Functioneel Beheerder Topdesk

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Wil jij bijdragen aan de verbetering van onze bedrijfsvoering en de ondersteuning van duizenden collega’s binnen de ministeries van Economische Zaken, Klimaat & Groene Groei en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid & Natuur? Heb jij oog voor de mens achter de techniek én de technische expertise om TOPdesk end-to-end te beheren en door te ontwikkelen? Dan hebben wij de functie waarin je beide kanten volledig kunt inzetten.

Als Functioneel Beheerder TOPdesk ben je de verbindende schakel tussen gebruikers en techniek. Je zorgt dat TOPdesk optimaal wordt ingericht, beheerd en verder ontwikkeld, zodat processen als meldingen, wijzigingen en assetmanagement soepel verlopen. Je werkt daarbij nauw samen met key-users, proceseigenaren, leveranciers en technische teams. Jouw rol combineert functioneel beheer, technische verdieping en gebruikersadoptie.

Wat ga je doen?
Je neemt eigenaarschap over TOPdesk en bent verantwoordelijk voor het dagelijks beheer én de doorontwikkeling. Daarbij:

• Draag je zorg voor de inrichting en het operationeel beheer, inclusief OTAP, releasemanagement, autorisaties, monitoring en lifecyclebeheer.
• Ontwerp, bouw en beheer je actiereeksen en integraties, bijvoorbeeld via REST API/FIQL en JSON, met oog voor logging, foutafhandeling en performance.
• Richt je processen en modules in (Meldingen, Wijzigingen, Assetmanagement, Self Service Portaal, Actiebeheer) en beheer je mailtemplates (HTML/Freemarker).
• Borg je datakwaliteit en datamodellering binnen de Asset/CMDB, inclusief lifecycle en importtemplates.
• Ondersteun je gebruikers met trainingen, documentatie en toegankelijke handleidingen.
• Begeleid je testen, bewaak je de livegang van wijzigingen en voer je structurele verbeteringen door.
• Vertaal je wensen uit de organisatie naar heldere requirements en werk je samen met de Product Owner aan backlogbeheer en prioritering.

Waar kom je te werken?
Je sluit je aan bij een hecht team van vijf collega’s binnen het domein Personeel & Processen. Samen beheren jullie generieke bedrijfsvoeringsapplicaties die direct impact hebben op de werkprocessen van beide ministeries. Binnen dit team staat samenwerking en kennisdeling centraal en kun je rekenen op een betrokken en collegiale sfeer.
We werken hybride: minimaal twee dagen per week in Den Haag, de overige dagen kun je flexibel invullen.

Wat bieden wij jou?
Bij ons maak je direct impact: jouw werk draagt zichtbaar bij aan de kwaliteit van de dienstverlening binnen twee ministeries. Tegelijkertijd krijg je volop de kans om jezelf te ontwikkelen. Je kunt trainingen en opleidingen volgen, nieuwe applicaties en modules leren kennen en je expertise verder verdiepen.

We vinden het belangrijk dat je werk en privé goed in balans blijven. Daarom bieden we hybride werken, waarbij je minimaal twee dagen per week op kantoor in Den Haag aanwezig bent en de overige dagen flexibel kunt invullen. Ook werktijden stemmen we zoveel mogelijk af op jouw persoonlijke situatie.

Daarnaast kom je terecht in een deskundig en collegiaal team waarin kennisdelen en samenwerking centraal staan. We geloven dat diversiteit ons sterker maakt en geven iedereen gelijke kansen om te groeien. Jouw unieke achtergrond, talent en ervaring zijn daarbij van grote waarde.

Functie-eisen

We zoeken iemand die stevig in het vak staat, verbinding weet te leggen tussen mens en techniek en energie krijgt van het verbeteren van processen. Je bent nieuwsgierig naar de behoeften van gebruikers, werkt gestructureerd en kunt schakelen tussen functionele wensen en technische mogelijkheden. Je hoeft niet overal expert in te zijn, maar je hebt de motivatie om je snel nieuwe kennis eigen te maken. Daarnaast herken je jezelf in de meeste van onderstaande punten:

• Je hebt aantoonbare ervaring met functioneel beheer en minimaal 4–5 jaar gewerkt met TOPdesk op applicatiebeheer- of consultancyniveau, of je hebt de ambitie om je dit snel eigen te maken.
• Je beschikt over een relevant hbo/wo-diploma (bijvoorbeeld in Business IT) of vergelijkbaar werk- en denkniveau, en je bent bereid om benodigde trainingen en certificeringen te volgen, zoals ITIL 4 Foundation of TOPdesk Academy-modules.
• Je hebt kennis van en ervaring met releasemanagement (OTAP, rollbackstrategieën), actiereeksen en integraties (REST API/FIQL, JSON, authenticatie zoals SAML of OAuth2) en datamodellering binnen Asset/CMDB.
• Je bent vaardig in het schrijven van documentatie en het geven van trainingen of instructies, en je kunt helder communiceren met zowel gebruikers als technische teams.
• Je werkt klantgericht en proactief: je ziet kansen voor verbetering, neemt initiatief en draagt met plezier bij aan samenwerking binnen een team en met de organisatie.

Ervaring met rapportages/BI, user experience, Jira, Agile/Scrum of kennis van AVG/BIO in een overheidscontext zijn daarbij mooie pluspunten.

Competenties:

• Eigenaarschap & regie: omdat je als beheerder de continuïteit en kwaliteit van de TOPdesk-omgeving bewaakt en daarbij ook de regie voert over releases, wijzigingen en incidenten.
• Analytisch & probleemoplossend: cruciaal voor het doorgronden van incidenten, uitvoeren van root-cause analyses en structureel verbeteren van processen en datakwaliteit.
• Adviseren & stakeholdermanagement: je bent de schakel tussen gebruikers, proceseigenaren en technische teams; jouw vermogen om wensen te vertalen naar duidelijke requirements maakt het verschil.
• Security & privacy by design: in een overheidscontext zijn AVG, BIO en dataveiligheid onmisbaar; je borgt autorisaties, dataminimalisatie en compliance-risico’s.
• Samenwerken & kennisdelen: het werk doe je niet alleen: je coacht collega’s, deelt kennis en zorgt voor goede overdracht en documentatie, zodat het team als geheel sterker wordt.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek.
• Het inwinnen van referenties of een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Wat bieden wij jou nog meer:

• Een prettige werkomgeving met goede faciliteiten op loopafstand van het centraal station.
• Volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen en te specialiseren.
• Wij vinden een goede balans tussen je professionele en privéleven belangrijk. Werktijden zijn, in onderling overleg, flexibel in te delen.
• Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden; je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Na sluitingsdatum zijn de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Ministerie van Economische Zaken

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Economische Zaken werkt samen met haar partners aan een innovatief én ondernemend Nederland en een sterke, weerbare economie, die iedereen kansen biedt. Ondernemers en bedrijven moeten kunnen rekenen op een stabiel en voorspelbaar ondernemersklimaat. We zoeken daarbij steeds de beste balans tussen de belangen van bedrijven, consumenten en de omgeving. 

Het ministerie van Economische zaken werkt nauw samen met het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur en het ministerie van Klimaat en Groene Groei. Samen streven we ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt de ministeries effectiever, innovatiever en het werk leuker.

Directie Informatievoorziening (IV)

De Directie Informatievoorziening ondersteunt de medewerkers van het ministerie van Economische Zaken (EZ), Klimaat & Groene Groei (KGG) en het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Daarvoor bieden we de juiste diensten en voorzieningen op gebieden als
informatiemanagement, facilitair en huisvesting, beheer(sing) van formatie en budgetten.

Als Directie Informatievoorziening werken we voor EZ, KGG én LVVN met de nadruk op de kerndepartementen van deze organisaties. We volgen de leidraad ‘centraal wat moet, decentraal wat kan’. We stellen onze klanten centraal en stemmen onze diensten en voorzieningen daarop af. Het aanbieden en uitvoeren van diensten en voorzieningen doen we zo efficiënt en transparant mogelijk. Zo willen we onze medewerkers en organisaties maximaal toerusten om de maatschappelijke opgaven ook echt te realiseren.
Betrouwbaar, verbindend en vernieuwend zijn hierbij de kernwaarden.

Organisatie-URL

www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-economische-zaken

Afdelingsnaam

Informatiemanagement Bedrijfsvoering (IMB)

Afdelingsomschrijving

Directie Informatievoorziening
Bij de inrichting van de drie ministeries in Den Haag, Economische Zaken, Klimaat en Groene Groei, Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur, delen de ministeries een aantal zaken, zoals de directies Informatievoorziening (IV) en Mens & Organisatie (M&O). Wij werken er hard aan zowel op het gebied van de bedrijfsvoering voor de kerndepartementen als op het terrein van de concernverantwoordelijkheid voor alle LNV- en EZK-onderdelen in de uitvoering en het toezicht. Onze uitdaging voor de komende jaren? Dit verder uitbouwen en bestendigen, samen met EZ, KGG en LVVN

Afdeling Informatiemanagement Bedrijfsvoering (IMB)
De afdeling Informatiemanagement Bedrijfsvoering (IMB) adviseert en faciliteert beide kerndepartementen op de taakvelden Data en Informatie en Generieke ICT-toepassingen. Ook zorgt IMB voor het geven van sturing aan de Dienst ICT Uitvoering en andere derde partijen, voor regie en advies op het gebied van IV Project- en porfolio management, architectuur, lifecycle management, security en privacy by design en voor regie op het gebied van generieke ICT-toepassingen. Daarnaast valt programmamanagement voor grootschalige verandertrajecten onder de afdeling IMB

Cluster Functioneel Beheer Generieke ICT-toepassingen (FBG)
Bij het cluster FGG van de afdeling Informatiemanagement Bedrijfsvoering is het operationeel en tactisch functioneel beheer en informatiemanagement ondergebracht van alle concernbrede generieke bedrijfsvoeringsapplicaties.    

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Rob Lubbers
r.h.lubbers@minezk.nl
0615245835

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Robbert Pronk
r.m.n.s.pronk@minezk.nl
06-50019129