Directiesecretaris

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Spreekt het jou aan om te werken aan bedrijfsvoeringsopgaven én een team verder te ontwikkelen? Heb jij talent voor structuur en organisatie, en neem je graag een leidinggevende rol op je? Dan is deze functie iets voor jou.

De directie mbo zoekt een directiesecretaris die niet alleen het secretariaatsteam aanstuurt en de directie ondersteunt, maar ook een belangrijke rol speelt in het organiseren en verbeteren van bedrijfsvoeringstaken voor het DG Hoger onderwijs, Beroepsonderwijs, Wetenschap en Emancipatie (DGHBWE).

Doel van de functie

In deze rol ben jij verantwoordelijk voor een goed georganiseerde en toekomstbestendige Secretariaat  binnen de directie mbo. Je geeft leiding aan het secretariaatsteam en de beleidsondersteuner (bedrijfsvoering), en zorgt dat processen soepel en effectief verlopen.

Daarnaast krijg je de kans om DG-breed impact te maken: je organiseert en verbetert een aantal bedrijfsvoeringstaken voor het hele DGHBWE. Daarmee draag je direct bij aan een organisatie die optimaal kan presteren voor onderwijs, onderzoek en emancipatie in Nederland.

Samen met andere directies werk je aan het verder professionaliseren van de bedrijfsvoering. Jij doet dit in opdracht van het MT DGHBWE, met ruimte om zelf met voorstellen te komen en verbeteringen in gang te zetten.

Wat ga je doen?

Je werkt aan drie hoofdopgaven:

1. Leidinggeven en teamontwikkeling

Je bent eindverantwoordelijk voor het secretariaatsteam en de beleidsondersteuner van de directie mbo. Het betreft een pilot; bij een positieve evaluatie  worden deze taken structureel geformaliseerd.

• Je stimuleert de ontwikkeling van zowel het team als de individuele medewerkers.
• Je zorgt voor een prettige, professionele werkomgeving.
• De dagelijkse aansturing ligt bij de teamleider secretariaat; jij vervult de hiërarchische en ontwikkelgerichte rol.

2. Organiseren van DG-brede bedrijfsvoering

Je coördineert en verbetert een aantal belangrijke taken die directie-overstijgend worden uitgevoerd, deze DG-brede uitvoering bevindt zich in een pilotfase:

• Huisvesting en facilitaire zaken: je coördineert uitvragen en vertegenwoordigt het DG in overleggen. Je speelt een belangrijke rol in de voorbereiding van de verhuizing van OCW.
• ICT: je beoordeelt aanvragen, verzorgt communicatie en bent een aanspreekpunt voor collega’s.
• HR-taken: je helpt processen zoals onboarding en voorzieningen efficiënter en centraler te organiseren.

3. Verbeteren van de informatiehuishouding

Je werkt samen met de coördinator informatiehuishouding aan een belangrijke DG-brede opgave: het op orde brengen en verbeteren van informatiebeheer.

• Je bent medeverantwoordelijk voor deze verbetering.

Jouw rol in het geheel

Je werkt voor Directie MBO en in opdracht van het MT DGHBWE krijg je de ruimte om bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering. Je verbindt mensen, brengt structuur aan en zorgt dat samenwerking tussen directies daadwerkelijk resultaat oplevert.

Functie-eisen

• je hebt aantoonbare ervaring met de bedrijfsvoering binnen de Rijksoverheid;
• resultaatgericht en analyseren: je werkt op basis van analyse en gestructureerd aan het centraliseren van de bedrijfsvoeringstaken. De wens van het MTDG is dat de centralisatie zo snel mogelijk van de grond komt;
• executiekracht en organisatiesensitiviteit: de bedrijfsvoering wordt op dit moment verschillend door de directies uitgevoerd, het gezamenlijk organiseren is dus ook een veranderopdracht. Als directiesecretaris sta je goed in verbinding met de verschillende directies, je kent hun wensen en hebt de kracht om veranderingen door te voeren;
• initiatief en moed: je herkent waar verbetering mogelijk is en schroomt niet verbetervoorstellen te doen en voor je ideeën te staan;
• ontwikkelings- en mensgericht: als leidinggevende investeer je in de ontwikkeling van medewerkers, daarbij heb je oog voor zowel het individu als het team.

Solliciteren?
In het kader van inclusief werven en selecteren vragen we je om een brief te schrijven waarin je de onderstaande 3 vragen beantwoordt.

1. Waarom vind je het leuk om leidinggeven te combineren met zelf meewerken aan de uitvoering van de taken?
2. Hoe past deze functie bij de ontwikkeling die je wilt doormaken de komende jaren?
3. Heb je een voorbeeld waarin je verantwoordelijk was voor een verbetering in de bedrijfsvoering?

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Voor deze vacature:

• De selectiegesprekken vinden plaats in de eerste helft van april op ons kantoor in Den Haag. 
• De donderdag is de vaste teamdag op kantoor, je bent meer dan 50% op kantoor. 
• Je komt in dienst bij de directie mbo en werkt deels voor het hele DG.
• De inschaling voor deze functie vindt in principe plaats in schaal 12, afhankelijk van kennis en ervaring. In uitzonderlijke gevallen kan, bij zeer ruime ervaring en bewezen geschiktheid, inschaling in schaal 13 worden overwogen.
• Deze functie wordt ingevuld als pilot tot en met eind 2026. De invulling en positionering van de rol, inclusief de wijze waarop het secretariaat wordt gecoördineerd, worden in deze periode geëvalueerd in afstemming met de ondernemingsraad. Er is geen sprake van structurele hiërarchische aansturing van een bedrijfsbureau.
• We streven er naar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• Wij beoordelen de binnengekomen reacties doorlopend en voeren gedurende de procedure gesprekken met geschikte kandidaten. Solliciteer daarom snel. Wij behouden ons het recht voor de vacature eerder te sluiten wanneer wij een geschikte kandidaat hebben gevonden.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen worden overgenomen met behoud van de huidige contractvorm.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Algemeen: 

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Manager​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Organisatieomschrijving

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Organisatie-URL

https://www.werkenvoornederland.nl/organisaties/ministerie-van-onderwijs-cultuur-en-wetenschap

Afdelingsnaam

Mbo

Afdelingsomschrijving

Binnen de directie mbo zijn ongeveer 80 collega’s werkzaam. Onze directie ontwikkelt en realiseert onderwijsbeleid voor het hele middelbaar beroepsonderwijs in (Caribisch) Nederland. Dit toen we met tien themateams die ieder een eigen (beleids)focus hebben. Ons gezamenlijke doel? Zorgen voor een toekomstbestendig en toegankelijk middelbaar beroepsonderwijs van goede kwaliteit.

We zijn een middelgrote directie. We kennen elkaar goed en de sfeer is heel open en persoonlijk. Oprechte aandacht voor elkaar vinden we belangrijk en ook buiten kantoor hebben we regelmatig contact en doen leuke dingen met elkaar. Iedereen heeft veel ruimte en vrijheid om zijn of haar werk naar eigen inzicht in te vullen en we helpen elkaar waar nodig voor het beste gezamenlijke resultaat. We zijn een hechte directie waar we hard werken, maar ook de tijd nemen voor ontspanning en om onze successen met elkaar te delen.

Het DGHBWE werkt aan het vervolgonderwijs (mbo, hbo, wo), het onderzoeks- en wetenschapsbeleid en emancipatie voor Nederland. Klik hier voor meer informatie over de verschillende de directies.

Afdeling-URL

www.werkenbijocw.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Henrike Karreman (directeur mbo)

06-48010234

Boudewijn Bakker (MT-lid directie mbo)

06-52872614

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
wervingselectie@minocw.nl