Administratief medewerker management ondersteuning

Vacature kenmerken

• Standplaats - Westzaan
• Contractduur - 1 jaar
• Uren per week - min. 24 - max. 24
• Maandsalaris - min. €2.770,00 - max. €3.404,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Salarisniveau - min. Schaal 05 - max. Schaal 05
• Niveau - MBO
• Vakgebied - Administratief / secretarieel
• Vacaturenummer - 68792
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)​​​
• Functiegroep - Medewerker Administratie 

Functieomschrijving

Binnen het Justitieel Complex Zaanstad speelt de functie van Administratief Medewerker Management Ondersteuning een cruciale rol in het ondersteunen en ontzorgen van het zorg-managementteam. Deze functie is essentieel voor het efficiënt plannen en coördineren van verschillende administratieve processen, waarbij een scherp oog voor detail en een passie voor nauwkeurigheid onmisbaar zijn.

Taken en verantwoordelijkheden:
Als Administratief Medewerker Management Ondersteuning heb je een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden. Je beheert de agenda's, verzorgt stukken, en notuleert indien nodig voor verschillende overlegvormen. Daarnaast screen je de managementmail op prioriteit, handelt mails af en slaat notulen centraal op.

Op het gebied van personeelsadministratie houd je roosters bij, verwerk je ziek- en herstelmeldingen, verlofaanvragen en jubilea. Je plant trainingen en vaardigheidstoetsen, en sluit autorisaties af bij het einde van dienstverbanden. Jaarlijks inventariseer en verwerk je werktijdafspraken.

Voor nieuwe medewerkers ben je het eerste contact voor de identiteitschecks. Daarnaast reserveer je zalen met catering, plaats je bestellingen na goedkeuring, en nodig je personen uit en meld je hen aan bij de voorportier.

Algemene taken omvatten het opslaan van notulen van het behandelarenoverleg, de maandelijkse urenregistratie voor psychiaters en de coördinatie van aanvragen voor Huisartsen in Opleiding. Tot slot ondersteun je de coördinatie van de NIFP-medewerkers, inclusief aanmeldingen, bloemen en autorisaties. Met deze diverse taken speel je een cruciale rol in de administratieve processen binnen de portefeuilles Zorg, en Zorg en Behandeling en ondersteun je ons managementteam.

Functie-eisen

• Mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve richting.
• Ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen de zorgsector.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Communicatief sterk en proactief.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau - min. Schaal 05 - max. Schaal 05
• Maandsalaris - min. €2.770,00 - max. €3.404,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 24
• Maximaal aantal uren per week - 24

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, ontvangen wij graag je cv en motivatiebrief waarin je aantoont dat je een medische module in je opleiding hebt afgerond. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Organisatieomschrijving

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Organisatie-URL

www.werkenbijdji.nl

Afdelingsnaam

JC Zaanstad

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:
Anita Wortel, hoofd behandeling
06-52799262 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Danique Mets, corporate recruiter DJI
d.mets@dji.minjus.nl
06-21376456