Adviseur Informatiemanagement (654340)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als adviseur informatiemanagement werk je in een dynamische omgeving. Zowel politieke als bestuurlijke vraagstukken zijn dagelijks onderdeel van het werk. Je werkzaamheden doe je als onderdeel van team Bureau Stukkenstroom en Parlementaire Aangelegenheden (BSPA) binnen de directie Bestuursondersteuning en Advies (DBOA) van de bestuursstaf. DBOA adviseert en ondersteunt de politieke en ambtelijke leiding van Defensie om haar taken adequaat te kunnen uitvoeren. DBOA coördineert alle aangelegenheden die hiervoor relevant zijn, zoals het zorgen dat alle stukken voor de leiding op tijd en goed worden aangeleverd en het voorbereiden van overleggen. Goed informatiemanagement en informatiehuishouding zijn daarvoor essentieel. Bij DBOA werken adviseurs, secretaresses, kamerbewaarders en chauffeurs. Collegialiteit, dynamiek en betrokkenheid bij het werk kenmerken de directie.

Als adviseur informatiemanagement binnen het BSPA ben je verantwoordelijk voor het verbeteren van de informatiehuishouding van DBOA en voor het informatiemanagement voor de bewindspersonen. Ook coördineer je de beantwoording van burgerbrieven die binnenkomen bij Defensie en denk je mee over proces rondom nota’s en inkomende en uitgaande Kamerstukken.

Binnen DBOA is BSPA verantwoordelijk voor de parlementaire processen zoals die rondom Kamervragen, moties, toezeggingen, en BSPA levert een zichtbare bijdrage aan een goede informatievoorziening binnen de Bestuursstaf van het ministerie. Ook hieraan draag jij actief bij. 

Als adviseur informatiemanagement ben je onder meer verantwoordelijk voor het:

• Bijdragen aan de beleidsontwikkeling voor informatiemanagement binnen Defensie en de specifieke beleidsaspecten voor het informatiemanagement voor bewindspersonen en ambtelijke top door het opstellen van adviezen;
• Het vanuit DBOA advies geven over haalbaarheid en doelmatigheid van de activiteiten op het gebied van informatiemanagement, informatiehuishouding en informatieverstrekking;
• Adviseren over de inrichting informatiemanagement, informatiehuishouding en informatieverstrekking binnen DBOA en gebruik van het document management systeem en digitale samenwerkingsruimten;
• Coördineren van opleiden en trainen van nieuwe medewerkers van DBOA in informatiemanagement en informatiehuishouding;
• Opstellen van relevante procesbeschrijvingen informatiemanagement en informatiehuishouding;
• Ondersteunen bij andere werkzaamheden zoals de behandeling van besluiten in het kader van Wet Open Overheid (WOO) en parlementaire processen zoals inkomende en uitgaande Kamerstukken;
• Het adviseren en coördineren t.a.v. het inrichten en actueel houden van het overzicht burgerbrieven;
• Coördineren van de afhandeling van alle burgerbrieven binnen Defensie en waar nodig daarbuiten (interdepartementaal);
• Adviseert en coördineert t.a.v. het opleiden en trainen van nieuwe medewerkers/behandelaren van burgerbrieven op het gebied van schrijven voor openbaarmaking;
• Bijdragen aan de verdere digitalisering en optimalisatie van processen binnen DBOA met behulp van innovatieve technologieën, waaronder AI. 

Functie-eisen

Werk / denkniveau:

• WO werk- en denkniveau

Kennis, inzicht en vaardigheden: 

• Je hebt gevoel voor en/of aantoonbare kennis van informatiemanagement/beheer.
• Je hebt kennis van diverse domeinen van het IM-vakgebied, met name procesverbetering en verandermanagement.
• Je werkt nauwkeurig en precies.
• Je kunt goed plannen en organiseren. 
• Je kunt zaken afwegen en daarover adviseren.
• Je kunt je mondeling en schriftelijk goed uitdrukken.
• Je kunt goed (samen)werken in een dynamische omgeving en omgaan met onvoorziene ontwikkelingen.
• Je koppelt politiek-bestuurlijke sensitiviteit aan inzicht in de werking van de ambtelijke organisatie.
• Kennis/affiniteit met AI is een pre.

Competenties:

• Analyseren
• Communiceren
• Initiatief
• Leervermogen
• Omgevingsgericht
• Plannen en organiseren
• Samenwerken

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

Afdeling-URL

www.defensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

SollicitatieKD
sollicitatiekd@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

SollicitatieKD
sollicitatiekd@mindef.nl