van 20 tot 25 mensen die samen verantwoordelijk zijn voor een van de volgende end-toen processen:

• Purchase to Pay: het proces van bestellen tot betalen.
• Order to Cash: het proces van aanvraag tot betaling.
• Record to Report: het proces van registratie tot verantwoording.
• Rekening Courant Justitiabelen: de administratie van de betaalrekeningen van justitiabelen.

Alle teams werken voor een of meerdere klanten. Samen met de collega’s uit je team verbeter je de dienstverlening voor de klant(en) continu en zorg je voor een juiste en volledige administratie. Hierbij krijgen jullie ondersteuning van de afdeling Ontwikkeling en Support.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
De heer H. van Turnhout, Teamleider P2P
06-53696496 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:  
De heer G. Eskes, corporate recruiter DJI
g.eskes@dji.minjus.nl
06-20625048