Adviseur inkoop- en verkoopadministratie O&P Rijk

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij een ervaren professional met een scherp oog voor detail en een passie voor het inkoopproces en financiële processen? Bij O&P Rijk zoeken we een adviseur inkoop- en verkoopadministratie. In deze rol ben je het eerste aanspreekpunt voor de senior financial adviseurs, managers en inkoopcollega’s. Je speelt een sleutelrol in het waarborgen van een gezonde registratie van de inkopen en verkopen binnen onze organisatie.

Jouw verantwoordelijkheden:
•    Je legt verplichtingen, bestellingen, projecten en facturen (in- en verkoop) correct vast. Je autoriseert en koppelt deze in onze systemen (CIFAS, Mercell, e-Synergy en Exact) en corrigeert afwijkingen tijdig.
•    Je bewaakt de doorlooptijden van inkoop- en facturatieprocessen, signaleert vertragingen en neemt actie om knelpunten op te lossen.
•    Je monitort budgetten en voortgang van projecten en verplichtingen. Je sluit deze tijdig af en adviseert managers en projectverantwoordelijken proactief.
•    Je controleert tijdschrijven, verwerkt correcties en stelt financiële analyses op voor projectleiders en het management.
•    Je beheert de administratieve mailboxen en nevenadministraties, waaronder het E-Herkenningsportaal, waardedocumenten en QR-codes.
•    Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en problemen rondom inkoop, facturatie, projectadministratie en systeemgebruik.
•    Je ondersteunt medewerkers, managers, opdrachtgevers en leveranciers bij het gebruik van DIOR, Mercell, e-Synergy, Exact en het Leveranciersportaal Rijksoverheid.
•    Je voert leveranciers- en opdrachtgeversmanagement uit, gericht op een soepele afhandeling van inkomende en uitgaande facturen.
•    Je handelt openstaande debiteuren af en escaleert tijdig wanneer de situatie daarom vraagt.
•    Je signaleert verbeterkansen in inkoop- en verkoopprocessen, inclusief bestellingen, projecten en facturatie.
•    Je adviseert over optimalisaties en stelt instructies, werkwijzen en procedures op om processen te verbeteren.
•    Je bewaakt de correcte doorvoer van facturen via interne en externe portalen en grijpt in bij afwijkingen.

Functie-eisen

•    Je hebt een afgeronde financiële MBO4-opleiding
•    Je hebt werkervaring op het gebied van administratief werk
•    Je werkt accuraat en planmatig en weet goed het overzicht te behouden.
•    Je houdt van samenwerken, maar je bent ook in staat zelfstandig aan de slag te gaan

Competenties
•    Klantgerichtheid
Je stemt je werkwijze af op de behoeften van interne en externe betrokkenen en zorgt voor heldere, tijdige terugkoppeling.
•    Analyseren
Je doorgrondt financiële en administratieve vraagstukken, verbindt relevante informatie en komt tot een onderbouwde conclusie.
•    Samenwerken
Je werkt constructief samen met collega's, managers, leveranciers en opdrachtgevers en draagt bij aan een gezamenlijk resultaat.
•    Zelfstandig
Je pakt taken op eigen initiatief op, bewaakt voortgang en weet wanneer je anderen betrekt of escaleert.
•    Adviseren
Je vertaalt signalen en analyses naar concrete aanbevelingen en communiceert deze helder richting managers en projectverantwoordelijken.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof, of verlof juist omzetten in budget. Of je kunt het besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

O&P Rijk vindt het belangrijk om een goede afspiegeling van de samenleving te zijn en werkt daarom actief aan een divers personeelsbestand binnen een inclusieve organisatie. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt – niet ondanks maar dankzij de verschillen. Het is dan ook mogelijk om in je sollicitatie alleen die gegevens te noemen die je relevant vindt voor de functie. Want ook zonder bijvoorbeeld je naam, je leeftijd of je geboorteplaats kunnen wij een goede inschatting maken of je in aanmerking komt voor een sollicitatiegesprek.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Organisatie en Personeel Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)

Organisatieomschrijving

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is dé hr-dienstverlener voor de Rijksoverheid. We bieden een breed palet aan producten en diensten op het gebied van organisatie en personeel voor medewerkers, managers en hr-directies van de Rijksoverheid. Van loopbaancoaching en bedrijfszorg tot diversiteit en inclusie, arbeidsjuristen en salarisbetaling: al deze taken zijn bij ons ondergebracht.

Onze missie? Wij zorgen ervoor dat meer dan 155.000 rijksambtenaren optimaal kunnen werken, zodat zij zich elke dag opnieuw kunnen inzetten voor een beter Nederland. Als organisatie gaan wij multidisciplinair en betrouwbaar te werk. De efficiënte verwerking van grootschalige HR-processen én zorgvuldige begeleiding van individuele cases is bij ons in deskundige handen. Daarbij werken we vanuit vier kernwaarden: verbindend, vindingrijk, professioneel en flexibel. Deze waarden vormen de basis van hoe wij samenwerken en onze dienstverlening vormgeven.

Wij zijn een shared service organisatie en vallen onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Onze ruim 2.000 medewerkers werken op verschillende locaties en in alle provincies van Nederland. En leuk om te weten: we hebben ook een locatie op Bonaire.

Organisatie-URL

www.oprijk.nl/

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Bedrijfsvoering organiseert, bestuurt, beheerst en geeft uitvoering aan alle sturende en ondersteunende processen van O&P Rijk, met als doel om zoveel mogelijk waarde toe te voegen. De afdeling heeft expertise op het gebied van Financiën, Control & Inkoop, HRM, Control, Security & Informatie en Ondersteuning & Facilitair Management, 
Financiën, Control, Verkoop en Inkoop.

Je werkt voor de afdeling Financiën, Control, Verkoop en Inkoop (FCV&I), op de domeinen Financiën en Verkoop. De businessunit Bedrijfsvoering vormt het kloppende hart van de organisatie. Het ondersteunt O&P Rijk in het verstevigen van het primair proces. Onder leiding van de afdelingsmanager werken gedreven medewerkers met een hoge mate van multidisciplinariteit samen met de businessunits en de klant aan de doorontwikkeling van O&P Rijk.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Pieter van Aken
pieter.aken@minbzk.nl
0650738075

Ronald van Egmond
ronald.egmond@rijksoverheid.nl
0650186448

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Rene Brands
rene.brands@p-direkt.minbzk.nl
0621958207