Administratief ondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als administratief ondersteuner bij de  afdeling Exportcertificering op locatie (ECOL)heb je een belangrijke rol in het ondersteunen van teamleiders binnen het primair proces. Jouw focus ligt op het coördineren en organiseren van vergaderingen en maken van notulen. Daarnaast het waarborgen van kwaliteit bij de afhandeling van meldingen en klachten en opstellen van rapportages. Je werkt hybride en houdt de intranetpagina en overzichten up-to-date.

Wat ga je doen:
Als Administratief Ondersteuner bij de afdeling ECOL ben je de spil in de administratieve support van de 7 teamleiders van de afdeling. Je bent verantwoordelijk voor het coördineren, organiseren en waar nodig notuleren van vergaderingen en het bewaken van termijnen van klachten. Door jouw rapportages en data-analyse draag je bovendien bij aan heldere managementinformatie en overzicht. Je hebt intensief contact met de teamleiders en bent kennisbaak op administratief gebied. Daarnaast beheer je de planning, zorg je voor een correcte afhandeling van (digitale) gegevens, en ondersteun je bij het up-to-date houden van de intranetpagina.

Je belangrijkste taken zijn:

• Het coördineren organiseren van vergaderingen en reserveren van locaties daarvoor.
• Bijwonen en notuleren van overleggen
• Administratieve werkzaamheden voor de teamleiders
• Coördinatie van de administratieve afhandeling van klachten. 

Je werkt in deze functie hybride: vanuit huis of indien nodig op een van de regiokantoren van de NVWA, waarbij je ook werkzaam kan zijn op ons hoofdkantoor in Utrecht.
 

Functie-eisen

Voor deze functie zoeken we een nauwkeurige en georganiseerde administratieve ondersteuner. Je houdt van proactief werken en zoekt vaak de oplossing al nog voordat de vraag gesteld is Daarnaast kun je het overzicht bewaren en prioriteiten stellen, ook bij meerdere lopende dossiers. Je kunt goed plannen en organiseren. . Daarnaast vind je het prettig om klantgericht en in samenwerking met je opdrachtgevers te zoeken naar passende (administratieve) oplossingen.

Wij zoeken iemand met: 

• Ervaring in een administratieve rol, en / of met planning en organisatie.
• Minimaal een afgerond  MBO diploma, met aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.
• Goede mondelinge en schriftelijk uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands.

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, geaardheid of arbeidsbijzonderheid. Kandidaten via de banenafspraak zijn welkom om te reageren.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer €0,21 aan reiskostenvergoeding.
Mocht je een ambulante functie hebben, dan kom je in veel gevallen ook in aanmerking voor een elektrische dienstauto. Deze mag je op basis van bijtelling daarnaast ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Medewerker Verwerken en Behandelen

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.
 

De NVWA is een Agentschap van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Handelstoezicht

Afdelingsomschrijving

Nederland is in Europa de grootste exporteur van levende dieren, vlees en vleesproducten. De afdeling Exportcertificering op locatie binnen de directie Handelstoezicht van de NVWA certificeert deze levende dieren, vlees en vleespoducten. Voedselveiligheid, diergezondheid en dierenwelzijn is daarom voor ons van groot belang. Ondernemers moeten zich hiervoor aan strenge regels en wetten houden. Onze mensen zien toe op het naleven van deze wetten en regels. Onze medewerkers inspecteren de naleving van deze regels. 

De afdeling Exportcertificering op locatie van de directie Handelstoezicht bestaat uit 7 teams, verdeeld over Nederland. Deze teams bestaan gemiddeld uit ongeveer 20 personen met een mix van toezichthoudend dierenartsen en inspecteurs. 
 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Marieke Augustijn afdelingshoofd ECOL
m.augustijn@nvwa.nl
06-20101791

Jan Brantjes

06-15036261

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Lieke Kleisterlee, adviseur Werving en Selectie
l.j.a.kleisterlee@nvwa.nl
06-25369168