Ambtelijke secretaris

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij een administratieve duizendpoot  met een passie voor medezeggenschap? Wil jij de drijvende kracht achter de nauwkeurige correspondentie, agenda’s en vergaderstukken van diverse medezeggenschap commissies? Dan zoeken wij jou!

Jouw missie

Als ambtelijk secretaris bied je administratieve, secretariële en organisatorische steun aan 10 medezeggenschap‑commissies. Je zorgt dat alles vlekkeloos, op tijd en volgens de juiste regels loopt.

Wat je gaat doen

• Inkomende en uitgaande correspondentie verzorgen.
• Brieven, verslagen en andere documenten uitwerken.
• Standaardcorrespondentie schrijven, redigeren en concept‑stukken opstellen.
• Correcte en tijdige documentatie en verslaglegging van vergaderingen van de medezeggenschaps‑ en commissievergaderingen regelen.
• De concept‑agenda opstellen en vergaderstukken versturen.
• Notuleren en de notulen omzetten in heldere verslagen.
• Afspraken en besluitenlijsten bewaken.
• Het archief van de medezeggenschaps‑commissies beheren en, op verzoek, documentatie en informatie beschikbaar maken.
• De uitvoering en verspreiding van het jaarverslag verzorgen.
• De intranetpagina van de medezeggenschapscommissie onderhouden en overige publicaties van het medezeggenschapsorgaan verzorgen.
• Vergaderingen (orgaan‑, overleg‑ en commissievergaderingen) organiseren.
• Leden van het medezeggenschapsorgaan voorbereiden en ondersteunen.
• De verkiezingscommissie ondersteunen en zelf optreden als secretaris bij verkiezingen.
• Nieuwe leden introduceren (inwerken, informatieoverdracht).
• Contactpersoon zijn voor medewerkers van het onderdeel.
• Inhoudelijke afstemming tussen medezeggenschapsorgaan en werkgroepen bewaken.

Functie-eisen

Wat jij meebrengt

• Een MBO-4 opleiding in een administratieve richting of gelijkwaardige werkervaring.
• Affiniteit met medezeggenschap en een goed gevoel voor detail.
• Een proactieve, gestructureerde werkhouding en uitstekende communicatieve vaardigheden.

Arbeidsvoorwaarden

Wat wij bieden

• Een flexibele functie van 19 uur per week (indeling in overleg).
• Een dynamische, collegiale werkomgeving binnen de Koninklijke Marine.
• Een passend salaris volgens de defensie‑schaal 7 een goede pensioenregeling.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen op het gebied van secretariële processen.
• De kans om een directe bijdrage te leveren aan de kwaliteit en transparantie van de medezeggenschap binnen de krijgsmacht.

  Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

  • Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
  • Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
  • Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
  • Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
  • Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
  • De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
  • Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Overige arbeidsvoorwaarden

De Koninklijke Marine hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra vakantie-uren of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals een (elektrische) fiets of laptop. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en aandacht voor fysieke en mentale gezondheid dragen bij aan een goede balans. Zo kun je onder andere gratis gebruik maken van onze uitgebreide sportfaciliteiten. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

Aquisitie op deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Koninklijke Marine

Afdelingsomschrijving

De Koninklijke Marine zet zich in voor vrede en veiligheid op en vanuit zee. In Nederland en in het buitenland. Eenheden van de vloot en mariniers zorgen samen met NAVO-bondgenoten voor afschrikking. En als het moet vechten zij om te winnen. Ook helpt de marine bij rampen en crisisbeheersingsoperaties.

Afdeling-URL

www.werkenbijdefensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Rick Ravensburg
HJ.Ravensburg@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Dineke Kwinkelenberg
ac.kwinkelenberg@mindef.nl