Adviseur Inkoopadministratie O&P Rijk

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij een ervaren professional met een scherp oog voor detail en een passie voor het inkoop- en financiële processen? Bij O&P Rijk zoeken we een adviseur inkoopadministratie die verantwoordelijk is voor het oppakken van de inkoopadministratie. In deze rol ben je het eerste aanspreekpunt voor de senior financial adviseurs, managers en inkoopcollega’s. Je speelt een sleutelrol in het waarborgen van een gezonde registratie van de inkopen binnen onze organisatie.

Jouw verantwoordelijkheden:
•    Je zorgt voor juiste vastlegging van verplichtingen en bestellingen, je controleert de voortgang van autorisatie en stuurt op een juiste koppeling van binnenkomende facturen. 
•    Je controleert of verplichtingen en bestellingen helemaal benut zijn en geeft na overleg met de medior adviseur opdracht om ze af te sluiten.Je controleert proactief op vertragingen in het inkoopproces (openstaande facturen) en zoekt daar oplossingen voor. 
•    Je bent het eerste aanspreekpunt voor managers, medewerkers en opdrachtgevers voor problemen met facturen.
•    Je beantwoordt operationele gebruikersvragen over het inkoopproces bij O&P Rijk en ondersteunt collega’s bij het vinden van informatie.
•    Je begeleidt collega’s bij het correcte gebruik van de financiële systemen Mercell, e-Synergy en Exact.
•    Je maakt financiële (project)analyses voor projectleiders en medewerkers.
•    Je adviseert proactief over het verbeteren van interne financiële bestelprocessen en je stelt instructies en procedures op.  
•    Je voert het leveranciersmanagement uit voor een efficiënte inkomende factuurafhandeling.
•    Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden van onze e-mailpostbus.
•    Je beheert diverse nevenadministraties van het financiële proces van O&P Rijk, zoals de beheerfunctie van het eHerkenningsportaal, de inkoop van financiële waardedocumenten van FM Haaglanden en het uitgeven van QR-codes vanuit de Horeca App. 
•    Je monitort de juiste doorvoer van inkoopfacturen op het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid.

Functie-eisen

•    Je hebt een afgeronde financiële MBO4-opleiding.
•    Je hebt werkervaring op het gebied van administratief werk.
•     Je werkt accuraat en planmatig.  Je weet goed het overzicht te behouden.
•     Je houdt van samenwerken, maar je bent ook in staat om zelfstandig aan de slag te gaan.

Competenties
•    Klantgerichtheid
•    Analyseren
•    Samenwerken
•    Zelfstandig
•    Adviseren

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof, of verlof juist omzetten in budget. Of je kunt het besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

O&P Rijk vindt het belangrijk om een goede afspiegeling van de samenleving te zijn en werkt daarom actief aan een divers personeelsbestand binnen een inclusieve organisatie. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt – niet ondanks maar dankzij de verschillen. Het is dan ook mogelijk om in je sollicitatie alleen die gegevens te noemen die je relevant vindt voor de functie. Want ook zonder bijvoorbeeld je naam, je leeftijd of je geboorteplaats kunnen wij een goede inschatting maken of je in aanmerking komt voor een sollicitatiegesprek.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Organisatie en Personeel Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)

Organisatieomschrijving

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is dé hr-dienstverlener voor de Rijksoverheid. We bieden een breed palet aan producten en diensten op het gebied van organisatie en personeel voor medewerkers, managers en hr-directies van de Rijksoverheid. Van loopbaancoaching en bedrijfszorg tot diversiteit en inclusie, arbeidsjuristen en salarisbetaling: al deze taken zijn bij ons ondergebracht.

Onze missie? Wij zorgen ervoor dat meer dan 155.000 rijksambtenaren optimaal kunnen werken, zodat zij zich elke dag opnieuw kunnen inzetten voor een beter Nederland. Als organisatie gaan wij multidisciplinair en betrouwbaar te werk. De efficiënte verwerking van grootschalige HR-processen én zorgvuldige begeleiding van individuele cases is bij ons in deskundige handen. 

Wij zijn een shared service organisatie en vallen onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Onze ruim 2.000 medewerkers werken op verschillende locaties en in alle provincies van Nederland. En leuk om te weten: we hebben ook een locatie op Bonaire.
 

Organisatie-URL

www.oprijk.nl/

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Bedrijfsvoering (BV) 
Bedrijfsvoering organiseert, bestuurt, beheerst en geeft uitvoering aan alle sturende en ondersteunende processen van O&P Rijk, met als doel om zoveel mogelijk waarde toe te voegen. De afdeling heeft expertise op het gebied van Financiën, Control & Inkoop, HRM, Control, Security & Informatie en Ondersteuning & Facilitair Management.

Financiën, Control, Verkoop en Inkoop 
In deze rol bij O&P Rijk kom je bij de businessunit Bedrijfsvoering te werken. Je werkt voor de afdeling Financiën, Control, Verkoop en Inkoop (FCV&I), op de domeinen Financiën en Verkoop. De businessunit Bedrijfsvoering vormt het kloppende hart van de organisatie. Het ondersteunt O&P Rijk in het verstevigen van het primair proces. Onder leiding van de afdelingsmanager werken gedreven medewerkers met een hoge mate van multidisciplinariteit samen met de businessunits en de klant aan de doorontwikkeling van O&P Rijk.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Pieter van Aken
pieter.aken@minbzk.nl
0650738075

Peter de la Rambelje
peter.rambelje@p-direkt.minbzk.nl
0650768120

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Rene Brands
rene.brands@p-direkt.minbzk.nl
0621958207