Accountmanager Hydrografie

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Werkzaamheden

1. Handelt orders af voor het Ministerie van Defensie (wereldwijd), distributeurs (eigen producten), en overheidspartners (eigen producten)via de gecontracteerde leverancier van nautische producten, UKHO (coproducties), en de eigen voorraad door:
- het in ontvangst nemen van schriftelijke en telefonische orders en het muteren in de order-en voorraadadministratie (SAP) en het plaatsen van de orders via webapplicaties van deze leveranciers;
- het controleren van de bestelling op juistheid en doelmatigheid en het bespreken van eventuele bijzonderheden met afnemer en leverancier, aan de hand van VCZSK OPS HYD 125, Bilaterale Overeenkomsten met zusterdiensten, en de agentenovereenkomst;
- het plaatsen van orders voor niet-openbare publicaties bij buitenlandse zusterdiensten ten behoeve van het Ministerie van Defensie;
- het zijn van eerste aanspreekpunt voor de validatie door de eindgebruiker van digitale producten en diensten en het waarborgen van de juiste toegangscodes en licenties hiervoor;
- het communiceren van geplande verschijningsdata van nieuwe edities van nautische producten;
- het bewaken van een goede en tijdige levering aan de afnemer en het zelfstandig oplossen van problemen daarbij;
- het bijdragen aan procesbeschrijvingen en werkinstructies voor bestellingen;
- het begeleiden en controleren van de Assistent Accountmanager Hydrografie in het bewaken van een goede en tijdige levering aan afnemers.

2. Beheert de abonnementen, Basisuitrusting en Extra Verstrekking volgens actuele CZSK voorschriften:
- het beheren van de Basisuitrusting en Extra Verstrekking voor Defensie-eenheden en het toezien op een goede afwikkeling hiervan door de gecontracteerde leverancier;
- het beheren van de abonnementen voor de eigen en buitenlandse nautische producten voor Defensie-eenheden zonder Basisuitrusting en overheidspartners;
- het zorgdragen voor de juiste en tijdige verstrekking via de gecontracteerde leverancier van nautische producten, UKHO (coproducties), en de eigen voorraad;
- het controleren van de juistheid van in rekening gebrachte aanvragen en stortingen van nautische producten door Defensie-eenheden bij de contractleverancier;
- het vertegenwoordigen van Defensie bij de gecontracteerde leverancier;
- het beoordelen en afstemmen van gewenste abonnementsaanpassingen met Defensie-eenheden en de contractleverancier;
- het actueel houden van het CZSK voorschriften over het aanvragen, beheren en storten van nautische publicaties.

3. Is belast met het beheer van het distributieloket voor nautische producten door:
- het afhandelen van vragen en verzoeken in het Nederlands en Engels, waarbij mogelijk intern wordt doorverwezen naar een andere hoofdbehandelaar;
- het bewaken van de voortgang van de loket gerelateerde werkzaamheden als waarborg voor een vlotte en volledige afhandeling;
- het genereren en vastleggen van toegangscodes voor digitale nautische producten;
- het verhelpen van softwareproblemen voor digitale nautische producten bij afnemers, zo nodig in samenwerking met systeembeheer en de leverancier.

4. Controleert de magazijnvoorraad door:
- het verwerken van leveringen, POD-plots en retouren in de order- en voorraadadministratie (SAP);
- het periodiek controleren van de voorraad door deze te vergelijken met de gegevens van het systeem voor order- en voorraadadministratie;
- het coördineren van de afhandeling van eventuele conflicten in samenspraak met de Plaatsvervangend Chef der Hydrografie & Hoofd Stafgroep;
- het verstrekken van een jaarlijks totaaloverzicht van leveringen en retouren, ten bate van het bijstellen van de meerjarenbegroting CZSK en de verantwoording in het distributiejaarverslag.

Functie-eisen

- Kennis van de nautische producten- en dienstencatalogi van HYD en externe leveranciers;
- Vaardigheid in het gebruik van standaard kantoorautomatisering, zoals Microsoft Office;
- Kennis van de software voor order- en voorraadadministratie (SAP);
- Kennis van web-applicaties voor orderafhandeling bij leveranciers;
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands;
- Engels op eenvoudig niveau `beperkte bekwaamheid` (STANAG6001 SLP 2222);
- Klantgericht, nauwkeurig en betrouwbaar in het uitvoeren van de werkzaamheden.

Kennis/opleidingseis:
- MBO 3 niveau;
- SAP (voor zover relevant voor de functie uitvoering).

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

De Koninklijke Marine hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra vakantie-uren of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals een (elektrische) fiets of laptop. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en aandacht voor fysieke en mentale gezondheid dragen bij aan een goede balans. Zo kun je onder andere gratis gebruik maken van onze uitgebreide sportfaciliteiten. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

De werkzaamheden worden uitgevoerd bij de Stafgroep van de Dienst der Hydrografie van de Directie Operaties van het Commando Zeestrijdkrachten (CZSK). 
De Dienst der Hydrografie draagt is een joint organisatieonderdeel en heeft tot doel zorg te dragen voor de continue veiligheid van de navigatie door het publiceren van actuele zeekaarten en boekwerken van de Koninkrijk wateren met daarbij ook aanvullende hydrografische en marien geodetische informatie. 
Daarnaast levert de Dienst der Hydrografie maritieme omgevingsinformatie ter ondersteuning van het militair maritieme optreden wereldwijd volgens het hoogste ambitieniveau van de krijgsmacht.

De Stafgroep heeft tot doel om de Chef der Hydrografie te ondersteunen als beleidstrechter naar de externe omgeving (International Hydrographic Organisation, International Maritime Organisation, Europese Unie, Noord Atlantische Verdrags Organisatie en interdepartementaal). 
Daarnaast is de Stafgroep belast met de intern gerichte taken op het gebied van: management control, contractbeheer, hydrografisch loket en Public Relations.

De Accountmanager Hydrografie is belast met de orderafhandeling van het Ministerie van Defensie, distributeurs (kaartagenten) en overheidspartners (waaronder buitenlandse zusterdiensten), beheert de abonnementen, en waarborgt de juiste toegangscodes en licenties voor digitale producten en diensten.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Koninklijke Marine

Afdelingsomschrijving

De Koninklijke Marine zet zich in voor vrede en veiligheid op en vanuit zee. In Nederland en in het buitenland. Eenheden van de vloot en mariniers zorgen samen met NAVO-bondgenoten voor afschrikking. En als het moet vechten zij om te winnen. Ook helpt de marine bij rampen en crisisbeheersingsoperaties.

Afdeling-URL

www.werkenbijdefensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Leendert Dorst
ll.dorst@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

C.S. Nawijn
cs.nawijn@mindef.nl