Directiesecretaris

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

De wereld is volop in beweging. Als de directie verantwoordelijk voor de Europese en internationale beïnvloeding van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, betekent dit veel voor de werkzaamheden en dynamiek binnen de directie Europese en Internationale Zaken (DEIZ).

DEIZ is op zoek naar een directiesecretaris die zorgt voor een soepele ondersteuning van deze dynamische directie waarin we vier bewindspersonen ondersteunen. In deze functie werk je nauw samen met het managementteam (MT) en lever je een belangrijke bijdrage aan een goed georganiseerde bedrijfsvoering. 

Als directiesecretaris ben je de rechterhand van het MT op het gebied van bedrijfsvoering. Je zorgt voor overzicht, structuur en samenhang en draagt bij aan het soepel laten verlopen van processen.

Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de wekelijkse MT-vergaderingen: agendering, uitnodigen gasten, verslaglegging en opvolgen van afspraken en acties.
Je coördineert eventuele input van DEIZ (aan de SG) voor de overleggen van de Bestuursraad en draagt zorg dat de SGO-voorbereiding voor agendaonderwerpen die bij DEIZ belegd zijn snel en zorgvuldig wordt opgepakt.
Je bewaakt de planning- en controlcyclus en ondersteunt het MT voor zaken rondom budget.
Je coördineert de jaarplanning, bewaakt de uitvoering en stelt het jaarverslag op.
Je volgt relevante ontwikkelingen die impact hebben op de organisatie en werkwijze van DEIZ, zoals op het gebied van formatie, financiën, personeel, huisvesting, informatiehuishouding en ICT.
Je bent verantwoordelijk voor een zorgvuldige archivering en ontsluiting van documenten en vergaderstukken en bent daarvoor contactpersoon voor de SIRIS-collega's.
Je bent verantwoordelijk voor het borgen van informatiebeveiliging en privacy binnen de directie alsook de jaarlijkse rapportering over portfoliomanagement, integrale beveiliging en privacy en over eventuele veiligheidsrisico's en te beschermen belangen (RaMin).
Je bent eerste aanspreekpunt voor WOO-verzoeken die (deels) ter behandeling van DEIZ zijn.
Je zorgt ervoor dat burgercorrespondentie snel wordt toebedeeld aan en adequaat wordt opgevolgd door de verantwoordelijk medewerker binnen DEIZ.
Je bent verantwoordelijk voor een zorgvuldige on- en offboarding van medewerkers.
Je organiseert, samen met andere medewerkers binnen de directie, directiebijeenkomsten en andere evenementen.

Functie-eisen

Je bent nauwkeurig en accuraat en kunt goed plannen en organiseren. Je bent stressbestendig, oplossings- en resultaatgericht. Je hebt kennis van en het liefst ervaring met bedrijfsvoering en ondersteunende processen (personeel, financiën, informatievoorziening, etc.). Daarnaast beschik je over adviesvaardigheden waaronder goede (mondelinge en schriftelijke) rapportering.

Competenties:

• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Omgevingsbewustzijn
• Samenwerken

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een  afrondend arbeidsvoorwaardengesprek.
• Het inwinnen van referenties of een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Wat bieden wij jou nog meer:

• Een prettige werkomgeving met goede faciliteiten op loopafstand van het centraal station.
• Volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen en te specialiseren.
• Wij vinden een goede balans tussen je professionele en privéleven belangrijk. Werktijden zijn, in onderling overleg, flexibel in te delen.
• Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden; je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat werkt samen met haar partners aan een innovatief én ondernemend Nederland en een sterke, weerbare economie, die iedereen kansen biedt. Ondernemers en bedrijven moeten kunnen rekenen op een stabiel en voorspelbaar ondernemersklimaat. We zoeken daarbij steeds de beste balans tussen de belangen van bedrijven, consumenten en de omgeving. 

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt het ministerie effectiever, innovatiever en het werk leuker.

Organisatie-URL

www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-economische-zaken

Afdelingsnaam

Staf

Afdelingsomschrijving

Werken bij de directie Europese en Internationale Zaken (DEIZ) van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) staat gelijk aan werken in een internationale, politieke én dynamische omgeving. Met een internationale, strategische en brede blik kijken we bij DEIZ naar de thema’s die EZK raken, zoals klimaat, energie, de digitale transitie, industrie en geopolitiek. Onze missie: wij opereren strategisch en samenwerkingsgericht in de EU en daarbuiten voor een duurzaam, digitaal en concurrerend Nederland.

Wat speelt op de Europese en internationale agenda, speelt bij ons. Wij leggen verbanden tussen onderwerpen die EZK, maar ook andere ministeries, aangaan en maken onze collega’s hiervan bewust. DEIZ heeft een agenderende, coördinerende en adviserende rol bij het vaststellen en uitdragen van de Nederlandse inbreng in EU-dossiers. Daarnaast werken we volop samen met de vakinhoudelijke specialisten van EZK en andere departementen om onze bewindspersonen te voorzien van heldere en daadkrachtige adviezen. De economische afdeling van de Permanente Vertegenwoordiging bij de EU in Brussel maakt deel uit van DEIZ. We onderhouden daarnaast contacten met de posten, de Europese instellingen en op hoofdstedenniveau met andere lidstaten.

DEIZ bestaat uit ongeveer 30 medewerkers, verdeeld over verschillende teams: Concurrentievermogen, Digitaal, Klimaat en Energie, Economische en Financiële zaken, EU-Coördinatie, Beïnvloeding, Extern en de economische afdeling van de PVEU. 
De meeste DEIZ-medewerkers opereren in verschillende teams, hetgeen de kruisbestuiving ten goede komt en tekenend is voor de flexibele inzet binnen de directie. Wat onze directie verder kenmerkt? Een omgeving die bruist van de energie, waarbij iedereen een stapje extra zet, graag uitgedaagd wordt én legio kansen krijgt zichzelf in snel tempo breed te ontwikkelen. Vaak gaat het bij DEIZ om grote belangen en dossiers die de gehele maatschappij raken. Wij overzien dit uitdagende krachtenveld, brengen thema’s met elkaar in verband en brengen de juiste mensen bij elkaar. Zodat we tot de juiste Europese en internationale boodschappen komen. Dit alles in een open en informele sfeer, waarbij we voor elkaar inspringen als het nodig is. 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Nanja Piek, Plv. Directeur DEIZ
f.j.piek@minezk.nl
06-15296188

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Iris Eveleens (Senior adviseur recruitment & mobiliteit)
i.m.eveleens@minezk.nl
06-11869487