Senior Projectsecretaris/ Office manager binnen het programma FOXTROT

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als Senior Projectsecretaris zorg je voor het opzetten en inrichten van efficiënte en adequate administratievoering binnen het FOXTROT programma.

Wat ga je doen?

In de rol van projectsecretaris werk je primair voor de programmadirectie van FOXTROT en zorg je samen met jouw duo-collega voor het reilen en zeilen binnen het directiesecretariaat/office management en alle bijbehorende organisatorische, administratieve en secretariële taken. 

Je verleent programmaondersteuning door: 

• uitvoerende werkzaamheden van het programma- secretariaat zoals beheren mailboxen en mailafhandeling;
• het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• het verzorgen van verslaglegging van management-overleggen;
• zorgdragen en inrichten van informatievoorziening binnen het programma, coördineren van input voor diverse communicatievormen;
• ondersteunen en adviseren over communicatie-onderwerpen intern het programma.  
• het maken van afspraken en andere office-management werkzaamheden;
• organisatorische werkzaamheden bij evenementen.

Functie-eisen

Wat vragen we?

Kennis/opleidingseisen: 

• Je hebt een MBOplus/HBO werk-en denk niveau.
• 2-3 jaar werkervaring met projectsecretariaat en communicatie-werkzaamheden bij voorkeur in een (semi)-overheidsorganisatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Een screening maakt deel uit van je aanname traject. Salaris-indeling schaal 8.  
• Start met een aanstelling voor 1 jaar. Het betreft een tijdelijke opdracht voor de periode van max.3 jaar.
• Verder kun je snel schakelen, prioriteren, goed samenwerken en relativeren, heb je gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, weet je goed om te gaan met (personeels)vertrouwelijke informatie en beschik je over talent om te plannen en organiseren.
• Je hebt kennis van MS-Office programma’s, sharepoint en van standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen;

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand.  Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.

Bijzonderheden

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

 #LI-Hybrid 

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

Waar ga je werken?

Programma FOXTROT 
FOXTROT is een krijgsmacht-breed programma dat onder meer voorziet in de militaire communicatie- en IT-middelen om informatiegestuurd optreden (IGO) mogelijk te maken binnen het mobiele tactische domein. Het programma draagt bij aan een verdere modernisering, verbeteren van de connectiviteit en versterking van de krijgsmacht en is noodzakelijk vanwege het toenemende belang van Informatiegestuurd optreden  voor succesvolle militaire operaties, zoals aangekondigd in de Defensienota 2018. 

FOXTROT zet de eerste stap om ervoor te zorgen dat alle mobiele platformen altijd veilig verbonden zijn en interoperabel met partners teneinde IGO mogelijk te maken. 

Het Programma FOXTROT is onderverdeeld in de volgende secties die o.b.v. de gebruikersbehoefte de FOXTROT- oplossing ontwikkelen en implementeren: 

• Advice & Support
• Requirements
• Readiness
• Realisation
• Tactical Edge Networking (TEN)
• Je standplaats is de Bernhard Kazerne Amersfoort;
• Minimale inzet is 24 uur. Op dinsdag, woensdag en donderdag zijn vaste werkdagen op kantoor.
• Het directiesecretariaat valt binnen het Advise en Support team;
• Het Advise en Support team bestaat uit 14 collega’s.

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/COMMIT

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Josine Damstra-van der Kwaak
JM.Damstra.vd.Kwaak@mindef.nl
0622695050

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Raoul Holtuin
RH.Holtuin@mindef.nl
0657122110