Bureausecretaris Adviescollege Veiligheid Groningen

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Wij zijn op zoek naar een organisatorische duizendpoot voor een baan die allesbehalve standaard is. Als bureausecretaris bij het Adviescollege Veiligheid Groningen (ACVG) ben je financieel onderlegd, digitaal vaardig, organisatorisch sterk en een kei in administratieve werkzaamheden. Je bent het eerste aanspreekpunt en de drijvende kracht achter een soepel draaiend bureau van 5 tot 8 collega’s.

Als onafhankelijk adviserend orgaan is het ACVG organisatorisch ondergebracht bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Voor de diensten die wij bij RVO afnemen worden jaarlijks afspraken gemaakt. Als bureausecretaris maak jij deze afspraken en zie je erop toe dat ze worden nagekomen. Je bent verantwoordelijk voor het relatiebeheer met specialisten van onder meer HR, financiën, ICT, inkoop, FMH, websitebeheer, informatie- en archiefbeheer, juridisch advies en AVG-vraagstukken. Daarnaast onderhoud je de relatie met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), ondersteun je de secretaris-directeur tijdens het driehoeksoverleg, eigenaarsoverleg en directeurenoverleg, annoteer je de agenda’s en verzorg je de verslaglegging. Samen met de directiesecretaresse organiseer je de vergaderlocaties. Hoewel de naam anders doet vermoeden, werken wij voornamelijk vanuit RVO-locaties in Utrecht. Een keer per maand vergadert het voltallige college op het provinciehuis in Groningen.

Als bureausecretaris vertaal je dagelijks wat de collegeleden en adviseurs nodig hebben naar concrete acties. Je beheert, organiseert en verbetert de financiële en administratieve processen van het ACVG. Je werkt daarbij zelfstandig en proactief.

Onder andere zorg je voor de volgende operationele taken:

• Je onderhoudt een sterk netwerk binnen RVO, het ministerie van BZK en daarbuiten. Daarmee zorg je dat de ondersteuning van het ACVG goed verloopt op gebieden als financiën, inkoop, informatie- en archiefbeheer en juridisch advies. Ook annoteer je de agendastukken voor de overleggen met BZK en verzorg je de verslaglegging.
• Je beheert de financiële administratie, waaronder het jaarlijks opstellen van financiële rapportages en de offerte voor onze opdrachtgever, de minister van BZK. Daarnaast regel je inkooptrajecten en handel je facturen af.
• Je zorgt voor een consistente, betrouwbare en professionele administratie van onze (advies)werkzaamheden. Je beheert het archief, stelt werkinstructies op, organiseert informatiebeveiliging, past privacyregels toe en bent achtervang voor het websitebeheer.
• Je stelt rapportages op en organiseert kennisdagen en opleidingen.
• Je ondersteunt de secretaris-directeur bij het organiseren van het wekelijkse bureauoverleg, teambijeenkomsten en evenementen.
• Je werkt samen met andere (bestuurs)secretariaten binnen en buiten RVO die vergelijkbare werkzaamheden uitvoeren. Je wisselt ideeën uit en springt waar nodig bij.

Kenmerkend voor het team waar jij terechtkomt is dat we elkaar helpen en gebruikmaken van elkaars talenten. We verwachten dat ook jij flexibel bent en zo nodig werkzaamheden oppakt die niet altijd binnen je functieomschrijving vallen. Alleen samen zorgen we ervoor dat het ACVG optimaal kan functioneren.

Functie-eisen

Je hebt goed ontwikkelde communicatieve vaardigheden en weet gemakkelijk contact te leggen, op te bouwen en te onderhouden, met name binnen RVO, zodat het Adviescollege Veiligheid Groningen goed kan functioneren. Je stemt je communicatiestijl moeiteloos af op je gesprekspartner. Je bent een echte verbinder en sterk in netwerken. Belangrijk is dat je goed bent in plannen en organiseren. Jij zorgt ervoor dat de juiste mensen en informatie op het goede moment beschikbaar zijn. Je werkt zorgvuldig en met oog voor detail, want je zorgt dat onze financiën en administratie voldoen aan de geldende regelgeving en afspraken. Daarnaast ben je flexibel en zoekt bij problemen naar alternatieven. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en blijft effectief, ook wanneer prioriteiten veranderen of niet alles vanzelf gaat. Je kunt zelfstandig werken en bent tegelijkertijd gericht op samenwerken. Je biedt proactief hulp aan collega's op basis van je talenten en expertise, hebt oog voor verschillende belangen en weet daar op een passende manier mee om te gaan. Dankzij jouw omgevingsbewustzijn zie je wat nodig is, nog voordat iemand het vraagt, en breng je daarmee echte meerwaarde.

Verder heb je:

• Hbo werk- en denkniveau.
• Aantoonbare affiniteit met de genoemde bedrijfsvoeringsvraagstukken.
• Ervaring met overheidsorganisaties of publieke instellingen is een pré, bij voorkeur ben je bekend met RVO.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Hybride werken

• Bij RVO werken we hybride. Je kunt bij ons vanaf elke locatie jouw werk doen (vanuit huis, op kantoor of elders). Voor samenwerkingsdagen met het team en/of vergaderingen van het College vragen we je om in ieder geval één dag in de week naar Utrecht en één keer per maand naar Groningen te reizen.

Sollicitatieproces

• Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.    

Selectieproces

• Alle binnengekomen cv’s worden beoordeeld aan de hand van de eisen uit de vacature. Zorg dus dat uit jouw cv duidelijk wordt of je over de benodigde eisen beschikt.
• Binnen 10 werkdagen na sluiting van de vacature ontvang je een reactie.
• De sollicitatiegesprekken staan in het teken van, de in de vacature genoemde, competenties. Dit doen we a.d.h.v. competentiegerichte vragen.

Dienstverband

• In eerste instantie krijg je een contract voor bepaalde tijd, afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan het zijn dat je een vast contract krijgt. `

Rijkskandidaten

• Ben je Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat binnen de Rijksoverheid? Voeg dan na het ontvangen van de bevestigingsmail van je sollicitatie de aanwijzingsbrief toe bij ‘Extra documenten’.
• Heb je een contract voor onbepaalde tijd, dan behoud je deze. Bij een tijdelijke vacature bieden wij jou dan de mogelijkheid voor een detachering.

Overig

• Voor werken bij RVO is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
• Om de vacaturetekst later nog terug te kunnen lezen, raden we aan deze vooraf te downloaden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature heeft geen zin, wij werken met vaste leveranciers. 

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Organisatieomschrijving

Vandaag werken aan de wereld van morgen
De wereld verandert elke dag en wij veranderen mee. Met ruim 6500 RVO’ers werken we iedere dag aan morgen. We ondersteunen, adviseren en stimuleren ondernemend Nederland. We helpen met innoveren en verduurzamen. Nationaal en internationaal, want ons werk stopt niet bij de grens. Samen werken we aan:

• De verduurzaming van onze energievoorzieningen.
• Het tegengaan van klimaatverandering.
• Een omslag naar een duurzaam landbouw- en voedselsysteem.
• Een sterke digitale economie.

Het zijn grote uitdagingen, maar wij geloven dat het mogelijk is, en durven de uitdaging aan te gaan. Om te bouwen aan het Nederland van morgen verbinden we ondernemers, overheden en organisaties.

We doen het samen.

Wat doen we?
Wij maken overheidsbeleid bereikbaar en uitvoerbaar. Van voorlichting, advies en financiering tot het bieden van een luisterend oor voor ondernemers en organisaties. En dat is nog maar een klein onderdeel van wat we doen. Ondernemend Nederland is ontzettend veelzijdig en daarom zijn wij dat ook.

Divers maakt beter
Met enorme uitdagingen op komst, is de juiste mensen aan boord hebben belangrijk. Het maakt bij ons niet uit wie je bent. Wij kijken naar wat je kunt en waar jouw ambities liggen. Om de wereld duurzamer te maken hebben we ideeën nodig uit alle hoeken van de samenleving. We geven je vertrouwen, autonomie en verantwoordelijkheid. Want zo boek jij samen met collega’s de mooiste resultaten. Voor jezelf, voor ondernemers en voor morgen.

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Organisatie-URL

www.rvo.nl/onderwerpen/over-ons/werken-bij-rvo

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Om te bepalen of en hoe huizen in het aardbevingsgebied in Groningen versterkt moeten worden zijn regels en normen nodig. Daar zijn deskundigen voor bij elkaar gebracht in het Adviescollege Veiligheid Groningen (ACVG). Het ACVG is een onafhankelijk adviesorgaan dat de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) gevraagd en ongevraagd advies geeft over de veiligheid van gebouwen en bouwwerken in de gemeenten Eemsdelta, Groningen, Het Hogeland, Midden-Groningen en Oldambt.

Het ACVG bestaat uit vijf collegeleden en wordt ondersteund door een secretaris-directeur en een bureau met adviseurs, een bureausecretaris en een directiesecretaresse (5-8 mensen totaal). Het bureau is administratief ondergebracht bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Om de onafhankelijke positie te borgen, is het Bureau gevestigd als een afzonderlijke eenheid direct onder de Directeur-Generaal van RVO. De collega’s van het Bureau wonen en werken door heel Nederland.

Hoewel het ACVG oorspronkelijk was opgericht voor een periode van 4 jaar (2019-2023), is er gezien de voortdurende uitdagingen in Groningen, in 2023 besloten het college een meer permanent karakter te geven. Bij wet zijn ook de taken van het college uitgebreid. Dit betekent echter niet dat wij stilzitten. Integendeel. Een van de vraagstukken waar we nu bijvoorbeeld over aan het nadenken zijn is: wat is er nodig om Groningen veilig achter te laten en te verzekeren dat de opgebouwde kennis en ervaring behouden kan blijven wanneer de werkzaamheden van het ACVG in de toekomst zijn afgerond. Jouw rol als bureausecretaris wordt hierdoor extra interessant. Jij werkt midden in deze langere termijn ontwikkelingen en helpt het bureau om mee te groeien.

Kenmerkend voor het team waar jij terechtkomt is dat we elkaar helpen en gebruikmaken van elkaars talenten. We verwachten dat ook jij flexibel bent en in voorkomende gevallen taken oppakt die misschien niet helemaal bij je functieomschrijving horen. Want alleen samen kunnen we ervoor dat het ACVG optimaal kan werken.

Kijk op www.adviescollegeveiligheidgroningen.nl voor meer informatie over onze organisatie.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Inge Kuijlaars
i.kuijlaars@adviescollegeveiligheidgroningen.nl
06 50097713

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie RVO
wervingenselectie@rvo.nl