Facilitair manager

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Door inzicht te geven in het verleden van ons land, dienen we bij het Nationaal Archief ieders recht op informatie. Om dat te bereiken, is het van belang dat de facilitaire ondersteuning en het beheer van onze archiefbewaarplaats, publieks- en kantoorruimtes in onze panden uitmuntend geregeld zijn. Dat is precies waarvoor jij je als facilitair manager inzet. Met jouw gevarieerde takenpakket zorg je op onze locatie in Den Haag dat medewerkers hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. En dat bezoekers optimaal toegang krijgen tot ons nationaal geheugen.

Samen met de andere leden van het team Facilitair ben je verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening bij het Nationaal Archief. In de volle breedte: van het in goede banen leiden van de post, schoonmaak en catering tot het plannen van groot onderhoud aan het gebouw. Je zorgt dat alle facilitaire taken adequaat, veilig en efficiënt worden uitgevoerd. Hierbij ben je het aanspreekpunt voor het management van het Nationaal Archief, het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de coördinator van onze locatie in Emmen. Ook heb je contact met leveranciers en dienstverleners als de Rijksschoonmaakorganisatie en de Rijksbeveiligingsorganisatie, waarbij je de regie voert over de dienstverlening en hierover afspraken maakt.

Wat jouw baan extra interessant maakt? We nemen óók de facilitaire dienstverlening op ons van de acht inwonende cultuur- en onderwijsorganisaties in ons Haagse pand. Voor deze partijen ben jij het facilitaire aanspreekpunt. Je onderhoudt een goede relatie met deze organisaties en borgt de kwaliteit van de dienstverlening. Ook zorg je dat zij op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen en projecten die jij begeleidt. Denk hierbij aan groot onderhoud aan of nog betere beveiliging van het pand. Of, en dat is nu natuurlijk erg actueel, de implementatie van een nieuwe manier van werken vanwege het coronavirus. Bij al deze trajecten zoek je uit wat er moet gebeuren, regel je de eventuele inhuur van partijen en zorg je voor heldere communicatie richting alle betrokkenen.

En dat is nog niet alles. De gebouwen van het Nationaal Archief zijn specialty-panden. Dat houdt in dat we, in afstemming met het Rijksvastgoedbedrijf en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, zelf verantwoordelijk zijn voor het inhoudelijk opdrachtgeverschap en de financiering van gebouw gebonden projecten. Hierbij zorg jij als aanspreekpunt voor afstemming met het Rijksvastgoedbedrijf over gebouwbeheer en huisvestingsprojecten. Kortom: jij bent van grote facilitaire waarde voor het Nationaal Archief.

Functie-eisen

Onze organisatie op facilitair vlak ondersteunen en daarmee zorgen dat de medewerkers hun werk optimaal kunnen uitvoeren: jij zet je er graag voor in. Door collega’s van het Nationaal Archief én partijen buiten onze organisatie word je gezien als een deskundige partner die zich altijd aan afspraken houdt en met wie het fijn samenwerken is. Naast het initiatief dat je toont om de terugkerende facilitaire processen waar mogelijk te verbeteren, denk je actief mee over nieuwe ontwikkelingen en hoe we die een plek kunnen geven in de organisatie. Hierbij heb je altijd oog voor de belangen die er (kunnen) spelen en kun je mensen adviseren en overtuigen van je standpunten.

Verder heb je:

• Afgeronde HBO-opleiding in de richting van Facility Management.
• Aantoonbare ervaring als facilitair manager.
• Aantoonbare kennis van facilitair management, gebouwbeheer en onderhoud.
• Ervaring met het coördineren en aansturen van teams.
• Ervaring met het adviseren, begeleiden en ondersteunen van het (lijn)management van een organisatie.
• Ervaring met de totstandkoming en implementatie van producten, diensten, beleid en processen.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Klaar om te solliciteren? Reageer via de sollicitatieknop hieronder. Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Het gaat om een functie voor 36 uur per week. Bij het Nationaal Archief krijg je de mogelijkheid om je werktijden, in overleg, zelf in te delen. We zitten vlak naast station Den Haag Centraal en werken hybride; zowel op kantoor als thuis.
• De sollicitatiegesprekken vinden fysiek plaats op kantoor. In sommige gevallen kunnen de gesprekken ook in hybride vorm plaatsvinden. In overleg met jou bepalen we hoe we deze gesprekken vormgeven.
• Voor deze vacature is een gerede kandidaat in beeld.

Meer over de functiegroep

Senior Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nationaal Archief

Organisatieomschrijving

Over ons

Het Nationaal Archief is de grootste archiefinstelling van Nederland. Het recht op informatie voor de burger staat bij ons centraal. Wij geven alle burgers toegang tot informatie die zij nodig hebben. Daarom ondersteunen wij overheden om bewust om te gaan met de informatie die gemaakt wordt, informatie duurzaam te beheren en openbaar te maken.


Het Nationaal Archief voor een open en transparante overheid

Het Nationaal Archief bestaat al meer dan 200 jaar. Met meer dan 142 kilometer aan papieren archieven, 300.000 kaarten en tekeningen, ruim 15 miljoen foto’s en 1,2 miljoen gigabyte aan digitale bestanden maakt het Nationaal Archief geschiedenis toegankelijk voor iedereen. Je kunt bij het Nationaal Archief deze authentieke bronnen in zien, onderzoeken en telkens weer opnieuw bekijken. Zo krijgen we inzicht in ons verleden en kunnen we begrijpen hoe de samenleving zich ontwikkelt.

Samen met andere archieven en overheidsorganisaties zorgen we ervoor dat ook de informatie van vandaag toegankelijk voor burgers is en blijft, nu en in de verre toekomst. Transparantie en openbaarheid van informatie is belangrijker dan ooit. Als expertisecentrum zet het Nationaal Archief daarom graag haar kennis en ervaring in om de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties te verbeteren.

Het Nationaal Archief wil op die manier dichterbij de burger komen, om mensen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn bij de toegang tot informatie. Informatie uit de archieven beschikbaar is, innovatief en op maat, online en op locatie in onze gebouwen in Den Haag en Emmen. De archieven worden ook gebruikt voor tentoonstellingen (bij het Nationaal Archief en elders) en voor een breed educatieprogramma.


Diversiteit en inclusie

We willen er zijn voor iedereen. Daarom zetten we stappen om een inclusiever archief te worden. Het Nationaal Archief bevordert een inclusieve cultuur waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. Hierbij staan openheid naar elkaar, transparantie in wat we doen en sensitiviteit voor wat in de maatschappij speelt voorop. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden.

Organisatie-URL

www.nationaalarchief.nl

Afdelingsnaam

Bestuurszaken en Bedrijfsvoering

Afdelingsomschrijving

De zestig medewerkers van de afdeling Bestuurszaken en Bedrijfsvoering zorgen ervoor dat alle medewerkers van het Nationaal Archief hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Naast bedrijfsvoeringstaken voeren we taken op het gebied van bestuurlijke en juridische advisering en bestuursondersteuning uit. We hebben een adviserende, faciliterende en uitvoerende rol én zijn partner in business. Zo adviseren we de organisatie met betrekking tot financiën, inkoop, facilitaire zaken en personeel en organisatie. Ook bewaken we de aansluiting bij ministerie- en rijksbrede ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering.

Binnen de afdeling – en eigenlijk de hele organisatie – heerst een informele sfeer. De lijnen zijn kort en collega’s zijn erg benaderbaar voor hulp en vragen. We durven kritisch te zijn op ons werk, omdat we weten wat het beste is voor het Nationaal Archief. We werken deels thuis en deels op kantoor, en hebben aandacht voor de verbinding met elkaar. Zo hebben we periodiek afdelingsoverleg om van elkaar te horen wat er speelt op werkgebied. En om ook op persoonlijk vlak bij elkaar betrokken te blijven, organiseren we regelmatig sociale activiteiten.

Afdeling-URL

www.nationaalarchief.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Arne Kagie, Teammanager Bedrijfsvoering

06-21298746

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Merida Oemar-Rotsburg, Hr adviseur

06-55267956