Adviseur informatiehuishouding

Vacature kenmerken

​
Standplaats    Den Haag
Contractduur    1
Uren per week    32 - 36
Maandsalaris    €4.024,00 - €6.110,00
Salarisniveau    Schaal 11 - Schaal 11
Niveau    HBO Bachelor
Vakgebied    Orde / vrede / veiligheid; Documentatie en Informatievoorziening
Vacaturenummer    70993
Dienstverband    Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Functiegroep    Senior Adviseur Bedrijfsvoering​

Functieomschrijving

Wil jij bouwen aan een moderne en betrouwbare informatiehuishouding? Vind je het leuk om mee te denken, te verbeteren en collega’s te helpen informatie veilig, duurzaam en toegankelijk te maken? Dan zoeken wij jou!
Als adviseur Informatiehuishouding werk je mee aan het op orde brengen en houden van onze informatie. Je ondersteunt afdelingen, zorgt dat we voldoen aan wet- en regelgeving en je helpt de organisatie steeds een stap verder te komen in digitalisering en datagedreven werken.

Wat ga je doen?

Uitvoering en verbetering van het IHH‑beleid
In deze functie ligt de nadruk op het verbeteren en inrichten van informatieprocessen. Dit betekent dat processen, procedures en werkinstructies steeds worden bekeken en aangepast waar dat nodig is. Informatiebehoeften uit de organisatie worden vertaald naar een passende inrichting van informatiesystemen en hulpmiddelen. Daarnaast worden risico’s binnen de informatiehuishouding in beeld gebracht en worden verbeteracties georganiseerd. Zo draagt de functie dagelijks bij aan de doorontwikkeling en uitvoering van het IHH‑beleid.

Zorgdragen voor tijdige vernietiging en overbrenging
Een belangrijk onderdeel van het werk is het bewaken van bewaartermijnen en het tijdig laten vernietigen of overbrengen van informatie. De Specialist signaleert het moment waarop informatie moet worden verwijderd of doorgestuurd en houdt overzicht over blokkades die verwijdering tijdelijk tegenhouden. Ook worden rapportages opgesteld die inzicht geven in de staat van de informatiehuishouding. Daarnaast hoort het adviseren over de overbrenging van archieven naar het Nationaal Archief bij deze rol, inclusief het zorgen voor goede koppelingen tussen systemen en een correcte documentatie van alle stappen.

Borgen van duurzame toegankelijkheid
De functie richt zich ook op het duurzaam toegankelijk houden van informatie. Dit omvat het adviseren over digitale archivering en het vinden van oplossingen wanneer beleid nog geen richting geeft. De kwaliteit van informatie wordt actief bewaakt; wanneer data of documenten dreigen te verouderen, wordt ingegrepen met passende maatregelen zoals migratie of verrijking. Incidenten binnen de informatiehuishouding worden afgehandeld in samenwerking met Integrale Beveiliging en, wanneer nodig, gemeld bij de Inspectie O&E.

Ondersteunen van openbaarmaking en datagedreven werken
Binnen de organisatie wordt actief gekeken welke documenten en datasets openbaar gemaakt moeten worden volgens de Woo en Who. De Specialist helpt bij het gereedmaken van deze informatie en draagt bij aan het invoeren van datamanagementprocessen. Daarnaast worden kansen voor data‑analyse herkend binnen bestaande werkprocessen, zodat de organisatie steeds meer op feiten en inzichten kan sturen.

Advisering binnen de afdeling
De rol omvat ook een adviserende taak richting afdelingen. Het vergroten van bewustzijn en kennis over informatiehuishouding speelt hierin een belangrijke rol. Door gesprekken en verbeterplannen wordt duidelijk welke kennis nodig is, waarna passende trainingen of opleidingen worden aangeraden. Soms worden ook workshops verzorgd. Daarnaast wordt ondersteuning geboden bij het dagelijkse werk, zoals het ontvangen, vastleggen, verwerken en terugvinden van documenten en gegevens.

Waarom dit bij jou past
Je vindt het leuk om samen te werken, te adviseren en stappen te zetten richting een professionele informatiehuishouding. Je hebt oog voor detail, werkt zorgvuldig en helpt anderen graag verder. Met jouw enthousiasme en kennis draag je bij aan een organisatie die haar informatie op orde heeft nu en in de toekomst.

Functie-eisen

Werk- en denkniveau

• HBO / HBO+

Kennis 

• Opleiding in een relevante richting bijvoorbeeld bedrijfskunde of rechten met affiniteit of verdere opleiding informatiemanagement, informatiekunde, records management, datamanagement
• Kennis van wet- en regelgeving rondom IHH, zoals Archiefwet, Woo, AVG
• Kennis van en vaardigheid met ICT systemen die IHH ondersteunen
• Affiniteit met duurzame toegankelijkheid, selectielijsten, bewaren en vernietigen, overbrenging en openbaar making
• ISO 9001 kwaliteitsystemen (ISO 30300 e.v. is pré) en LEAN

Inzicht 

• Rijksoverheid ervaring
• Ervaring met het verbeteren van processen en implementeren van veranderingen in organisaties.

Specifieke vaardigheden/competenties 

• Organisatiesensitiviteit en omgevingsbewustzijn
• Analyseren
• Creativiteit en flexibiliteit
• Klantgerichtheid
• Samenwerken
• Overtuigingskracht
• Initiatief
• Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau    Schaal 11 - Schaal 11
Salarisomschrijving    
Maandsalaris    €4.024,00 - €6.110,00
Dienstverband    Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Contractduur        1
Minimaal aantal uren per week    32
Maximaal aantal uren per week    36

Overige arbeidsvoorwaarden

De arbeidsvoorwaarden bij Justis zijn uitstekend. Naast je salaris volgens de CAO Rijk krijg je een Individueel Keuzebudget (IKB), 16,5% van jouw bruto jaarsalaris. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. Justis hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.

Bijzonderheden

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

• Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:
• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
• Op 2 april vinden de selectiegesprekken plaats in Den Haag.
• Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Justis zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees meer over werken met een arbeidsbeperking.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

​
Justis

Organisatieomschrijving

Werken bij Justis betekent werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving. Justis is de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Justis screent personen en organisaties op betrouwbaarheid en bevordert zo een veilige en rechtvaardige samenleving. Heb je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig voor bijvoorbeeld een nieuwe baan, dan ontvang je die via Justis. Dient er een integriteitsbeoordeling plaats te vinden van een organisatie of rechtspersoon: Justis is het loket. Werkgevers van buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) vragen een akte van opsporingsbevoegdheid voor hen aan bij Justis. En ook gratieverzoeken, aanvragen voor een naamswijziging en screening van toekomstige werknemers zijn het werkterrein van Justis.

Bij Justis werken ruim 400 betrokken mensen: ICT’ers, juristen in bestuursrecht, strafrecht en criminologie, administratief medewerkers, business- en data-analisten en projectleiders. Ze werken allemaal samen aan onze taak. We zijn niet de grootste organisatie, maar wel een met veel invloed.

Justis ontwikkelt zich naar een zelfbewuste en deskundige uitvoeringsorganisatie die flexibel en wendbaar is; een organisatie die midden in de samenleving staat en betrouwbaar en integer de nodige en afgesproken screeningsproducten levert. We weten wat er leeft in de samenleving en welke rol screenen daarbij speelt. We investeren veel in het vak screenen en in de opleiding en begeleiding van de medewerkers. Speerpunten hierbij zijn de permanente ontwikkeling van medewerkers binnen hun vakgebied en nieuwsgierigheid naar ontwikkelingen in de samenleving. Innovatie en vernieuwing en contact met de samenleving zijn dan ook onderwerpen die voortdurend op onze agenda staan.

Organisatie-URL

​
https://www.justis.nl/

Afdelingsnaam

​
Control, Kwaliteit en Auditing (CKA)

Afdelingsomschrijving

De afdeling CKA (Control, Kwaliteit en Auditing) draagt er actief aan bij dat Justis optimaal in control is, zijn doelen bereikt, efficiënt en effectief resultaten behaalt en werkt aan zijn toekomst. We realiseren die ambitie door actueel inzicht te bieden in de processen, prestaties en bedrijfsvoering van Justis, analyse op de uitvoering, de veranderbehoefte en de resultaten en advisering over te treffen herstel- en beheersmaatregelen, continue verbetering en vernieuwing.

CKA ondersteunt directie, management en medewerkers bij het vergroten van hun sturend vermogen. We helpen de organisatie bij de voorbereiding en realisatie van verbeteracties en vernieuwingstrajecten gericht op slimmere, betere en goedkopere resultaten voor klanten en opdrachtgevers. We willen een gewaardeerde sparringpartner en vraagbaak zijn voor managementvraagstukken rond businessarchitectuur, organisatieontwikkeling, proces- en verbetermanagement, planning & control, financiën en auditing (o.a. ISO certificering).  

Als IHH professional vorm je met drie collega’s ons nieuwe IHH cluster binnen de afdeling CKA, dit naast de drie andere clusters (F&I, Control en Kwaliteit) binnen CKA. Een cluister waarin we allemaal onze eigen verantwoordelijkheid hebben, maar ook op een prettige manier samenwerken. Dit met veel ruimte en vrijheid om je tijd en werk op jouw manier in te vullen. We zijn een gedreven en ambitieus team in een organisatie die volop in ontwikkeling is.

Afdeling-URL

Contactpersonen

​Voor meer informatie over deze vacature:

Johan
j.m.de.bruijn@justis.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Recruitment
personeelsbeheer-justis@justis.nl