Directiesecretaresse

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Ben jij als directiesecretaresse een kei in plannen en organiseren? Zorg jij er persoonlijk voor dat de directeur Directie Beleidsondersteuning en Organisatie (DBO) en afdelingshoofd HR en L&O worden ontzorgd en op jou kunnen leunen? Kun je een aantal weken vooruitdenken, improviseren en behoud je je goede humeur ook in stressvolle situaties? Als dat zo is dan willen wij jou graag ontmoeten. De directie DBO is op zoek naar een energieke, verbindende en pro-actieve directiesecretaresse.

Wij zijn de Inspectie van het Onderwijs. In het belang van ruim 4 miljoen leerlingen en studenten houden wij toezicht op het Nederlandse onderwijs. Want elke leerling en iedere student heeft recht op goed onderwijs. Daarom onderzoeken wij wat er goed gaat, wat er beter kan, en wat er beter móet. Van de kinderopvang tot en met het hoger onderwijs. Van de allerkleinsten tot de afgestudeerden. Effectief toezicht voor beter onderwijs is onze missie. Daar werken we aan met ongeveer 750 bevlogen professionals.

In de functie van directiesecretaresse kom je te werken voor de Directie Beleidsondersteuning en Organisatie. Binnen deze directie zijn ruim 140 medewerkers werkzaam verdeeld over 5 afdelingen, Communicatie en Klantcontact, Beleid en Innovatie, HR en Leren en Ontwikkelen (L&O), ICT en Planning Control & Kwaliteit. 

Wat ga je doen als directiesecretaresse?
Je komt te werken voor de directeur DBO en afdelingshoofd HR en L&O. Jouw werkzaamheden betreffen de meest uiteenlopende secretariële werkzaamheden, zoals complex agendabeheer, beheren mailbox, het organiseren van in- en externe besprekingen en bijeenkomsten en het verzamelen en bundelen van vergaderstukken. Je attendeert de directeur en het afdelingshoofd op aandachtspunten en/of knelpunten, bent pro-actief en weet goed hoe je prioriteiten moet stellen. Je bewaakt deadlines en je bent de spin in het web van de directie. 

Je werkt samen met de managementondersteuners van de afdelingen binnen DBO en daarnaast heb je structureel contact met de managementondersteuners van de Inspectie via een maandelijks overleg. Hierin weten jullie elkaar professioneel te vinden, vervangen jullie elkaar bij afwezigheid en helpen jullie elkaar waar nodig. Daarnaast werk je nauw samen met de directie secretaris.   

Wij staan open voor kandidaten die de functie in deeltijd willen vervullen. Invulling in de vorm van een duobaan, waarbij twee medewerkers gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het takenpakket, wordt daarbij ook overwogen.

Functie-eisen

Werk- en denkniveau

•    MBO+

Kennis en ervaring
•    Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op mbo-4 niveau en relevante werkervaring;
•    Je hebt een klantgerichte, proactieve instelling en je vraagt door naar de wensen van de directeur en afdelingshoofd;
•    Je kunt goed plannen en organiseren, je houdt overzicht over de werkzaamheden, stelt prioriteiten, schakelt snel tussen de verschillende onderwerpen en bent probleemoplossend;
•    Je hebt goede kennis van moderne software en je bent digivaardig: Word, Excel en Outlook hebben voor jou geen geheimen meer. Verder ben je nieuwsgierig om onze digitale systemen zoals iBabs en Proza verder te leren kennen; 
•    Je staat open voor ontwikkelingen die binnen je vakgebied plaatsvinden en bent leergierig.

Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen
Je kunt goed zelfstandig werken. Je weet wanneer je hulp nodig hebt en vraagt daar ook om. Je bent goed in oplossingen bedenken voor problemen. Ook houd je ervan om te improviseren, zie je goed wat er moet gebeuren en bent daarin proactief. 

Competenties:
•    Klantgerichtheid
•    Plannen en organiseren
•    Voortgangscontrole
•    Samenwerken
•    Organisatiesensitiviteit

Arbeidsvoorwaarden

Wat bieden wij?
•    Een baan waarmee jij een bijdrage levert aan beter onderwijs
•    Een met het OV goed bereikbaar en rolstoelvriendelijk kantoor in het centrum van Utrecht
•    Er zijn stilteruimtes 
•    Ruimte om hybride te werken. We bespreken graag met jou hoe we prettig kunnen samenwerken
•    Enthousiaste collega’s 
•    Er is volop ruimte voor persoonlijke groei: we hebben uitstekende verlof- en studieregelingen
•    Goede begeleiding en een uitgebreid inwerkprogramma

Voor deze functie geldt het profiel voor de functiegroep Managementondersteuner (functiefamilie Bedrijfsvoering) uit het Functiegebouw Rijk. 

Overige arbeidsvoorwaarden

Wij bieden je een veelzijdige werkomgeving waarin je een bijdrage levert aan onze missie: effectief toezicht voor beter onderwijs. We werken met elkaar samen aan diverse interessante projecten en bieden volop opleidingsmogelijkheden. Op onze arbeidsvoorwaarden is de CAO Rijk van toepassing. Hier lees je een selectie uit het aanbod van de secundaire arbeidsvoorwaarden waar je gebruik van kan maken:
 

1. een met het OV goed bereikbaar en rolstoelvriendelijk kantoor in het centrum van Utrecht;
2. ruimte om hybride te werken met een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag;
3. mobiele telefoon en laptop in bruikleen;
4. een kantoor met stilteruimtes;
5. goede begeleiding en een uitgebreid introductieprogramma;
6. 144 vakantie-uren per jaar o.b.v. 36 uur;
7. naast je salaris een Individueel Keuzebudget (IKB) bestaande uit tijd (64 uur) en geld (16,5% van je salaris);
8. het inzetten van IKB kan voor verschillende doelen zoals bedrijfsfitness, een (elektrische)fiets, het inrichten van je thuiswerkplek of het aflossen van  je studieschuld bij DUO van maximaal € 2.000,- per jaar;
9. voor bedrijfsfitness een werkgeversbijdrage van € 15,- per maand;
10. voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning ontvang je een werkgeversbijdrage van € 750,-;
11. 100% OV-vergoeding met de 2e klas mobiliteitskaart, ook voor OV-fiets en deelauto;
12. een fietskilometervergoeding van € 0,21 per kilometer voor woon-werkverkeer;
13. een werkgeversbijdrage voor de aanschaf van een nieuwe fiets(accessoires) van € 500,-.

Bijzonderheden

• De eerste selectiegesprekken vinden plaats op donderdagochtend 23 april 2026.
• De tweede selectiegesprekken vinden plaats op vrijdagochtend 24 april 2026. 
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• Als je bent aangewezen als een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat dan verzoeken wij je een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Goed om te weten: deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Tijdens het sollicitatieproces kunnen we je LinkedIn-profiel raadplegen.
• We raden je aan om tijdig te reageren, omdat de vacature mogelijk eerder wordt gesloten zodra we voldoende goede reacties hebben ontvangen.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Inspectie van het Onderwijs

Organisatieomschrijving

Inspectie van het Onderwijs
Wij zijn de Inspectie van het Onderwijs. In het belang van ruim 4 miljoen leerlingen en studenten houden wij toezicht op het Nederlandse onderwijs. Want elke leerling en iedere student heeft recht op goed onderwijs. Daarom onderzoeken wij wat er goed gaat, wat er beter kan, en wat er beter móet. Van de kinderopvang tot en met het hoger onderwijs. Van de allerkleinsten tot de afgestudeerden. Effectief toezicht voor beter onderwijs is onze missie. Daar werken we aan met ongeveer 835 bevlogen professionals.

We werken risicogericht en houden zicht op het onderwijsstelsel als geheel. Jaarlijks brengen we de risico’s in kaart van alle scholen in Nederland. Dit bepaalt mede welke scholen we in dat jaar onderzoeken. Naast risico-onderzoeken doen we ook steekproef-kwaliteitsonderzoeken op scholen. Dit doen we om een landelijk beeld te krijgen en ons risicomodel verder aan te scherpen. Daarnaast doen we bestuursgericht toezicht én stelselonderzoeken. Met deze weloverwogen mix van toezichtinstrumenten, met aandacht voor zowel het stelsel, de besturen als de scholen, bieden we diepgaand en effectief toezicht.

Talent als basis, diversiteit als kracht
De Inspectie van het Onderwijs is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen.

Organisatie-URL

www.onderwijsinspectie.nl/

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

DBO is de ondersteunende directie voor de Toezichtdirecties van de Inspectie. De sfeer is collegiaal en informeel, er wordt hard gewerkt en de uitdaging is groot. Naast het harde werken, organiseren we ook  gezellige momenten met elkaar, zoals de jaarlijkse directiedag. Natuurlijk kun je rekenen op goede begeleiding. We nemen alle tijd om je wegwijs te maken in onze organisatie, binnen DBO en je neemt deel aan relevante onderdelen binnen het inspectiebrede inwerkprogramma. Daarnaast krijg je alle ruimte om je eigen leerproces vorm te geven. Door opleidingen te volgen, leergierig te zijn, stukken te lezen en intranet en websites te bekijken.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Marlies Heijnis-den Ouden (Afdelingshoofd)
m.m.m.denouden@owinsp.nl
+31614469057

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Hamida Mansoor (Corporate Recruiter)
wervingenselectie@owinsp.nl
+31611250230

Nina Verburg (Medewerker W&S)
wervingenselectie@owinsp.nl
+31625586530