stafsecretaris pdoek (614954)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

1. Verleent ondersteuning aan de Chef Staf door:
- het, ten behoeve van de besluitvorming, opstellen van adviezen, waarin ontwikkelingen, knelpunten en alternatieven / oplossingsrichtingen zijn aangegeven;
- het zorg dragen voor analyses ten behoeve van besluitvorming op Directeursniveau;
- het voorzien van een staf-/ en of leesadvies m.b.t. documenten die aan de Directeur zijn gericht, dan wel onder diens aandacht worden gebracht en het adviseren over verdere afhandeling hiervan;
- het (on-)gevraagd adviseren van de Chef Staf over alle aangelegenheden die diens aandacht behoeven;
- het kritisch bezien en uitwerken van stafprocessen voor een optimale samenwerking binnen de PD OEK;
- het bewaken/vastleggen van CC-overstijgende actiepunten en besluiten;
- het bewaken en in goede orde laten verlopen van werkbezoeken in samenwerking met JFC;
- het verzorgen van PD OEK-brede evenementen;
- het voeren van het secretariaat van de Chef Staf.

2. Coördineert het informatievoorzienings en besluitvormingsproces binnen de PD OEK door:
- het zorg dragen voor het verspreiden van die informatie gericht op het functioneren van de PD OEK;
- het voeren van regie op actiepunten en deze om te zetten tot besluiten binnen de daarvoor beschikbare tijd.

Functie-eisen

1. Kennis van de organisatie van Defensiestaf en de krijgsmacht.
2. Kennis van (ontwikkelingen op) het aandachtsgebied van de PD OEK, alsmede van relevante wettelijke regelgeving en interne procedures en werkafspraken.
3. Kennis van de bedrijfsvoering en van de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de Defensiestaf in het algemeen en de PD OEK in het bijzonder.

4. Inzicht in de interne organisatie en taakverdeling binnen PD OEK en in de structuur van de omgeving.

5. Vaardigheid in het verzamelen, analyseren en tot pré-adviezen verwerken van informatie omtrent het aandachtsgebieden van de PD OEK.
6. Vaardigheid om informatie te delen en processen te beschrijven en te borgen.
7. Vaardigheid om te reflecteren op het eigen functioneren.
8. Vaardigheid om collega' s te motiveren / aanmoedigen en aan te spreken op hun gedrag.
9. Vaardigheid in het flexibel en proactief opereren binnen een team in een dynamische omgeving.

- Enige ervaring met procesbeschrijvingen, adviesvaardigheden, diagnose en onderzoek, rapporteren, presenteren;

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Bestuursstaf

Afdelingsomschrijving

De werkzaamheden van de stafsecretaris worden verricht binnen de Projectdirectie Oekraïne (PD OEK). De PD OEK is belast met: de ondersteuning van Oekraïne in de strijd tegen de Russische Federatie, het genereren van lessen voor de Nederlandse krijgsmacht uit dit conflict en het ondersteunen van interoperabiliteit van de Oekraïense strijdkrachten met de NAVO.

De stafsecretaris, faciliteert en adviseert de Directeur PD OEK in de breedst mogelijke zin. Vanuit een dienstverlenende opstelling ondersteunt de stafsecretaris de directeur PD OEK in diverse onderwerpen, zoals veiligheidszaken, werkbezoeken, aansturing van de interne stafprocessen, beschrijven en stroomlijnen van deze stafprocessen, communicatie, protocollaire aangelegenheden en organisatie van evenementen. Daarmee vergemakkelijkt de stafsecretaris het geven van sturing binnen de PD OEK en effectief op te treden binnen en buiten de PD OEK.

De stafsecretaris maakt deel uit van de staf en is ondergebracht binnen de stafondersteuning van de PD OEK en valt onder de Chef Staf. De PD OEK bestaat uit meer dan 60 VTE die zijn ondergebracht binnen de Task Force Oekraïne, vijf Capability Coalitions, het Innovatiecluster, adviseurs binnen het cluster Liasons Internationale Betrekkingen en Stafondersteuning.

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/bestuursstaf

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Cas Ewoldt
chm.ewoldt.01@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
sollicitatiekd@mindef.nl