Adviseur portfoliomanagement

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Bij het Nationaal Archief streven we ernaar de informatiehuishouding te verbeteren en een betere publieke (digitale) dienstverlening te bieden. Onze aanpak van informatieopslag evolueert naar "Archiving by Design" door digitalisering. Als expertise centrum ondersteunen we archiefvormers bij het organiseren van hun informatiehuishouding en streven we naar meer toegankelijkheid van onze collecties voor burgers. Interne verandering wordt gecoördineerd door de nieuwe afdeling PMP via veranderprogramma’s. Wil jij een sleutelrol spelen in het optimaliseren van het portfolio bij het Nationaal Archief? Ontdek hoe jij kunt bijdragen aan onze missie voor een betere publieke dienstverlening.

Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Als Adviseur Portfoliomanagement lever je een cruciale bijdrage aan de besluitvorming over programma’s en projecten binnen het portfolio. Je analyseert de haalbaarheid, impact en prioriteit van verschillende initiatieven. Daarnaast communiceer je op een heldere manier over het portfolio door rapportages en overzichten te ontwikkelen en op te leveren. Hierbij voorzie je stakeholders van gedegen advies en rapporteer je over de voortgang en mogelijke verbeteringen.

Je bent onderdeel van de afdeling PMP. Het team waarin je komt te werken bestaat uit negen collega’s en ondersteunt het Nationaal Archief bij de uitvoering van de activiteiten voor het programma Open NA Orde en Werk aan Uitvoering. Je gaat samenwerken met o.a. programmamanagers, projectleiders en adviseurs. Je schakelt veel met je directe collega’s en werkt samen met medewerkers van andere afdelingen. Samenwerken vinden we belangrijk, zowel op kantoor als vanuit huis. De lijnen binnen het Nationaal Archief zijn kort, wat zorgt voor een prettige en informele werksfeer. Ook waarderen we elkaars ideeën en verschillen.

Wat ga jij doen
In de functie van Adviseur Portfoliomanagement optimaliseer je het portfolio van het Nationaal Archief. Je start met het opstellen van planning en richtlijnen voor de Management of Portfolio (MoP) definition cycle, met een strategische aanpak voor effectief portfoliobeheer. Daarnaast ontwikkel je adviesproducten gericht op het beheersen van het portfolio en implementeer je proactief verbeterpunten. Je waarborgt de effectiviteit van het portfoliomanagementproces door continue evaluatie en monitoring van processen, inclusief capaciteitsmanagement en demand management. Dit stelt je in staat om tijdig bij te sturen en optimalisatiekansen te identificeren. Om je taken uit te voeren en het portfoliomanagement te verbeteren, werk je aan de ontwikkeling en implementatie van ondersteunende tooling, zoals een portfoliotool, om een gestroomlijnde werkomgeving te faciliteren.

Als Adviseur Portfoliomanagement houd je ook actuele documentatie bij van het MoP, wat bijdraagt aan een transparant en goed gedocumenteerd portfoliomanagementproces. Daarnaast bereid je portfoliosessies voor met diverse stakeholders, waarbij je zorgt voor een gestructureerde aanpak en effectieve communicatie om de samenwerking te bevorderen. Kortom, in deze dynamische rol draag je bij aan de optimalisatie en transparantie van het portfolio binnen het Nationaal Archief.
 

Functie-eisen

• Je hebt WO werk- en denkniveau
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een adviserende functie
• Je kunt complexe vraagstukken analyseren en oplossingen aandragen
• Je bent in staat om verschillende stakeholders te verbinden en samenwerking te bevorderen
• Je hebt oog voor het behalen van resultaten en het optimaliseren van het portfolio
• Je kunt effectief samenwerken in multidisciplinaire teams

Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar ben je ervan overtuigd dat deze baan bij het Nationaal Archief echt iets voor jou is? Ook dan nodigen we je van harte uit te reageren op deze vacature. We zijn namelijk vooral geïnteresseerd naar jouw persoonlijke motivatie om voor het Nationaal Archief te werken.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Heb je na het lezen van deze vacature nog vragen over de functie van projectleider bij het Nationaal Archief? Neem dan contact op met Cécile Willems, afdelingshoofd Portfoliomanagement en Programma’s, cecile.willems@nationaalarchief.nl of Floor Schmidt, HR medewerker, via floor.schmidt@nationaalarchief.nl of 06 – 50 09 80 58.
• Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Het gaat om een functie voor 32 tot 36 uur per week. Bij het Nationaal Archief krijg je de mogelijkheid je werktijden zelf in te delen. We werken hybride. Je werkt deels thuis en deels op kantoor.

Meer over de functiegroep

(Senior) Adviseur​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nationaal Archief

Organisatieomschrijving

Over ons

Het Nationaal Archief is de grootste archiefinstelling van Nederland. Het recht op informatie voor de burger staat bij ons centraal. Wij geven alle burgers toegang tot informatie die zij nodig hebben. Daarom ondersteunen wij overheden om bewust om te gaan met de informatie die gemaakt wordt, informatie duurzaam te beheren en openbaar te maken.


Het Nationaal Archief voor een open en transparante overheid

Het Nationaal Archief bestaat al meer dan 200 jaar. Met meer dan 142 kilometer aan papieren archieven, 300.000 kaarten en tekeningen, ruim 15 miljoen foto’s en 1,2 miljoen gigabyte aan digitale bestanden maakt het Nationaal Archief geschiedenis toegankelijk voor iedereen. Je kunt bij het Nationaal Archief deze authentieke bronnen in zien, onderzoeken en telkens weer opnieuw bekijken. Zo krijgen we inzicht in ons verleden en kunnen we begrijpen hoe de samenleving zich ontwikkelt.

Samen met andere archieven en overheidsorganisaties zorgen we ervoor dat ook de informatie van vandaag toegankelijk voor burgers is en blijft, nu en in de verre toekomst. Transparantie en openbaarheid van informatie is belangrijker dan ooit. Als expertisecentrum zet het Nationaal Archief daarom graag haar kennis en ervaring in om de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties te verbeteren.

Het Nationaal Archief wil op die manier dichterbij de burger komen, om mensen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn bij de toegang tot informatie. Informatie uit de archieven beschikbaar is, innovatief en op maat, online en op locatie in onze gebouwen in Den Haag en Emmen. De archieven worden ook gebruikt voor tentoonstellingen (bij het Nationaal Archief en elders) en voor een breed educatieprogramma.


Diversiteit en inclusie

We willen er zijn voor iedereen. Daarom zetten we stappen om een inclusiever archief te worden. Het Nationaal Archief bevordert een inclusieve cultuur waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. Hierbij staan openheid naar elkaar, transparantie in wat we doen en sensitiviteit voor wat in de maatschappij speelt voorop. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden.

Organisatie-URL

www.nationaalarchief.nl

Afdelingsnaam

Portfoliomanagement en Programma's

Afdelingsomschrijving

De afdeling Portfoliomanagement en Programma’s ondersteunt bij het maken van keuzes over de activiteiten die we gaan uitvoeren om invulling te geven aan de ambities en strategie van de organisatie. Het helpt ons om in te spelen op kansen en ontwikkelingen die zich intern en extern voordoen. Om die keuzes te kunnen maken zorgt het Portfolio-team ervoor dat we een duidelijk beeld hebben van de samenstelling, onderlinge verbinding en uitvoering van het jaarplan en onze portfolio zodat we daar advies over kunnen geven.

De programmamanagers en projectleiders zorgen samen met de inhoudelijke experts, voor het halen van de doelen van de verschillende activiteiten in het jaarplan. Daarnaast ontwikkelt de afdeling regels en afspraken voor portfoliomanagement, programma- en projectmanagement, innovatie, verbeteringen en vernieuwing.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Cécile Willems
cecile.willems@nationaalarchief.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Floor Schmidt
floor.schmidt@nationaalarchief.nl
0650098058