Managementondersteuner

Vacature kenmerken

• Standplaats - Grave
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 32 - max. 36
• Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
• Niveau - MBO 4
• Vakgebied - Administratief / secretarieel
• Vacaturenummer - 58735
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Managementondersteuner 

Functieomschrijving

De Penitentiaire Inrichting (PI) Grave staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt samen met haar ketenpartners en gedetineerden aan een succesvolle re-integratie in de samenleving. Als waardevolle managementondersteuner speel jij een sleutelrol in het ondersteunen van de directie bij het realiseren van deze missie. Je biedt secretariële ondersteuning ten behoeve van directie en middenkader.
Interesse gewekt? Lees dan snel verder.

Jouw rol
Als Managementondersteuner ligt jouw focus op het efficiënt ondersteunen van het management. Met jouw klantgerichte en stressbestendige instelling behoud je altijd het overzicht en bewaak je de rust, zelfs in drukke en uitdagende situaties. Hierdoor draag je bij aan een gestructureerde en prettige werkomgeving. Je takenpakket is breed en veelzijdig, met een mix van administratieve en secretariële verantwoordelijkheden. Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich volledig concentreren op inhoudelijke vraagstukken.

Je werkt uitsluitend op locatie in Grave en fungeert als aanspreekpunt voor zowel interne medewerkers als externe partijen. Hiermee ben je het visitekaartje van de directie. De afdeling Bureau Management Ondersteuning bestaat uit twee managementondersteuners

Agendabeheer:
Jij beheert de agenda’s van de directie en bewaakt dat afspraken worden nageleefd. Eventuele knelpunten in de planning signaleer je proactief, en je denkt mee over oplossingen om de agenda efficiënt en overzichtelijk te houden.

Vraagbaak, ondersteuning en aanspreekpunt:
Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe partijen over diverse werkzaamheden van facilitaire aard, zoals bestellingen, uitgifte laptops en beheer vergaderruimten. Je coördineert uiteenlopende vragen en zet acties uit bij de juiste personen binnen of buiten de organisatie. Daarmee ben jij een belangrijk visitekaartje van de directie.

Ondersteuning HR
Een deel van je werk omvat het ondersteunen van HR-processen, zoals het wervingsproces, administratieve ondersteuning van de verzuimcoördinator bij het registreren van ziek- en herstelmeldingen en het opstellen van diverse HR-gerelateerde documenten. Met jouw proactieve aanpak signaleer je knelpunten en stel je verbeteringen voor, waardoor de processen continu wordt geoptimaliseerd.

Ondersteuning Juridische zaken
Je verricht administratieve ondersteuning aan onze juridische afdeling. Deze afdeling adviseert over juridische aangelegenheden inzake gedetineerden.

Vergaderingen en bijeenkomsten:
Je organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding. Dit omvat het verzamelen van benodigde stukken, het plannen van de agenda en het uitnodigen van deelnemers. Tijdens de vergaderingen maak je notulen en stel je actielijsten op, zodat alle afspraken en beslissingen nauwkeurig worden vastgelegd.

Post- en informatiestroom:
Binnengekomen (digitale) post en andere informatie beoordeel je nauwkeurig. Je bepaalt prioriteiten, leidt berichten door naar de juiste personen en bewaakt de samenhang in de informatiestroom.

Bezoekers ontvangen:
Je ontvangt en begeleidt bezoekers van de directie, waarbij je zorgt voor een professionele en gastvrije ontvangst.

Functie-eisen

• Je hebt een mbo4-opleiding op secretarieel gebied afgerond en ruime werkervaring in een soortgelijke functie, bijvoorbeeld als secretaresse, managementondersteuner of directiesecretaresse.
• Je hebt ruime notuleerervaring en een dienstverlenende en proactieve instelling.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent vaardig met Microsoft Office-toepassingen, zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint

Dit is jouw kracht: 

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Een flexibele en klantgerichte instelling.
• Je bent representatief, betrouwbaar, collegiaal en gericht op samenwerking.
• Je denkt mee over het werk en hoe dit beter kan.
• Je bent ICT-vaardig en je hebt ervaring met personeelsinformatiesystemen.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
• Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 36

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

https://www.werkenbijdji.nl 

Afdelingsnaam

PI Grave

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Mevrouw J. Arts, Managementondersteuner
088-0728725 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Shannon van Lankveld, recruiter
s.v.lankveld@dji.minjus.nl
06-21951567