Managementassistent

Vacature kenmerken

• Standplaats - Lelystad
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 27 - max. 36
• Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
• Niveau - MBO 4
• Vakgebied - Administratief / secretarieel
• Vacaturenummer - 57165
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Managementondersteuner 

Functieomschrijving

Word de steunpilaar van ons managementteam!

Directie, afdelingshoofden en medewerkers kunnen niet zonder jouw organisatietalent en administratieve skills. Als managementondersteuner zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, maar ook nauw samen met je directe collega’s. Samen vormen jullie het kloppend hart van de organisatie.

Met jouw stralende glimlach ben jij hét aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je bent vraagbaak, frontoffice en de drijvende kracht achter goed georganiseerde vergaderingen, complete overzichten en vlekkeloze communicatie. Jouw ondersteuning stelt het management in staat om snel en doordacht beslissingen te nemen.

Klinkt dit als jouw volgende uitdaging? Stap in deze dynamische rol en maak het verschil!

Jouw werkdag als managementassistent
Als managementassistent ben jij de rechterhand van het management en directie het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe partijen. Je beheert met zorg de agenda’s van de directieleden en zorgt dat vergaderingen soepel verlopen. Van het plannen en organiseren tot het samenstellen van complete vergaderstukken en achtergrondinformatie: jij regelt het allemaal tot in de puntjes.

Je hebt dagelijks contact met interne en externe relaties en ontvangt bezoekers altijd gastvrij en professioneel. Je bent flexibel en springt bij wanneer een collega ziek is. Met jouw proactieve houding denk je mee en draag je oplossingen aan. Je werkt graag samen en bent een echte teamplayer die altijd voor het gezamenlijke resultaat gaat.

Daarnaast ben je scherp op aandachtspunten, notuleer je regelmatig en zorg je voor duidelijke en inhoudelijke verslaglegging. Je bewaakt de voortgang van afspraken en besluiten, zodat niets blijft liggen. Post, correspondentie en archivering? Ook dat is bij jou in goede handen.

Kortom, een veelzijdige rol waarin jouw organisatorische talent, gastvrijheid, flexibiliteit en teamgeest onmisbaar zijn!

Functie-eisen

Opleiding en vaardigheden:

• Een mbo-4 diploma is vereist, bij voorkeur in een secretariële richting of managementondersteuning. 
• Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring met administratieve en bedrijfsvoeringregels, notuleren en je bent vaardig in MS Office-toepassingen zoals Excel, Word, Outlook en PowerPoint. 
• Daarnaast werk je goed met kantoorapplicaties en systemen voor bedrijfsvoering en projectmanagement.

Competenties: 

• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands, bent klantgericht, integer en organisatiesensitief. 
• Met jouw planningsvaardigheden bewaak je effectief de voortgang van het werk, terwijl je secuur en discreet omgaat met vertrouwelijke informatie.

Met deze functie krijg je de kans om je talenten in te zetten in een dynamische en veelzijdige werkomgeving!

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
• Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 27
• Maximaal aantal uren per week - 36

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Thuiswerken is incidenteel mogelijk, en dit gebeurt altijd in goed overleg. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

https://www.werkenbijdji.nl 

Afdelingsnaam

Penitentiaire Inrichting (PI) Lelystad

Afdelingsomschrijving

Je werkt in een hecht team van vier ondersteuners, dit zijn ervaren collega’s die je graag de kneepjes van het vak bijbrengen. Het werk is dynamisch en afwisselend, met regelmatig ad-hoc taken die je dag verrassend maken. Je zit letterlijk naast de directie, wat zorgt voor een directe, informele en prettige samenwerking. Teamgevoel is belangrijk voor jou en voor de organisatie. Je werkt veel samen en vervangt –bij afwezigheid- een collega.

Als verantwoordelijke voor het attentiebeleid zorg je dat iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt. Je werkt op de locatie, midden in het hart van het team en dicht bij de directie. Thuiswerken is incidenteel mogelijk, en dit gebeurt altijd in goed overleg. Zo behouden we een sterke teamdynamiek en blijft de communicatie vlot en persoonlijk, terwijl er ruimte is voor flexibiliteit wanneer dat nodig is.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
De heer P. van Oeffelt, Hoofd Algemene Zaken
06-18302801 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Liz Pique, corporate recruiter DJI
l.pique@dji.minjus.nl
06-21420225