Ambtelijk secretaris

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Welke uitdaging ga je aan?
Heb jij ervaring met medezeggenschap en ben je klaar om als ambtelijk secretaris een sleutelrol te vervullen? Bij de Nationale Ombudsman krijg je de kans om het verschil te maken binnen een organisatie in beweging. Wij zoeken een ervaren en daadkrachtige ambtelijk secretaris voor de medezeggenschap in onze organisatie. Je ondersteunt zowel de OR als de bestuurder. Je helpt hen op inhoud én proces de medezeggenschap verder te ontwikkelen en vorm te geven.

Wat ga je doen?
Als ambtelijk secretaris ben jij de procesregisseur en sparringpartner van de OR én de bestuurder. Je bent verantwoordelijk voor een goed georganiseerde en inhoudelijk sterke medezeggenschap. Jij:

• Begeleidt en bewaakt advies- en instemmingstrajecten van begin tot eind en zorgt voor een transparante en zorgvuldige werkwijze; 
• Adviseert de OR vanuit inhoudelijke kennis en procesinzicht; je denkt kritisch mee en helpt hen tot een goed onderbouwd standpunt te komen; 
• Onderhoudt contacten met de bestuurder, directie, HR en andere ambtelijke secretarissen van de Hoge Colleges van Staat; 
• Zorgt voor structuur en overzicht: je organiseert vergaderingen, stelt agenda’s en jaarplanningen op, bewaakt actielijsten en beheert het digitale archief; 
• Redigeert en schrijft verslagen en informatiebulletins; 
• Fungeert als kennishouder van de WOR en de ontwikkelingen in en buiten de organisatie die medezeggenschap raken; 
• Faciliteert verkiezingen en scholing en bent betrokken bij het opstellen van opleidingsplannen en het organiseren van achterbanraadplegingen; 
• Draagt bij aan het ontwikkelen van de medezeggenschap in de organisatie. 

Wat heb je hiervoor nodig? 
We zoeken een stevige ondersteuner die goed kan schakelen tussen rollen als regisseur, adviseur, organisator en schrijver. Jij bent:

• Ervaren met medezeggenschap: je kunt makkelijk schakelen tussen de belangen van de bestuurder en die van de OR, je hebt eerder gewerkt als ambtelijk secretaris of op andere wijze relevante ervaring opgedaan met medezeggenschap; 
• Adviserend en analytisch: je kunt situaties snel doorgronden en jouw advies helder onderbouwen; 
• Organisatorisch sterk: je houdt overzicht, stelt prioriteiten en weet rust te brengen; 
• Communicatief vaardig: zowel schriftelijk als mondeling kun je de juiste toon zetten; 
• Proactief en zelfstandig: maar ook collegiaal en dienstverlenend; 
• Tactvol en ondersteunend: je voelt goed aan wanneer je op de achtergrond blijft en wanneer je regie pakt, en je beweegt makkelijk tussen verschillende belangen. 

Functie-eisen

• HBO werk- en denkniveau; 
• Ervaring met de Wet op Ondernemingsraden; 
• Ervaring met verslaglegging, advisering; 
• Een afgeronde opleiding tot ambtelijk secretaris (of bereidheid deze te volgen);
• Integer, zorgvuldig en discreet vanwege het vertrouwelijke karakter van de functie. 

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
 

Bijzonderheden

• Ben jij een 'verplichte VWNW-kandidaat'? Stuur dan altijd een kopie van jouw aanwijzingsbrief mee met de sollicitatie. 
• Misschien lezen wij jouw openbare informatie op LinkedIn. Zo krijgen wij een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties. 
• Tip: Bewaar deze tekst als je wilt solliciteren. Na de sluitingsdatum is deze vacaturetekst online niet meer te lezen. 
• Een referentiecheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. 
• Deadline om te reageren is donderdag 4 september a.s. In verband met de vakantieperiode kunnen we besluiten kandidaten eerder (vanaf 6 augustus a.s.) uit te nodigen voor een eerste kennismakingsgesprek. De gesprekken worden in overleg met de kandidaten ingepland. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. 

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nationale ombudsman

Organisatieomschrijving

Werken bij de Nationale ombudsman? Daar kies je bewust voor. Je werkt vanuit je hart en je
levert een bijdrage aan een goed functionerende samenleving waarin burgers, kinderen en
veteranen zich door (overheids-)organisaties gehoord, gezien en begrepen voelen. Met zo'n 220 bevlogen professionals die werken voor de Nationale ombudsman, Kinderombudsman en Veteranenombudsman, dagen we de betrokken organisaties uit hun dienstverlening te verbeteren. Zodat wat goed is voor burgers, kinderen en veteranen, voorop staat in alles wat deze organisaties doen.

Om ons daarbij te helpen, zoeken wij een ambtelijk secretaris voor 16 uur per week (0,44 fte) 

Organisatie-URL

https://www.nationaleombudsman.nl/werken-bij

Afdelingsnaam

Organisatie en Ondersteuning

Afdelingsomschrijving

Waar kom je te werken?

Formeel kom je te werken in het team Ondersteuning. Binnen het team opereer je zelfstandig, maar werkt ook veel samen en de bestuurder en de Ondernemingsraad.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Yolanda Verwoert, leidinggevende
Y.verwoert@nationaleombudsman.nl
070-3563624

Fatima Azor, voorzitter Ondernemingsraad
f.azor@nationaleombudsman.nl
070-3563536

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Elisabeth Matthes
e.matthes@nationaleombudsman.nl
070-3563592