Managementassistent (618216) DR&I

Vacature kenmerken

Dit ga je doen

De medewerker is de administratieve ruggegraat van het team. De medewerker is verantwoordelijk voor het nauwkeurig en tijdig verwerken en (digitaal en fysiek) archiveren van inkomende en uitgaande correspondentie, het opstellen en bewerken van documenten, het bijhouden van dossiers en archieven en het beheren van de agenda's. Het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en het vervoer van de Directeur inclusief het maken van afspraken, het verzorgen van de benodigde faciliteiten en daar waar nodig het opstellen van notulen behoort ook tot het takenpakket. 

Daarnaast ondersteunt de medewerker bij de verwerking van facturen en het bijhouden van de financiële stromen, en assisteert bij het opstellen en bijhouden van budgetten. De medewerker levert bijdragen aan interne en externe communicatie door het onderhouden van contacten met interne en externe partijen, zowel mondeling als schriftelijk, fungeert als aanspreekpunt voor vragen en verzoeken van interne en externe stakeholders en draagt bij aan het opstellen en verspreiden van interne communicatie, zoals nieuwsbrieven en memo's. Tot slot levert de medewerker een bijdrage aan kwaliteitsborging binnen de directie door mee te werken aan de ontwikkeling en implementatie van efficiënte administratieve processen en procedures en het bewaken en verbeteren van de kwaliteit en nauwkeurigheid van de administratieve werkzaamheden.

Dit vragen wij

MBO3 werk- en denkniveau in de richting Administratief Medewerker of Office Management aangevuld met administratieve ervaring binnen Defensie in het algemeen en bij de Bestuursstaf/Defensiestaf sterkt tot de aanbeveling. 

Ervaring met SAP Ariba is gewenst. We zoeken een flexibele teamplayer die klantgerichtheid, nauwkeurigheid en samenwerken hoog in het vaandel heeft staan.

Dit krijg je

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Bestuursstaf

Afdelingsomschrijving

De Programmadirectie Opschaling Krijgsmacht (PDOK) richt zich op het realiseren van een schaalbare krijgsmacht van in iedergeval 102.000 medewerkers eind 2028 en maakt in 2026 een plan voor de opschaling van de krijgsmacht naar 200.000 medewerkers. Aan de hand van ons Plan van Aanpak (Operational Plan) met daarin opgenomen 6 Lines of Operation (Besturen, Organisatie, Personeel, Samenwerking, Materieel en Faciliteiten) met effecten, decisive condions en activiteiten volgen we de daadwerkelijke realisatie van de schaalbare krijgsmacht, verbinden we partijen en jagen we, indien nodig en gedreven door belang en urgentie, de realisatie aan. Daarbij richten we ons zowel op resultaten op de korte als lange termijn. In eerste aanleg ligt hierbij de focus op de 'Haagse' omgeving, maar we zijn ook actief verbonden met de Defensieonderdelen. Met veel drive, creativiteit, teamgeest, durf, plezier en een business mentaliteit werkt het team aan deze essentiële opgave.

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/bestuursstaf

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Werving en Selectie
sollicitatiekd@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
sollicitatiekd@mindef.nl