Administratief Medewerker

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Internationale projecten soepel laten verlopen vraagt om goede ondersteuning. Als Administratief Medewerker zorg jij dat de administratie klopt en processen goed lopen. Je werkt in het gezellige en bevlogen team Public and Private Sector Development en ondersteunt collega’s bij projecten die wereldwijd impact hebben. Je schakelt met verschillende collega’s en zorgt dat alles achter de schermen geregeld is. Daarmee draag je direct bij aan het succes van het team.

Waar jij aan werkt

Het grootste deel van je werk bestaat uit administratieve ondersteuning van internationale projecten. Je verwerkt gegevens in het administratiesysteem (BAS) en zorgt dat documenten compleet en op orde zijn. Je ondersteunt bij het laten aftekenen van brieven en het versturen van contracten. Ook controleer je subsidieaanvragen en zorg je dat deze volledig zijn voordat ze verder in behandeling gaan.

Je werkt nauw samen met collega’s binnen en buiten het team, zoals managementondersteuners en projectmedewerkers. Binnen het team stem je werkzaamheden goed af en zorg je dat informatie duidelijk wordt vastgelegd en makkelijk terug te vinden is. Ook registreer je deelnemers aan evenementen en houd je overzichten bij die belangrijk zijn voor het team.

Je werkt intensief samen met een collega administratief medewerker binnen het team. Jullie verdelen het werk, nemen taken van elkaar over en zorgen samen dat de ondersteuning goed doorloopt. De afdeling maakt gebruik van een gezamenlijk mailadres voor ondersteuningsvragen, dat jullie samen beheren. Ook werk je samen met andere administratief en managementondersteuners binnen de afdeling. Bij drukte of in vakantieperiodes spring je voor elkaar bij.

Een kleiner deel van je werk bestaat uit secretariële ondersteuning van het team. Je helpt bij het plannen en organiseren van werkzaamheden en zorgt dat dagelijkse zaken goed geregeld zijn.

Andere secretariële werkzaamheden zijn:

• Beheren van de telefoon en mailbox.
• Inplannen van afspraken en reserveren van vergaderruimtes en parkeerplaatsen.
• Verwerken van post en bestellingen.
• Bijhouden van ziekte- en herstelmeldingen en autorisaties.
• Ondersteunen bij teamactiviteiten en bijeenkomsten.

We verheugen ons op jouw reactie! Twijfel je nog, neem dan vooral even contact op, zodat we kunnen uitleggen waarom dit zo’n leuke functie en zo’n leuk team is!

Functie-eisen

Je werkt zelfstandig en pakt werkzaamheden snel op. Je blijft rustig als er meerdere taken tegelijk lopen en houdt overzicht in je werk. Je plant je werkzaamheden goed en werkt nauwkeurig volgens afspraken en procedures. Daarbij werk je prettig samen met collega’s en neem je werk over als dat nodig is.

Verder heb je:

• Een afgeronde mbo-opleiding in een administratieve of secretariële richting.
• Minimaal 4 jaar werkervaring met administratieve én secretariële werkzaamheden, waaronder het werken met administratiesystemen, documentbeheer en het ondersteunen van een team.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Excel, Teams en Word) voor administratieve en ondersteunende werkzaamheden.
• Ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere collega’s of een team in een werkomgeving met wisselende werkzaamheden.
• Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal B2-niveau, omdat je veel schriftelijk en mondeling contact hebt.
• Beheersing van de Engelse taal op minimaal B1-niveau, omdat je werkt in een internationale omgeving.
• Ervaring met systemen zoals BAS, IBIS of Achilles is een pré

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Hybride werken

• Bij RVO werken we hybride. Voor deze functie wordt van je verwacht dat je minimaal 2 keer per week op de RVO-vestiging in Den Haag aanwezig bent. Voor de overige dagen kun je je werk vanaf elke locatie doen (vanuit huis, op één van de RVO-kantoren of elders).

Sollicitatieproces

• Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.    

Selectieproces

• Alle binnengekomen cv’s en antwoorden op de vragen worden beoordeeld aan de hand van de eisen uit de vacature. Zorg dus dat uit jouw cv duidelijk wordt of je over de benodigde eisen beschikt.
• De gesprekken worden gepland in Den Haag, data volgt.
• De sollicitatiegesprekken staan in het teken van, de in de vacature genoemde, competenties. Dit doen we a.d.h.v. competentiegerichte vragen.

Dienstverband

• In eerste instantie krijg je een contract voor bepaalde tijd, afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan het zijn dat je een vast contract krijgt.

Rijkskandidaten

• Ben je Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat binnen de Rijksoverheid? Voeg dan na het ontvangen van de bevestigingsmail van je sollicitatie de aanwijzingsbrief toe bij ‘Extra documenten’.
• Heb je een contract voor onbepaalde tijd, dan behoud je deze. Bij een tijdelijke vacature bieden wij jou dan de mogelijkheid voor een detachering.

Overig

• Voor werken bij RVO is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Om de vacaturetekst later nog terug te kunnen lezen, raden we aan deze vooraf te downloaden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature heeft geen zin, wij werken met vaste leveranciers. 

Meer over de functiegroep

Medewerker Verwerken en Behandelen​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Organisatieomschrijving

Vandaag werken aan de wereld van morgen
De wereld verandert elke dag en wij veranderen mee. Met meer dan 6000 RVO’ers werken we iedere dag aan morgen. We ondersteunen, adviseren en stimuleren ondernemend Nederland. We helpen met innoveren en verduurzamen. Nationaal en internationaal, want ons werk stopt niet bij de grens. Samen werken we aan:

• De verduurzaming van onze energievoorzieningen.
• Het tegengaan van klimaatverandering.
• Een omslag naar een duurzaam landbouw- en voedselsysteem.
• Een sterke digitale economie.

Het zijn grote uitdagingen, maar wij geloven dat het mogelijk is. Daarom verbinden we ondernemers, overheden en organisaties om te bouwen aan het Nederland van morgen.

We doen het samen.

Wat doen we?
Wij maken overheidsbeleid bereikbaar en uitvoerbaar. Van voorlichting, advies en financiering tot het bieden van een luisterend oor voor ondernemers en organisaties. En dat is nog maar een klein onderdeel van wat we doen. Ondernemend Nederland is ontzettend veelzijdig en daarom zijn wij dat ook.

Divers maakt beter
Met enorme uitdagingen op komst, is de juiste mensen aan boord hebben belangrijk. Het maakt bij ons niet uit wie je bent. Wij kijken naar wat je kunt en waar jouw ambities liggen. Om de wereld duurzamer te maken hebben we ideeën nodig uit alle hoeken van de samenleving. Daarom hebben we voor iedereen plaats bij RVO, zolang je maar nieuwsgierig en ondernemend bent. We geven je vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid. Want zo boek jij de mooiste resultaten. Voor jezelf, voor ondernemers en voor morgen.

Organisatie-URL

www.rvo.nl/onderwerpen/over-ons/werken-bij-rvo

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Welkom bij het team Public and Private Sector Development! Dit team bestaat uit 2 subteams (PSD en PPSD). Jij zal vallen binnen het PSD team. In ons dynamische en gezellige team werken 35 adviseurs aan opdrachten van het ministerie van Buitenlandse Zaken, gericht op private sector ontwikkeling en marktontwikkeling en 5 projectondersteuners en administratief medewerkers.

Ons team werkt zeer nauw samen met het andere subteam van PPSD: Public and Private Sector Development team. (Eigenlijk zijn we één geheel van meer dan 65 medewerkers). In jouw functie zal je nauw samenwerken met mensen uit beide teams. Er vinden gezamenlijke overleggen en uitjes plaats. Ook is er samenwerking met de andere teams binnen de afdeling Internationale Samenwerking die werken aan thema’s als water, voedselzekerheid, energie, landgebruik en gezondheid en met andere teams binnen de afdeling Internationaal Ondernemen.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Rosalind Boschloo
rosalind.boschloo@rvo.nl
0621149926

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie RVO
wervingenselectie@rvo.nl