Administratieve ondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Heb jij oog voor detail en gevoel voor prioriteiten? Vind je het leuk om agenda’s te beheren, overzicht te houden en je collega’s administratief te ondersteunen? Dan zoeken wij jou!

Het uitvoeringscluster Verscherpt Toezicht op gevoelige onderwijs- en onderzoeksgebieden zoekt versterking.

Wat ga je doen?
Als administratief ondersteuner ben jij de spil in onze dagelijkse ondersteuning. Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve taken binnen het team en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen. Jouw taken bestaan onder andere uit:

• Het versturen van formele en gevoelige correspondentie
• Het beheren van de gemeenschappelijke mailbox
• Het verwerken van documenten in de juiste systemen
• Het plannen en voorbereiden van overleggen en vergaderingen
• Het beheren van de agenda van de voorzitter

Dankzij jouw nauwkeurigheid en structuur kunnen jouw collega’s zich volledig richten op hun inhoudelijke werk. 

Ben jij de betrokken collega die wij zoeken? Dan horen we graag van je! Neem contact op of solliciteer direct.

Functie-eisen

• ervaring met het uitvoeren van administratieve en secretariële werkzaamheden in een vergelijkbare functie; 
• je kunt goed het overzicht bewaren, schakelt snel tussen verschillende taken en zorgt dat acties tijdig worden opgevolgd;
• uitstekende beheersing van het Nederlands. Een goede en praktische beheersing van het Engels, zowel in woord als geschrift.
  
  

Daarbij zijn de volgende competenties belangrijk:

• Accuraat: je werkt zorgvuldig en signaleert verschillen.
• Samenwerken: je staat collega’s bij waar nodig en roept tijdig hulp van collega’s en/of andere in.
• Flexibiliteit: je schakelt bij onverwachte omstandigheden over op een andere 
  aanpak waardoor je wel tot het gewenste resultaat komt. 

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Voor deze vacature:

• In de week van 16 juni vinden de selectiegesprekken plaats op ons kantoor in Den Haag
• De dinsdag is de vaste teamdag op kantoor.
• Een veiligheidsonderzoek op niveau B maakt onderdeel uit van de aanstellingsprocedure.

Algemeen:

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Meer over de functiegroep

Medewerker Verwerken en Behandelen​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Organisatieomschrijving

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Organisatie-URL

https://www.werkenvoornederland.nl/organisaties/ministerie-van-onderwijs-cultuur-en-wetenschap

Afdelingsnaam

Uitvoeringscluster Verscherpt Toezicht

Afdelingsomschrijving

Je komt te werken bij de directie Onderzoek- en Wetenschapsbeleid (OWB) waar jij onderdeel bent van het uitvoeringscluster Verscherpt Toezicht. 

Het uitvoeringscluster bestaat uit een Loket Kennisembargo (frontoffice) en de Taskforce Verscherpt Toezicht (backoffice). 
Dit cluster houdt zich bezig met toezicht op studenten en onderzoekers in gevoelige gebieden. Het doel is om risico's op overtreding van EU-sancties tegen Iran te beoordelen. Ook wordt getoetst op de verboden die volgen uit de sancties tegen Rusland en Noord-Korea. Het cluster bestaat uit een onafhankelijke voorzitter, een teamcoördinator en  vier collega’s die aanvragen van studenten en onderzoekers behandelen. Je werkt voornamelijk nauw samen met de behandelaars. 

Het team is klein en informeel. Gezien de gevoelige aard van de werkzaamheden vindt het werk hoofdzakelijk op kantoor plaats en is thuiswerken beperkt mogelijk. 

Afdeling-URL

www.werkenbijocw.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Vandena Soekhoe (Teamcoördinator uitvoeringscluster Verscherpt Toezicht)

06-11038734

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
wervingselectie@minocw.nl