Project Management Ondersteuner (578929)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als Projectmanagement ondersteuner (PMO-er) fungeer je vanuit het programmabureau als de spil tussen de programmadirectie, het management en organisatie. Je ondersteunt de directie op organisatorisch en bestuurlijk niveau en draagt bij aan een professionele  besluitvorming. Je bewaakt processen, adviseert de programmadirectie en zorgt er voor dat afspraken en besluiten goed worden vastgelegd en opgevolgd. Je werkt in een dynamische omgeving waar bestuurlijke sensitivieit, zelfstandigheid en accuratesse essentieel zijn.  

De PMO-er haalt voldoening uit het structureren en implementeren van de projecten. Hij of zij wordt enthousiast van het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen en realisatie en rapportages. Hij/zij kan, gevraagd en ongevraagd, feedback geven zonder weerstand op te roepen bij de ontvanger door zijn/haar ‘can do’ opstelling en organisatiesensitiviteit.

Daartoe voert de PMO-er de volgende taken nauwgezet uit:
• coordineren van stukkenstromen (agenda's, memo's, besluitstukken);
• organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit voortkomende acties;
• ondersteunen bij projecten en organisatiebrede trajecten;
• beheren van de projectadministratie, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie;
• opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;
• beheren van het project- en programmadossier (archiveren van projectdocumentatie);
• signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan Hoofd Programmabureau;
• coordineren en ondersteunen bij compelexe defensiebrede afspraken voor de programmadirectie
• agendabeheer van de directie bij afwezigheid van de office manager.

Functie-eisen

• De kandidaat is beschikbaar voor minimaal 32 uur per week voor de gehele periode;
• De kandidaat heeft een afgeronde opleiding HBO/WO;
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis en werkervaring met projectmatig werken;
• De aangeboden kandidaat heeft kennis- en werkervaring minimaal 1 jaar - binnen een Overheidsorganisatie is een pré;
• De aangeboden kandidaat heeft kennis- werkervaring met complexe stakeholder landschap;
• Kandidaat beschikt over het certificaat Prince 2, of vergelijkbaar, of is bereid dit op korte termijn te behalen.

Competenties die de kandidaat daarnaast nodig heeft voor het succesvol vervullen van de rol zijn:
- Plannen en organiseren
- Resultaatgerichtheid en identificeren van risico’s
- Organisatiesensitiviteit en verkennen van kansen
- Netwerken
- Motiveren
- Vaardige schrijver
- Goede luisteraar

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Het programma Defensie Open op Orde Defensie Open op Orde (2021-2028) maakt van informatie onze kracht door met kennis, capaciteit en technologie het fundament te leggen voor een verbeterde informatiepositie en het toewerken naar informatiegereedheid. DOO brengt Defensiebreed de informatiehuishouding naar een hoger volwassenheidsniveau. Om beter voorbereid te zijn op de onzekere situatie in de wereld en het vervullen van hoofdtaak 1, is het beschikken over informatie die juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk is een belangrijke voorwaarde: zonder informatie geen operatie.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Werving & Selectie
sollicitatiekd@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving & Selectie
sollicitatiekd@mindef.nl