Directiesecretaresse

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

De directie Media en Creatieve Industrie (MenC) zoekt een ervaren enthousiaste directiesecretaresse.
In deze veelzijdige functie ondersteun je de directeur en zorg je dat deze het werk optimaal kan uitvoeren.

 Wat ga je doen als  directiesecretaresse?

• Je vervult een cruciale, ondersteunende en sturende rol binnen de organisatie, waarbij je de directeur ontzorgt.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directeur, coördineert de ondersteuning op uiteenlopende onderwerpen in een politiek en ambtelijk gevoelige context, houdt grip op de agenda en bewaakt de voortgang van de afspraken.
• Daartoe onderhoud je een breed netwerk van interne en externe contacten en ben je betrokken bij de organisatie van vergaderingen, werkbezoeken en dienstreizen.
• Je bent een ‘buffer’ naar de interne organisatie en externe omgeving, je legt verbanden, en je weegt belangen en consequenties met een aanwezig politiek en maatschappelijk afbreukrisico.
• Als directiesecretaresse heb je tevens een aansturende rol richting de managementondersteuners en verricht je taken zoals: een efficiënte- en evenredige werkverdeling,  een goed werk- en vakantierooster en biedt een helpende hand bij vraagstukken en knelpunten die vanuit het werk ontstaan bij de managementondersteuners en de directie.
• Je bereidt wekelijks het secretariaatsoverleg voor en behandelt daar actualiteiten en zaken die het dagelijkse werk raken en stelt hiervan verslag op.
• Je stuurt op een goede en prettige werkcultuur en werkt samen met de collega’s van het secretariaat aan een collegiale werkwijze.
• Je ontwikkelt nieuwe procedures en richtlijnen en draagt zorg voor de implementatie hiervan binnen het secretariaat en de directie.
• Ook filter je informatie, bepaal je wat urgent is en schakel je waar nodig anderen in om zaken op te pakken.

Wie zoeken wij?

Je werkt zelfstandig en je hebt een proactieve houding, maar altijd in nauwe samenwerking met het team van managementondersteuners. Je bent een kordaat persoon met sterke sociale vaardigheden. Je houdt overzicht en creëert duidelijkheid en rust voor het team, ook in hectische tijden. Digitaal werken is voor jou een vanzelfsprekendheid: je bent gewend aan papierloos agendabeheer en een digitale stukkenstroom. Je kunt je snel inwerken en weet precies hoe je structuur aanbrengt in een leuke, maar dynamische werkomgeving.

Onze voorkeur gaat uit naar een kandidaat die minimaal vier dagen beschikbaar is, maar bij voorkeur vijf. Dit vanwege het belang van de functie en de continuïteit van de werkzaamheden die het werken met een team en voor de directeur met zich meebrengen. Je ziet het als een uitdaging om van het secretariaat een goed draaiend team te maken en hebt ervaring met het aansturen van een ondersteunend team.

Functie-eisen

• je hebt een HBO afgeronde secretariële opleiding (bijv. Schoevers);
• je hebt minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse, aangevuld met aantoonbare ervaring in een coördinerende rol bij een ondersteunend team;
• een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;
• plannen en organiseren gaan je makkelijk af en hierdoor maak je heldere afspraken;
• je hebt een klantgerichte en proactieve houding. Je vraagt door naar de wensen van de manager en/of medewerkers en maakt duidelijke afspraken die je nakomt;
• je bent flexibel en stressbestendig. Je kunt snel en gedegen schakelen en je vindt het leuk om in een dynamische omgeving te werken.
  
  Wij vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom voelt om te solliciteren. Herken je jezelf niet in alle punten, maar denk je dat deze functie bij je past? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

en tot de mogelijkheden, afhankelijk van je rooster! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Voor deze vacature:

De selectiegesprekken vinden plaats tussen 20-28 mei 2026. De gesprekken vinden fysiek plaats bij OCW, Rijnstraat 50 in Den Haag.

• Het secretariaat werkt in de regel ministens drie dagen per week op kantoor, indeling hiervan is op basis van het rooster.
• De dinsdag en donderdag zijn de teamdagen.
• Wij beoordelen de binnengekomen reacties doorlopend en voeren gedurende de procedure gesprekken met geschikte kandidaten. Solliciteer daarom snel. Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Algemeen:
De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.

• We streven er naar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Managementondersteuner​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Organisatieomschrijving

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Organisatie-URL

https://www.werkenvoornederland.nl/organisaties/ministerie-van-onderwijs-cultuur-en-wetenschap

Afdelingsnaam

Media en Creatieve Industrie

Afdelingsomschrijving

Je komt te werken in een klein team met een open en informele sfeer. Het secretariaat bestaat uit vier managementondersteuners en een directiesecretaresse (jij). Met elkaar ondersteunen zij 6 MT-leden en circa 80 beleidsmedewerkers (juridisch, beleid of financiele medewerkers). Het gaat hier om een veelzijdige drukke functie, met veel verantwoordelijkheden.

De managementondersteuners worden hiërarchisch aangestuurd door hun MT-lid. De dagelijkse coördinatie gaat verzorgd worden door de directiesecretaresse.

De directie Media & Creatieve Industrie (circa 80 fte) bestaat uit 4 afdelingen: de afdeling Creatieve Industrie (CI), de afdeling Mediabeleid (MB), de afdeling Archieven, Bibliotheken en Letteren (ABL) en de afdeling Financiën en Control (F&C).

Er wordt veel gewerkt in multidisciplinaire teams. In de directie hebben we een informele, open cultuur met korte lijnen. Professionaliteit, openheid, samenwerken en flexibiliteit zijn belangrijke uitgangspunten. Er is ruimte voor het nemen van eigen verantwoordelijkheid en aandacht voor professionele ontwikkeling. Jouw ontwikkeling ondersteunen we zo goed mogelijk.

Afdeling-URL

www.werkenbijocw.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Ernest Slot (Hoofd Mediabeleid) (tot 8 mei)

06-11038720

Suzanne Hafidi-Gevers (vanaf 8 mei)

06-52595551

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
wervingselectie@minocw.nl