Coördinator Bedrijfsvoering bij de Service Desk Defensie (SDD)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Maak het verschil binnen de informatievoorziening van Defensie

Als Coördinator Bedrijfsvoering ben jij de verbindende schakel binnen JIVC. Jij houdt overzicht, signaleert knelpunten en zorgt dat aanvragen soepel van idee naar uitvoering gaan. Met jouw advies, eigenaarschap en organisatietalent verbind je mensen, processen en oplossingen. Zo draag jij direct bij aan een sterke informatievoorziening voor Defensie.

Als Coördinator Bedrijfsvoering ben jij het aanspreekpunt voor Defensieonderdelen die producten of diensten willen afnemen bij het Joint Informatie Voorziening Commando (JIVC). Je biedt niet alleen administratieve ondersteuning, maar denkt ook actief mee bij knelpunten in aanvragen. Jij signaleert problemen vroegtijdig en lost ze op in samenwerking met andere afdelingen.

Je bewaakt de voortgang van aanvragen en zorgt voor goede afstemming tussen betrokken partijen. Daarnaast adviseer je het management en opdrachtgevers bij onduidelijkheden en controleer je of opdrachten correct en uitvoerbaar zijn. Ook houd je zicht op de financiële kant van aanvragen en fungeer je als vraagbaak voor collega’s.

Bij urgente aanvragen – bijvoorbeeld voor missies of oefeningen – bewaak jij de voortgang extra scherp. Indien nodig escaleer je tijdig, in overleg met een senior collega of het hoofd Operations.

Tot slot geef je inhoudelijke begeleiding aan junior collega’s en help je nieuwe medewerkers snel op weg.

Functie-eisen

Kennis/Opleidingseisen: Je bent in het bezit van een MBO 4 diploma op Bedrijfskundig of administratief gebied of hebt een vergelijkbare combinatie van opleiding en werkervaring.

Ervaringseisen:

• Je hebt kennis van bedrijfsvoeringsystemen en activiteiten die geregistreerd en gerapporteerd moeten worden en ervaring met bedrijfsvoeringsystemen en het genereren van informatie uit deze systemen;
• Je hebt kennis van bedrijfsvoeringprocessen op het koppelvlak naar interne en externe suppliers;
• Inzicht in de organisatie van zowel de JIVC als Defensie;
• Je hebt kennis van producten en diensten, organisatie en processen bij JIVC;
• Je bent vaardig in het gebruiken van diverse bedrijfsvoeringsystemen en het genereren van informatie uit deze systemen;
• Je bent bereid zijn bij te blijven in het vakgebied en de daarbij te gebruiken methodieken en systemen;
• Je hebt ervaring met het begeleiden, inwerken en/of coachen van (nieuwe) collega’s.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

 #LI-JV1 #LI-Hybrid

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl/organisatie/commit

Afdelingsnaam

Commando Materieel en IT

Afdelingsomschrijving

Standplaats: Huis ter Heide
De werkzaamheden worden verricht binnen de sectie Service Desk Defensie (SDD) van de afdeling IT Continuity Center (ITCC), organisatorisch ondergebracht binnen het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC), vallend onder Commando Materieel en IT (COMMIT).
 
Service Desk Defensie (SDD)
De sectie SDD is voor de defensieonderdelen en andere klanten binnen de overheid het aanspreekpunt voor gebruikersvragen en het melden van verstoringen op het gebied van IV en IT dienstverlening. Daarnaast is de SDD voor de klant hét loket en aanspreekpunt voor IT-behoeftes. 

De SDD is een skilled helpdesk die 7*24 uur gebruikersondersteuning biedt en 1e en 2e lijns incidenten afhandelt voor met name niet-gerubriceerde IV en IT diensten. Hierbij wordt gestreefd naar een directe oplossing waarbij de gebruiker in één call geholpen wordt.

De SDD is voor de klant hét aanspreekpunt voor IT-behoeftes. Hier vindt intake plaats van behoeftestellingen en regie op realisatie. Zij beoordelen op volledigheid, duidelijkheid, autorisatie en het aanleggen van de administratie van alle IT-behoeftes. Zij zijn verantwoordelijk voor de bewaking en registratie van alle IV-behoeftes over de gehele keten op voortgang, alsmede de communicatie naar de behoeftesteller hierover. 

De SDD is tevens verantwoordelijk voor de bewaking en registratie van klachten, alsmede de communicatie naar de klant hierover.

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/COMMIT

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Redmar van Lent, Hoofd Operations SDD
RA.v.Lent@mindef.nl
06 49966252

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Justin van der Laan, Senior Recruitment Adviseur HR
J.vd.Laan.14@mindef.nl
06 30783039