Medewerker Dynamisch Informatiebeheer

Vacature kenmerken

Dit ga je doen

Wanneer je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Inmiddels zetten zo’n 80.000 collega’s, militairen en burgers zich dagelijks in voor een veilig Nederland. Wil jij in je eigen vakgebied bijdragen aan een professionele Defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland? 

Als medewerker DIB loket ben je mede verantwoordelijk voor de registratie en ontsluiting van documenten. Ook ben je een aanspreekpunt voor vragen vanuit de bedrijfsvoering; onze klant. We zoeken daarom iemand die een echte teamspeler is. 

Wil jij werken bij een enthousiast, dynamisch en jong team met direct zicht op de marineschepen? En pas jij in een team dat bestaat uit 13 zeer gedreven collega’s waar teamverband hoog in het vaandel staat? Dan nodigen wij jou graag uit om te solliciteren!

Klantondersteuning en dienstverlening:

• Je ondersteunt en informeert medewerkers en afdelingen van CZSK bij het dagelijks gebruik van DefDoc.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor gebruikers met praktische vragen over documentmanagement en informatiebeheer.
• Je geeft uitleg over het correct registreren, opslaan, terugvinden en beheren van documenten.
• Je helpt gebruikers bij het toepassen van de nieuwe werkwijzen en procedures binnen DefDoc.
• Je signaleert vragen en knelpunten en schakelt waar nodig met een medior of senior medewerker.

Documentair informatiebeheer en kwaliteitscontrole:

• Je registreert, verwerkt en beheert documenten en digitale dossiers volgens de geldende richtlijnen.
• Je controleert documenten en registraties op juistheid, volledigheid en correcte toepassing van metadata.
• Je zorgt ervoor dat informatie op de juiste manier wordt vastgelegd, toegankelijk en vindbaar blijft.
• Je ondersteunt bij het beheren, archiveren en beschikbaar stellen van documenten en informatie.
• Je signaleert fouten en afwijkingen en draagt bij aan het verbeteren van de kwaliteit van het informatiebeheer.

Werken met en ondersteunen van DefDoc:

• Je draagt actief bij aan een goede ingebruikname en het dagelijks gebruik van DefDoc binnen CZSK.
• Je ondersteunt gebruikers bij praktische vragen en problemen met het systeem.
• Je signaleert terugkerende knelpunten en geeft deze door aan de verantwoordelijke collega’s.
• Je denkt mee over het verbeteren van werkprocessen en de dienstverlening.
• Je houdt je kennis van DefDoc en de geldende procedures actueel.

Samenwerking en kennisdeling:

• Je werkt nauw samen met junior, medior en senior medewerkers binnen het DIB Loket.
• Je deelt jouw kennis en ervaringen met collega’s en ondersteunt junior medewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden.
• Je stemt werkzaamheden af met collega’s en andere DIB-loketten om een uniforme werkwijze te bevorderen.
• Je levert een actieve bijdrage aan een klantgerichte, betrouwbare en professionele dienstverlening binnen Dynamisch Informatiebeheer.

Dit vragen wij

Kennis/Opleidingseisen:

• MBO 4 niveau werk- en denkniveau;
• SOD 1 en 2 of overeenkomstige/relevante DIOR opleidingen;
• Kennis op het gebied van DI-procedures;
• Vaardigheid in het maken van inhoudsomschrijvingen van documenten;
• Vaardigheid in het maken van overzichten, zoals signaal- en rappellijsten, etc;
• Inzicht in de beleidsorganisatie;
• Kennis van de Engelse taal op middelbaar niveau.

Ervaringseisen:

• Met procedures en terminologie op het gebied van documentaire informatie.
• In het gebruik van kantoorautomatiseringstoepassingen.
• Met het verwerken van documenten in (digitale) dossiers.
• In het gebruik van processen en het implementeren van (digitale) dossiers in deze processen.

Overige eisen:

• Goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht.
• Zelfstandigheid.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Flexibiliteit.
• Dienstverlenende instelling.
• Accuratesse.
• Discretie.

Dit krijg je

Dit bieden we nog meer

• Bij indiensttreding kan je ervoor kiezen om je arbeidsduur te verlengen naar 40 uur, of te verkorten naar 36 uur per week, waarbij 4 keer 9 uur in de week werken mogelijk is.
• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je in plaats van vakantietoeslag of een eindejaarsuitkering elke maand een Individueel Keuzebudget op. Dit is 16,33% op basis van het bruto jaarsalaris. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
• Wij vinden het ook belangrijk dat je het jouw werk goed met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen, zoals 75% betaald ouderschapsverlof, en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. 
• Verder kan je bij Defensie thuiswerken en krijg je voor de thuiswerkdagen een vergoeding. Je kan de aangeschafte thuiswerkmiddelen vergoed krijgen om je thuiswerkplek in te richten.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

 #LI-FH1 #LI-Hybrid 

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

Je gaat werken bij JIVC DIB Team CZSK. Vallend onder COMMIT.
Het Commando Materieel en IT (COMMIT) levert de Krijgsmacht het beste materieel en de beste IT; in conflict, crisis en normale omstandigheden.

Het JIVC is dé leverancier van ICT-gerelateerde producten en diensten voor Defensie. Zowel voor operationele, bestuurlijke als voor ondersteunende processen.

Binnen de afdeling DIB ga je aan de slag. DIB team CZSK bestaat uit 13 collega’s die in diverse functies samen verantwoordelijk zijn voor het documentbeheer van het Defensieonderdeel CZSK.

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/COMMIT

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Kelly Beglinger, Teamleider CZSK
ke.beglinger@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Els Oostdijk, Recruitment Adviseur
EEJ.Oostdijk@mindef.nl