Medewerker administratie / telefonist

Vacature kenmerken

• Standplaats - Vught
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 34 - max. 34
• Maandsalaris - min. €2.770,00 - max. €3.404,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 05 - max. Schaal 05
• Niveau - VMBO - Theoretisch (MAVO); MBO
• Vakgebied - Administratief / secretarieel
• Vacaturenummer - 58543
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Medewerker Administratie 

Functieomschrijving

Ga jij graag klant- en servicegericht te werk? Heb je daarnaast goede computervaardigheden en een prettige telefoonstem? Dan ben jij de medewerker administratie / telefonist die de PI Vught zoekt. 

Als medewerker administratie / telefonist verricht jij werkzaamheden voor de telefooncentrale en minimaal een dag (of twee dagdelen) per week werkzaamheden voor de kas-/bezoekadministratie. In beide rollen heb je veelvuldig telefonisch contact met diverse collega’s en aan de vestiging verwante partijen.

In jouw rol als medewerk(st)er kas-/bezoekadministratie plan je aan de hand van telefonische contacten diverse type bezoekafspraken in. Bijvoorbeeld advocaten- en relatiebezoek voor gedetineerden. Daarnaast houd jij je bezig met administratieve werkzaamheden m.b.t het bezoek van gedetineerden en de gedetineerdenkas. Zo ben je samen met jouw collega’s verantwoordelijk voor de telling van de kas en het beheer van de e-mailbox. Bij afwijkende verzoeken/bijzonderheden schakel je met het afdelingspersoneel. 

Als telefonist ben je verantwoordelijk voor het aannemen van interne- en externe telefoongesprekken. Denk hierbij aan contacten met relaties van gedetineerden, advocaten en andere ketenpartners. Op klantvriendelijke wijze inventariseer je voor wie het gesprek bestemd is. Daarna verbind je door naar de juiste persoon/afdeling en geef je de boodschap door. Indien nodig, laat je een terugbelverzoek achter.  Daarnaast verricht je als telefonist administratieve werkzaamheden, zoals het registreren van e-mailadressen, het registreren van bezoekafspraken in het systeem FMIS en het bijhouden van de e-mailbox. 

Als telefonist/ medewerker administratie ben je het visitekaartje van de PI Vught. Je bent klantvriendelijk, zelfverzekerd, dienstverlenend én proactief. Je spreekt correct Nederlands en bent in staat om goed door te vragen bij onduidelijkheden. Je biedt een luisterend oor maar bewaakt ook de duur van het gesprek. Indien nodig vraag je gericht door om informatie te verzamelen. 

Tijdens het uitvoeren van jouw functie hanteer je de juiste omgangsvormen, ben je integer en ben jij jezelf bewust van de omgeving waarin je werkzaam bent. Daarnaast ben je een leuke collega, die bijdraagt aan een goede sfeer. Ook vind jij het leuk om op twee verschillende onderdelen in te worden gezet en incidenteel jouw collega’s van het secretariaat BMO te ondersteunen. 

Let op: Je zorgt er samen met jouw directe collega’s voor dat de bezetting dagelijks is geregeld. Er wordt gewerkt in een vast rooster van maandag tot en met vrijdag van 08.00 tot 17.00 uur. Jouw roostervrije dag betreft de donderdag. 

Functie-eisen

• Je hebt een VMBO+/ mbo werk- en denkniveau;
• Je hebt een prettige telefoonstem; duidelijk, helder en representatief;
• Je bent communicatief vaardig en spreekt correct Nederlands;
• Je bent in staat om te werken conform geldende richtlijnen en procedures;
• Je beschikt minimaal over basisvaardigheden van de MS officeprogramma’s, zoals Outlook;

Jouw competenties

• Flexibiliteit
• Klant- en servicegerichtheid
• Samenwerken
• Integriteit
• Zelfontwikkeling

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 05 - max. Schaal 05
• Maandsalaris - min. €2.770,00 - max. €3.404,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 34
• Maximaal aantal uren per week - 34

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

https://www.werkenbijdji.nl 

Afdelingsnaam

PI Vught

Afdelingsomschrijving

De afdeling Algemene Zaken ondersteunt de verschillende dienstvakken binnen de penitentiaire inrichting Vught. De afdeling bestaat uit 46 medewerkers, onder wie diverse adviseurs bedrijfsvoering, planners, medewerkers managementondersteuning en administratief medewerkers (waaronder de telefonistes). De afdeling wil de dienstverlening optimaliseren en de kwaliteit blijven verbeteren. 

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
De heer R. van Tongerlo, plaatsvervangend hoofd Algemene Zaken
06-10447602 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Shannon van Lankveld, corporate recruiter
s.v.lankveld@dji.minjus.nl
06-21951567