Medewerker back-office en bevolkingsadministratie

Vacature kenmerken

• Standplaats - Grave
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 32 - max. 36
• Maandsalaris - min. €3.016,00 - max. €3.879,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 07
• Niveau - MBO 4
• Vakgebied - Administratief / secretarieel
• Vacaturenummer - 64143
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Medewerker Verwerken en Behandelen 

Functieomschrijving

Je ondersteunt de backoffice en de bevolkingsadministratie in een dynamische werkomgeving, waarbij jij als administratieve kracht het overzicht behoudt, prioriteiten stelt en daadkrachtig handelt. Je blijft stressbestendig, flexibel en houdt het hoofd koel, met oog voor de teamdynamiek.

Jij zorgt ervoor dat registraties correct en tijdig worden verwerkt. Collega's en ketenpartners ontvangen betrouwbare informatie, zodat de dagelijkse operatie soepel blijft verlopen. Je werkt binnen Detentie en Re-integratie en legt verantwoording af aan het hoofd D&R of de plaatsvervanger. Je hebt intensief contact met casemanagers, de frontoffice, interne diensten en ketenpartners zoals gemeenten en het OM.

Je zorgt voor een accurate bevolkingsadministratie en biedt efficiënte administratieve ondersteuning binnen D&R. In de beginfase ligt de focus op administratieve taken. De meer diepgaande inhoud vraagt een langere inwerkperiode en ervaring. Na verloop van tijd verschuift de focus naar de inhoudelijkere aspecten, afhankelijk van de opgedane kennis en ervaring.

Backoffice-taken:

• Ondersteunt casemanagers bij het D&R-plan en verzamelt gegevens voor rapportages;
• Plant en notuleert overleggen, houdt dossiers en archief op orde;
• Zorgt voor gegevensuitwisseling met gemeenten en partners volgens privacyregels.

Bevolkingsadministratie-taken:

• Schrijft ingeslotenen in en uit en stelt identiteit vast;
• Bewaakt termijnen rondom vonnissen, VI- en zittingsdata;
• Beheert cellen, capaciteit, sterktestaat en stelt rapportages op.

Overige werkzaamheden:

• Handelt post af en verzorgt bestellingen;
• Bereidt overleggen voor en beheert de kas;
• Rondt administratieve afhandeling van formele documenten af

Functie-eisen

• Je hebt een mbo 4-diploma, bij voorkeur juridisch. 
• Je werkt vaardig met registratiesystemen en zorgt voor zorgvuldige dossiervorming. 
• Je kent de D&R-processen en de rollen binnen het multidisciplinair overleg. 
• Je werkt nauwkeurig, communiceert helder en rondt werk op tijd af.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 07
• Maandsalaris - min. €3.016,00 - max. €3.879,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 36

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Dit is een tijdelijke vacature voor de duur van 1 jaar, ter vervanging van zwangerschaps- en ouderschapsverlof.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

www.werkenbijdji.nl

Afdelingsnaam

Penitentiaire Inrichting (PI) Grave

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Marieke van den Berg, plv hoofd detentie en re-integratie
06-11700819 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Shannon Lankveld, corporate recruiter DJI
s.v.lankveld@dji.minjus.nl
06-21951567