Management secretaresse

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Wat doe je als management secretaresse?
Als managementondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het Air Mobility Command en zorg je ervoor dat de Commandant en Sectiehoofden optimaal worden ondersteund bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je verleent secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning en draagt bij aan een efficiënte informatievoorziening en bedrijfsvoering.

Je beheert agenda’s, plant afspraken en bewaakt prioriteiten. Daarnaast beoordeel je inkomende correspondentie op urgentie en belang, verzorg je de afhandeling van poststromen en zorg je ervoor dat relevante informatie tijdig beschikbaar is. Je onderhoudt contacten met interne en externe relaties en fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, samenwerkingspartners en bezoekers. Daarbij vervul je een verbindende rol tussen leidinggevenden, medewerkers en externe instanties.

Je organiseert en ondersteunt vergaderingen, werkbezoeken en delegaties. Hierbij verzorg je de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van actiepunten. Ook draag je zorg voor het opstellen, redigeren en controleren van correspondentie, nota’s, memo’s en andere documenten, waarbij je let op kwaliteit, huisstijl en correcte taalvoering.

Daarnaast lever je een belangrijke bijdrage aan de administratieve en organisatorische processen binnen de staf. Je verzamelt en verwerkt gegevens ten behoeve van managementinformatie, bewaakt de voortgang van afspraken en besluitvorming en signaleert knelpunten in werkprocessen. Door jouw proactieve houding en organisatorisch inzicht zorg je ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen en dat leidinggevenden tijdig worden geïnformeerd over relevante ontwikkelingen en aandachtspunten.

Met jouw nauwkeurigheid, dienstverlenende instelling en organisatorische vaardigheden draag je dagelijks bij aan een effectieve ondersteuning van het management en een goed functionerende organisatie.

Functie-eisen

• Je hebt MBO-4 werk- en denkniveau;
• Je hebt relevante werkervaring;
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheid in het Nederlands en Engels;
• Je voelt bestuurlijke en organisatorische verhoudingen goed aan en gaat integer en zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• Je bent sociaal vaardig en beschikt over goede communicatieve vaardigheden;
• Daarnaast heb je goede organisatorische vaardigheden , een proactieve werkhouding en werk je graag met anderen samen.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Een verplicht veiligheidsonderzoek en referentiecheck (op verzoek) maken deel uit van de selectieprocedure;
• Je dient de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen;
• Je hebt een Nederlandse nationaliteit.

De sluitingsdatum van de vacature is bindend, indien je niet op tijd reageert kunnen wij jouw sollicitatie niet in behandeling nemen.

• Het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden. Het kan na de sluitingsdatum daarom dat u wat langer moet wachten op een bericht van ons;
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

https://www.defensie.nl/organisatie/luchtmacht

Afdelingsnaam

Koninklijke Luchtmacht

Afdelingsomschrijving

De management secretaresse is werkzaam binnen Bureau Adjudant van het Air Mobility Command en bestaat op dit moment uit vijf medewerkers, zowel burgers als militairen. De taak van de afdeling is het leveren van effectieve en efficiënte organisatorische secretariële en persoonlijke ondersteuning van de Commandant/Sectiehoofden.

Afdeling-URL

https://www.defensie.nl/organisatie/luchtmacht

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Tim Schepers
tfl.schepers@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

amc.werving@mindef.nl