managementassistent souschef pg (DAOG 488360)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

1. Beheer administratie(s) en/of administratief ondersteunende werkzaamheden voor Souschef Personele Gereedheid
- fungeert als vraagbaak c.q. front-office;
- verstrekt informatie over procedures, formulieren en administratieve en organisatorische processen;
- verzamelt, controleert, registreert en verwerkt of muteert gegevens;
- controleert op output, signaleert problemen en rapporteert hierover;
- verzorgt de administratieve voorbereiding, bewaken voortgang, afhandeling en verwerking;
- het verzorgen van correspondentie;
- het aanleggen en bijhouden werkdossiers;
- draagt zorg voor de samenstelling van (management)overzichten. 

2. Functioneel beheer/ ondersteuning van gebruikers 
- signaleert en meldt storingen en afwijkingen in relevante systemen en applicaties; 
- beoordeelt systeem-aanpassingen op gebruiksvriendelijkheid en toepassingsmogelijkheden, uitvoeren tests, opmaken verslag en rapporteren; 
- informeert, ondersteunt en instrueert gebruikers.

Functie-eisen

Kennis/Opleidingseisen:
- Minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4, bij voorkeur in de richting Managementassistent, Directiesecretaresse of Office Management.

Ervaringseisen:
- Relevante ervaring met ondersteunende werkzaamheden; 
- Ervaring met het werken op Plein-Kalvermarktcomplex
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; 
- Ruime vaardigheid met de gangbare Office-applicaties (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Teams).
- Kennis van en ervaring met digitale document- en agendabeheersystemen.

Competenties:
- Delegeren 
- Flexibiliteit
- Integer
- Klantgericht 
- Leervermogen 
- Nauwkeurig 
- Samenwerken 

Overige eisen:
- Organisatorische en communicatieve vaardigheden.
- Stressbestendig en in staat om prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
- Proactief, oplossingsgericht en nauwkeurig in de uitvoering van werkzaamheden.
- Tactvol, representatief en integer, met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en diplomatie.
- Vermogen om zelfstandig te werken, maar ook goed samen te werken met collega’s binnen en buiten de organisatie.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Bestuursstaf

Afdelingsomschrijving

De werkzaamheden worden verricht binnen de Directie Aansturen Operationele Gereedheid (DAOG) van de Defensiestaf (DS) van de Bestuursstaf (BS). De DAOG heeft tot doel om namens de Commandant der Strijdkrachten (CDS) te zorgen voor de aansturing van de gereedheid van de krijgsmacht. Dit doet DAOG door binnen de beleidskaders actief te sturen op personele gereedheid, materiële gereedheid en de geoefendheid en door daar waar nodig facilitair te zijn naar de defensieonderdelen. 

Functionaris is werkzaam binnen het ressort personele gereedheid en is belast met werkzaamheden als managementassistent voor souschef personele pereedheid.

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/bestuursstaf

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Paul van der Touw
PM.vd.Touw@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
sollicitatiekd@mindef.nl