Adviseur protocol en evenementen (604681)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als adviseur protocol en evenementen ben je verantwoordelijk voor het coördineren en invullen van de werkzaamheden op het gebied van protocol en evenementen voor de politieke en ambtelijke leiding van Defensie. Geen dag is hetzelfde en jouw werk draagt bij aan de uitstraling van Defensie, zowel intern als extern. In een wereld die steeds complexer wordt, draag je samen met betrokken collega’s direct bij aan de veiligheid van Nederland.

Als adviseur protocol en evenementen ben je de spin in het web als het gaat om het plannen, organiseren en initiëren van de evenementen voor de politieke en ambtelijke leiding van het ministerie. Daarvoor heb je nauw contact met de betreffende directies en beleidsmedewerkers die betrokken zijn bij de verschillende evenementen. Samen met hen bedenk je de opzet van de evenementen en draag jij de verantwoordelijkheid voor de praktische uitvoering van de evenementen. Hierbij houd je rekening met het (inter)nationale protocol.

Om dit goed te doen heb je veel contact met de ondersteunende diensten (Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), beveiliging, Paresto (catering), inkoop etc.), de verschillende Defensielocaties en externe leveranciers. Dat vergt goede sociale en communicatieve vaardigheden, een groot organisatietalent en flexibiliteit. Daarnaast ben je benaderbaar, oplossingsgericht en weet je je goed staande te houden in een omgeving waar de druk soms hoog is. Je deinst er dan ook niet voor terug aan te pakken en in teamverband altijd te gaan voor het beste resultaat.

In het directe team van het Bureau Protocol en Evenementen (BPE) in oprichting werk je nauw samen met de senior adviseur/het hoofd van het BPE in oprichting en de adviseur Protocol en Evenementen. 
Binnen DBOA werk je nauw samen met de bestuursadviseurs, politiek adviseurs, adjudanten, communicatieadviseurs, managementondersteuners, chauffeurs en kamerbewaarders. 
Daarnaast zal je met veel verschillende collega’ s samenwerken die ieder vanuit hun rol betrokken zijn bij evenementen om efficiënt en effectief te kunnen plannen en bijdragen aan de positionering van Defensie.  

In jouw werk ben je  verantwoordelijk voor het zelfstandig invullen van de voorbereiding, organisatie en uitvoering binnen vastgestelde kaders van de werkzaamheden op het gebied van protocol en evenementen Dit doe je door: 
– het adviseren, coördineren en uitvoeren van processen rondom werkbezoeken, optredens en ontvangsten van de politieke en ambtelijke leiding;
- met behulp van een planmatige aanpak bereid je werkbezoeken en evenementen voor,  coördineer je de activiteiten en verricht je de uitvoerende werkzaamheden; 
- het afstemmen met beleidsdirecties en hierin adviseren van de politieke en ambtelijke leiding over de inhoud en vorm werkbezoeken, optredens en ontvangsten;
- het in afstemming met de Directie Communicatie mede-adviseren van de politieke en ambtelijke leiding over de centrale boodschap en andere communicatie uitingen;   
- het adviseren van de politieke en ambtelijke leiding t.a.v. (inter)nationaal protocol en evenementen;
- uitvoering geven aan de organisatie en coördinatie van (inter)nationaal protocol en evenementen;
- het deelnemen aan interdepartementale overleggen over (inter)nationaal protocol en evenementen en over specifieke evenementen waar andere departementen bij betrokken zijn;
- het bijdragen aan gastheerschap en representatie van het ministerie van Defensie in de buitenwereld, zowel nationaal als internationaal.

Functie-eisen

- HBO werk- en denkniveau / opleiding HBO Eventmanagement of Facility Management
- kennis van evenementmanagement.
- Kennis van of affiniteit met (inter)nationaal protocol.

Vereist: 
- Inzicht in het brede (inter)nationale veiligheidsdomein. 
- Inzicht in functioneren van Defensie in (inter)nationale context en maatschappelijk, politieke en bestuurlijke verhoudingen en ontwikkelingen.
- Vaardigheid in het functioneren in een politiek/bestuurlijke omgeving.
- Vaardigheid in het organiseren van werkbezoeken, bijeenkomsten, optredens en inkomend bezoeken van ambtelijke en politieke leiding. 
- Kennis van en ervaring in het ontwikkelen en uitvoeren van (inter)nationaal protocol.
- Vaardigheid in het adviseren van ambtelijk en bestuurlijke top.
- Vaardigheid in het  interdepartementaal en multidisciplinair samenwerken. 
- Vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen. 
- Uitstekende mondelingen en schriftelijke vaardigheden. 
- Oplossingsgericht en stressbestendig. 
- Flexibel in het werk en makkelijk schakelen tussen diverse niveaus en met allerlei collega’s.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; 
- Goede beheersing van de Engelse taal.

Ervaring vereist: 
- Minimaal 3–5 jaar relevante werkervaring in protocol en eventmanagement
- Ervaring binnen een bestuurlijke, overheids- of politiek-bestuurlijke omgeving

Competenties:
- Analyseren
- Creatief
- Flexibel
- Omgevingsgericht
- Organisatiegericht
- Plannen en organiseren
- Samenwerken
- Stressbestendig

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

De Directie Bestuursondersteuning en Advies (DBOA) is onderdeel van het kerndepartement en heeft tot doel de omstandigheden te scheppen in, met en voor de organisatie waarin de politieke en ambtelijke leiding van Defensie kan sturen en verantwoordelijkheden kan dragen om te beschermen wat ons dierbaar is. In een veilige en inclusieve omgeving staat DBOA voor integraliteit, verbinding, tijdigheid, kwaliteit en tegenspraak en is DBOA benaderbaar, flexibel en betrokken. DBOA bestaat uit een directeur DBOA, een plaatsvervangend directeur DBOA, een afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Ondersteuning (B&O) die de twee afdelingen Advies & Parlement/Stukkenstroom en Bedrijfsvoering & Ondersteuning aanstuurt. 

Afdeling-URL

www.defensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Werving & Selectie
sollicitatiekd@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving & Selectie
sollicitatiekd@mindef.nl