Managementassistent

Vacature kenmerken

• Standplaats - Vught
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 32 - max. 36
• Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
• Niveau - MBO 4
• Vakgebied - Administratief / secretarieel
• Vacaturenummer - 60158
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Managementondersteuner 

Functieomschrijving

Plannen, organiseren en prioriteiten stellen zijn jouw sterke punten! Als mangementassistent Penitentiaire Inrichting Vught werk je in een unieke omgeving waar geen dag hetzelfde is. Je levert ondersteuning aan de directeur, plaatsvervangende directeuren en hoofd Veiligheid.

Als managementassistent zorg jij ervoor dat de plaatsvervangend vestigingsdirecteur (plv VD) goed voorbereid aan de dag begint. Jij beheert de complexe agenda en zorgt dat alle benodigde stukken op tijd en goed klaarliggen. Dankzij jouw nauwkeurigheid en proactieve houding verloopt alles soepel en gestructureerd.

Jouw takenpakket bestaat onder andere uit de volgende werkzaamheden:

• Het coördineren van facilitaire zaken en het regelen van vergaderlocaties en catering.
• Verzenden van uitnodigingen met de juiste documenten en bijlagen.
• Opstellen van brieven, notulen en beheren van dossiers.
• Beheren van inkomende en uitgaande e-mail en post.
• Beheer van het proces rondom beroepen, klachten en verweer in het JOIN-systeem.
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten over algemene en procedurele zaken.

Jij weet hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden en stelt prioriteiten. Je durft grenzen te stellen en bent flexibel inzetbaar met betrekking tot het waarnemen van collega’s bij afwezigheid.

Kortom, jij ontzorgt de plv VD en zorgt ervoor dat alles goed verloopt. Je let op de details en zorgt voor rust in deze drukke werkomgeving, waarbij een fijne samenwerking en klik met de plv VD essentieel is voor het succes van jouw rol.

Let op: Je werkt vast op woensdag, andere dagen zijn in overleg.  

Functie-eisen

• Je hebt een mbo 4-diploma in een secretariële richting.
• Je hebt minimaal één jaar werkervaring in een ondersteunende, secretariële functie.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt ruime ervaring met en kennis van de Windowsapplicaties Word, Excel en PowerPoint.
• Je bent bent klantgerichtheid en werkt graag samen in een team.
   

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
• Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 36

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• De sollicitatiegesprekken vinden plaats op donderdag 24 april. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

https://www.werkenbijdji.nl 

Afdelingsnaam

Penitentiaire Inrichting (PI). Vught

Afdelingsomschrijving

Je werkt in een team met 7 managementassistenten. De afdeling Algemene Zaken biedt en verleent secretariële- en administratieve ondersteuning en kenmerkt zich door een grote diversiteit aan functionarissen met evenzoveel aandachtsgebieden. Grofweg laten de taken zich onderverdelen in managementondersteuning, de dienstenplanning voor het executief personeel en de adviseurs bedrijfsvoering. Onder de adviseurs bedrijfsvoering vallen onder andere de directiesecretaris, coördinator bedrijfsvoering, rooster managementadviseurs, kwaliteitsmedewerkers, medewerkers planning & control, web redacteur, juridisch medewerkers, communicatiemedewerker en communicatieadviseur. 

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Nadia Romantschenko, hoofd algemene zaken
06-10467531 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Shannon van Lankveld, corporate recruiter DJI
s.v.lankveld@dji.minjus.nl
06-21951567