Administratief medewerker Inkoop

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Voor het Centrum voor Inkoop en Aanbesteden (CIA) zijn wij op zoek naar een Administratief Medewerker Inkoop. Jij zorgt ervoor dat het inkoopproces binnen de afdeling soepel verloopt. Elk jaar worden hier 250 tot 350 inkooporders geplaatst. Dankzij jouw werk kunnen collega’s zich richten op hun eigen taken, zonder zich zorgen te maken over de inkoop van producten en diensten.

Je bent het aanspreekpunt voor projectleiders, programmacoördinatoren en teammanagers bij vragen over financiële en procesmatige zaken. Je beheert het volledige inkoopproces, van het plaatsen van bestelaanvragen en jaarorders tot het verwerken van ontvangsten en facturen in Oracle EBS. Daarbij controleer je of alle gegevens juist en compleet zijn, zoals projectcodes en budgetten en vraag je extra informatie op als dat nodig is.

Daarnaast zorg je voor een goede administratie, beheer je de inkoop-mailbox en archiveer je belangrijke documenten volgens de regels. Je draagt ook zorg voor een goede overdracht bij het in- en uitdiensttreden van ingehuurde medewerkers, samen met de managementondersteuner. Je signaleert knelpunten en denkt mee over verbeteringen in het proces. Je werkt nauw samen met collega’s van PIANOo (Professioneel en Innovatief Aanbesteden Netwerk voor Overheidsopdrachtgevers) en TenderNed. De teammanagers, controller en de programmacoördinatoren zijn jouw belangrijkste contactpersonen.

Jouw belangrijkste taken zijn:
•    Beheren van de administratie, mailbox en archieven.
•    Aanspreekpunt zijn voor vragen van collega’s en managers.
•    Beheren van het volledige administratieve deel van het inkoopproces.
•    Controleren en opvragen van juiste gegevens voor inkooporders.
•    Ondersteunen bij het in- en uitdiensttreden van ingehuurde medewerkers.

Functie-eisen

Het is belangrijk dat je goed georganiseerd bent en het overzicht bewaart. Nauwkeurig werken, oog voor details hebben en deadlines goed in de gaten houden zijn belangrijk in deze functie. Ook is het essentieel om gevoelige en persoonlijke informatie discreet te behandelen. Flexibiliteit is nodig om makkelijk te schakelen tussen verschillende inkopen. Uitzoekvragen over facturatie en betalingen worden met plezier opgepakt. Zelfstandig kunnen werken, prioriteiten stellen en zorgen dat afspraken worden nagekomen, horen er ook bij. Verder heb je:

•    Mbo+ werk- en -denkniveau.
•    Minimaal 2 jaar ervaring met financiële administratie en procesmatig inkopen.
•    Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands. Je brief en cv gebruiken. wij als voorbeeld. 
•    De vaardigheid om met Word, Excel en databestanden te werken.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, ontvangen we graag je cv en motivatiebrief. Je kan jouw motivatie ook invullen in het sollicitatiescherm, dan hoef je geen motivatiebrief te uploaden.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. Je aanwijsbrief kan je toevoegen door eerst je sollicitatie (zonder aanwijsbrief) te verzenden, en vervolgens vanuit de bevestigingsmail op de link van je sollicitatie te klikken. Na inloggen kan je vervolgens de aanwijsbrief toevoegen bij ‘Extra documenten’
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Bij RVO werken we hybride. Dit betekent dat je bij ons vanaf elke locatie jouw werk kan doen (vanuit huis, op kantoor of elders). In nader te omschrijven situaties is jouw aanwezigheid op de RVO-vestiging in Den Haag gewenst. Voor deze functie is de verwachting gemiddeld 1  dag per week. Maandag is de vaste kantoordag in Den Haag.

Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast. 

Wij kunnen je in eerste instantie een contract voor bepaalde tijd bieden. Afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan een vast contract in beeld komen. Heb je een contract voor onbepaalde tijd als Rijksambtenaar dan behoud je deze. Bij een tijdelijke vacature bieden wij jou dan de mogelijkheid voor een detachering. 

De eerste gesprekken zullen plaatsvinden in de week van 22 september in Den Haag of Utrecht.

Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.     

Meer over de functiegroep

Medewerker Verwerken en Behandelen​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Organisatieomschrijving

Vandaag werken aan de wereld van morgen
De wereld verandert elke dag en wij veranderen mee. Met meer dan 6000 RVO’ers werken we iedere dag aan morgen. We ondersteunen, adviseren en stimuleren ondernemend Nederland. We helpen met innoveren en verduurzamen. Nationaal en internationaal, want ons werk stopt niet bij de grens. Samen werken we aan:

• De verduurzaming van onze energievoorzieningen.
• Het tegengaan van klimaatverandering.
• Een omslag naar een duurzaam landbouw- en voedselsysteem.
• Een sterke digitale economie.

Het zijn grote uitdagingen, maar wij geloven dat het mogelijk is. Daarom verbinden we ondernemers, overheden en organisaties om te bouwen aan het Nederland van morgen.
We doen het samen.

Wat doen we?
Wij maken overheidsbeleid bereikbaar en uitvoerbaar. Van voorlichting, advies en financiering tot het bieden van een luisterend oor voor ondernemers en organisaties. En dat is nog maar een klein onderdeel van wat we doen. Ondernemend Nederland is ontzettend veelzijdig en daarom zijn wij dat ook.

Divers maakt beter
Met enorme uitdagingen op komst, is de juiste mensen aan boord hebben belangrijk. Het maakt bij ons niet uit wie je bent. Wij kijken naar wat je kunt en waar jouw ambities liggen. Om de wereld duurzamer te maken hebben we ideeën nodig uit alle hoeken van de samenleving. Daarom hebben we voor iedereen plaats bij RVO, zolang je maar nieuwsgierig en ondernemend bent. We geven je vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid. Want zo boek jij de mooiste resultaten. Voor jezelf, voor ondernemers en voor morgen.

Organisatie-URL

www.rvo.nl/onderwerpen/over-ons/werken-bij-rvo

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

PIANOo is het Expertisecentrum Aanbesteden van de Nederlandse overheid en heeft als taak het inkopen en aanbesteden bij overheden te professionaliseren. Met oog voor rechtmatigheid én doelmatigheid. Professionele inkoop levert een bijdrage aan beleid en biedt value for tax payers money. PIANOo brengt experts op inkoop- en aanbestedingsgebied bij elkaar, bundelt kennis en ervaring en geeft advies en praktische tips. Verder stimuleert het expertisecentrum de dialoog tussen opdrachtgevers bij de overheid en het bedrijfsleven. PIANOo werkt voor en met een netwerk van ruim 6.000 inkopers en aanbesteders en is een onderdeel van het ministerie van Economische Zaken Per 1 januari 2017 valt het onder de directie Nationale Programma's van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). 

Onze focus ligt op talentgericht werken. Daarom werken we veel aan persoonlijke én vakinhoudelijke ontwikkeling. Afhankelijk van je wensen kun je vakinhoudelijke cursussen volgen en gebruikmaken van het EZ-leerportaal met een ruim aanbod aan (online) trainingen, cursussen en opleidingen die je kunnen ondersteunen bij je verdere loopbaanontwikkeling. Je komt te werken in een team dat bestaat uit gedreven medewerkers waar ook plek is voor persoonlijke aandacht en eigen initiatief.

Meer informatie over PIANOo vind je op PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Henk Jan Siersema
henkjan.siersema@pianoo.nl
088 0422995

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en selectie RVO
Wervingenselectie@rvo.nl