Coördinerend managementondersteuner

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Bij de NEa krijg je de ruimte om het secretariaat soepel te laten draaien en de samenwerking in het team te versterken. Je werkt dicht bij de directeur-bestuurder en het MT, waardoor je veel ziet en meemaakt van wat er in de organisatie speelt. De NEa heeft een belangrijke taak in Nederland: werken aan een betrouwbare uitvoering van klimaatbeleid. Dat doen we met korte lijnen, een open sfeer en collega’s die elkaar graag helpen. In deze functie draag je bij aan rust, overzicht en goede samenwerking en daarmee maak je echt verschil.

“Ons team is divers en betrokken. We werken zelfstandig en samen. Door processen te stroomlijnen en collega’s te ondersteunen, draag je bij aan een organisatie die werkt aan een klimaat neutrale toekomst.” - Sarah Mante, managementondersteuner.

Wat ga je doen? 
Als coördinerend managementondersteuner bij de NEa heb je een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid. Je ondersteunt de directeur-bestuurder, werkt mee in het secretariaat en zorgt dat het werk binnen het team goed loopt. Je werkt in een klein en hecht team, dat naast jou uit drie managementondersteuners bestaat en hebt veel contact met collega’s uit de hele organisatie. Je werkt nauw samen met het domeinhoofd Serviceverlening & Organisatie, die nu nog direct verantwoordelijk is voor het secretariaat en de nog te benoemen teammanager Organisatie & Ondersteuning die dat in de toekomst zal zijn.

Je takenpakket bestaat uit de volgende onderdelen: 

• Beheren van de agenda van de directeur-bestuurder, dagelijks plannen van afspraken en tijdig afhandelen van e-mails en documenten.
• Coördineren van het secretariaat. Onze management ondersteuners werken zowel intensief samen als zelfstandig. Als coördinator bewaak je de werklast, verdeel je indien nodig de taken en ondersteun je collega’s bij vragen of knelpunten.
• Uitvoeren van secretariële taken, dagelijks ondersteunen van managers, verwerken van documenten en regelen van praktische zaken.
• Verbeteren van werkprocessen, regelmatig signaleren van knelpunten en doen van voorstellen voor efficiënter en duidelijker werken.
• Ondersteunen van nieuwe collega’s bij hun start, bij elke onboarding zorgen voor een warm welkom en praktische begeleiding.

Functie-eisen

Wat breng je mee? 

• Ruime ervaring als management ondersteuner en als coördinator van een secretariaat. Ook heb je een goede track record op het gebied van teamontwikkeling en procesverbetering. 
• Ruime kennis van het verbeteren en stroomlijnen van werkprocessen.
• Vaardigheid in ICT en het vermogen om nieuwe digitale toepassingen te introduceren.
• Goede beheersing van MS-Office (Outlook, Excel, Word en PowerPoint) binnen een Windows-omgeving.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Competenties:

We zijn op zoek naar een coördinator die als facilitator de teamleden centraal stelt, vertrouwen geeft, talenten benut en actief werkt aan een prettige werksfeer. Idealiter ben je gedreven, betrokken, creatief, initiatiefrijk, verantwoordelijk, oplossings- en resultaatgericht.

Daarnaast:

• Kun je goed en snel schakelen tussen verschillende opdrachten zonder het overzicht te verliezen.
• Kun je goed plannen en organiseren en zelfstandig werken
• Ben je nauwkeurig en secuur.
• Ben je klantgericht en omgevingsbewust.
• Werk je zowel goed samen als zelfstandig.
• Werk je projectmatig, efficiënt en effectief.
• Ben je nooit uitgeleerd en grijp je de kansen en mogelijkheden binnen de NEa om je verder te ontwikkelen met beide handen aan.
  
  

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Herplaatsingskandidaten en verplichte van werk naar werk kandidaten niet zijnde van het ministerie van Economische Zaken, het ministerie van Klimaat en Groene Groei en het ministerie van Ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur dienen een aanwijzingsbesluit van het bevoegd gezag toe te voegen aan de sollicitatie. 
• De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek.
• Het inwinnen van referenties of een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Wat bieden wij jou nog meer:

• Een prettige werkomgeving met goede faciliteiten op loopafstand van het centraal station.
• Volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen en te specialiseren.
• Wij vinden een goede balans tussen je professionele en privéleven belangrijk. Werktijden zijn, in onderling overleg, flexibel in te delen.
• Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden; je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie Klimaat en Groene Groei

Organisatieomschrijving

De NEa is de onafhankelijke nationale autoriteit die zorgt voor de uitvoering van en toezicht op marktinstrumenten die bijdragen aan minder CO2-uitstoot door de industrie en meer inzet van duurzame energie in vervoer. Zo werken wij hard aan een klimaatneutrale samenleving.
We houden toezicht en handhaven op CO2-uitstoot en gebruik van duurzame brandstoffen. Hierbij zijn we streng als het moet, zo nodig met boetes of andere interventies. Tegelijkertijd helpen we bedrijven met voorlichting en hulpmiddelen om te voldoen aan hun verplichtingen. En we geven – gevraagd en ongevraagd – informatie en advies aan de markt en overheid over behaalde resultaten en relevante ontwikkelingen. In alles wat we doen zijn we onafhankelijk, rechtvaardig, open en duurzaam: de kernwaarden van de NEa.

We werken in opdracht van de ministeries van Klimaat en Groene Groei (KGG), Infrastructuur en Waterstaat (IenW) en Financiën. Als agentschap met een zelfstandig bestuursorgaan valt de NEa onder het ministerie van KGG. Het klimaat kent evenwel geen grenzen en een groot deel van de klimaatdoelstellingen, het beleid, de regelgeving en instrumenten is internationaal. Dus zetten we ons ook in voor internationale samenwerking en uitwisseling van kennis, expertise en ervaringen.

De Nederlandse Emissieautoriteit streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst, neurodiversiteit en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker.

Meer informatie over de NEa vind je hier.

Organisatie-URL

https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-klimaat-en-groene-groei

Afdelingsnaam

Serviceverlening en Organisatie

Afdelingsomschrijving

De NEa bestaat uit 3 domeinen: Emissiehandel, Hernieuwbare Energie en Serviceverlening & Organisatie. Het domein Serviceverlening & Organisatie ondersteunt, faciliteert, stelt kaders en adviseert de andere domeinen en het management over financiën, ICT, planning en control, kwaliteitsmanagement, communicatie en strategische ontwikkelingen. Binnen dit domein valt ook het secretariaat, de ondersteuning van bestuur en managementteam en de NEa-brede helpdesk. Het secretariaat biedt ondersteuning aan de domeinhoofden (m.n. agendabeheer) en de rest van de organisatie (in- en uitgaande post, reserveren van vergaderzalen, onboarding van nieuwe medewerkers etc.).

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Bas Kiviet
Bas.kiviet@emissieautoriteit.nl
06-50078437

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Frozan Seifi
Frozan.seifi@emissieautoriteit.nl
06-27168190