Expert Service center Informatiebeheer P-dossiers

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Bij P-Direkt staat continu verbeteren centraal. Om dit in de praktijk te brengen zijn wij op zoek naar experts binnen verschillende teams die vanuit hun inhoudelijke kennis gevraagd en ongevraagd advies kunnen geven over het verbeteren van onze processen. Binnen deze rol ga jij je richten op Informatiebeheer P-dossiers. Zie jij deze sleutelpositie zitten? Mooi! Dan zijn wij op zoek naar jou!

Onze collega’s binnen het contactcenter beantwoorden vragen van medewerkers van de gehele Rijksoverheid op het gebied van personeels- en salarisadministratie. Dat doen ze telefonisch, via mail of per chat. Daarbij zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van inkomende contracten en zetten we vragen buiten ons vakgebied door naar de juiste afdeling. Dit is ook de basis waarin jij als expert binnen ons contactcenter start. Zo kom je in de praktijk allerlei vragen op het gebied van HR tegen.

Zodra je helemaal bent ingewerkt heb jij alle kennis in huis om onze uitvoeringsprocessen onder de loep te nemen. Dit doe je binnen jouw eigen teams, maar je sluit ook als adviseur aan bij afdeling overstijgende projecten. Aangezien jij op meerdere expertisegebieden kennis hebt, kun je de meer complexe tweedelijns vragen van verschillende teams behandelen. Je schakelt binnen de organisatie met diverse collega’s en vangt signalen op. Vanuit je eigen inzichten en kennis, maar ook vanuit die van je team, pak je deze signalen op en handel je hiernaar. Je toetst interne uitvoeringsvoornemens en -besluiten en beoordeelt de consequenties daarvan. Om jouw kennis verder binnen de organisatie te delen verzorg je trainingen en workshops. Daarnaast stel je managementrapportages op, voer je analyses en berekeningen uit en maak je overzichten op maat. 

Aan de hand van de vragen van medewerkers en leidinggevenden verdiep je je in de beheerprocessen met betrekking tot personeelsdossiers. Je lost datalekken op en rapporteert deze aan het Security Office. Je geeft actief feedback en fungeert als vraagbaak op de afdeling. Ook ondersteun je de verschillende zorgdragers in de processen Vervanging en Digitale vernietiging. Je wordt actief betrokken bij de (her)inrichting van processen en het schrijven van werkinstructies. In samenwerking met de skill experts ben je de spil in het web om de afdeling P-Informatie goed te laten draaien. Zo signaleer je verbeterpunten en doe je onderbouwde voorstellen om deze op te lossen. Ook kun je klachten afhandelen. 

Functie-eisen

Je wilt resultaat boeken, voor jezelf, maar vooral voor de klant. Je hebt kennis van verschillende teams binnen ons contactcenter en communiceert mondeling en schriftelijk goed. Bij weerstand ben je in staat van stijl te wisselen en je vindt het leuk om met verschillende klanten om te gaan. Doelen behalen geeft je energie, terwijl dat niet ten koste gaat van de kwaliteit van je werk. Je kunt hoofd- van bijzaken scheiden en brengt structuur aan in grote hoeveelheden informatie. 

Je bent gewend om samen te werken. Je ziet doorlopend kansen om de klant nog beter van dienst te zijn en praat daarover met je collega's zodat die ideeën concreet vorm krijgen. Je neemt initiatief en vraagt door.  Je komt je afspraken na, je toetst de kwaliteit van je eigen werk, je waardeert feedback en je bent in staat om anderen opbouwend aan te spreken op verbeterpunten. Deze functie is voor jou niet het eindpunt: bij ons krijg je de kans je verder te ontwikkelen en door te groeien. 

Wat wij verder van jou vragen:

• Je hebt aantoonbaar Hbo- werk- en denkniveau (afgeronde opleiding of assessment)
• Je hebt een opleiding afgerond op het gebied van kennisinformatie of informatiebeheer. 
• Je bent bekend met de portal en de overige systemen waar wij mee werken. 
• Je kent de organisatie goed en bent je bewust van de interne verhoudingen. 
• Je hebt kennis van wet- en regelgeving rondom personeelsbeheer, arbeidsvoorwaarden, ambtenarenrecht en salarisadministratie.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof, of verlof juist omzetten in budget. Of je kunt het besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

O&P Rijk vindt het belangrijk om een goede afspiegeling van de samenleving te zijn en werkt daarom actief aan een divers personeelsbestand binnen een inclusieve organisatie. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt – niet ondanks maar dankzij de verschillen. Het is dan ook mogelijk om in je sollicitatie alleen die gegevens te noemen die je relevant vindt voor de functie. Want ook zonder bijvoorbeeld je naam, je leeftijd of je geboorteplaats kunnen wij een goede inschatting maken of je in aanmerking komt voor een sollicitatiegesprek.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Organisatie en Personeel Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)

Organisatieomschrijving

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is dé hr-dienstverlener voor de Rijksoverheid. We bieden een breed palet aan producten en diensten op het gebied van organisatie en personeel voor medewerkers, managers en hr-directies van de Rijksoverheid. Van loopbaancoaching en bedrijfszorg tot diversiteit en inclusie, arbeidsjuristen en salarisbetaling: al deze taken zijn bij ons ondergebracht.

Onze missie? Wij zorgen ervoor dat meer dan 155.000 rijksambtenaren optimaal kunnen werken, zodat zij zich elke dag opnieuw kunnen inzetten voor een beter Nederland. Als organisatie gaan wij multidisciplinair en betrouwbaar te werk. De efficiënte verwerking van grootschalige HR-processen én zorgvuldige begeleiding van individuele cases is bij ons in deskundige handen. 

Wij zijn een shared service organisatie en vallen onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Onze ruim 2.000 medewerkers werken op verschillende locaties en in alle provincies van Nederland. En leuk om te weten: we hebben ook een locatie op Bonaire.
 

Organisatie-URL

https://www.oprijk.nl/

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

O&P Rijk | P-Direkt levert diensten op het snijvlak van HR en ICT voor 155.000 medewerkers, managers, beleidsmakers en HR-professionals die werken binnen de Rijksoverheid. Deze dienstverlening is modern, efficiënt, betrouwbaar en direct toegankelijk. Belangrijke eindproducten zijn salarisbetaling en informatievoorziening.

Het contactcenter heeft als doel de rijksambtenaar telefonisch, per mail of via de app te ondersteunen met het moeiteloos regelen van personeels- en salariszaken. Daarnaast verwerken we aangeleverde opdrachten in het P-Direktportaal. Al deze werkzaamheden doet het contactcenter met ruim 450 enthousiaste medewerkers, verspreid over Den Haag, Zwolle en Bonaire.

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Jacoba Gjaltema
jacoba.gjaltema@p-direkt.minbzk.nl
06 - 29 59 79 44

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Ban van Mourik
Bas.mourik@p-direkt.minbzk.nl
0615178902

Laura Nieuwenburg
Laura.Nieuwenburg@p-direkt.minbzk.nl
0625369367