Junior Adviseur Huisvesting

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Heb je een facilitaire achtergrond en affiniteit met administratieve processen? En wil jij met jouw nauwkeurigheid en organisatietalent bijdragen aan een goed georganiseerde en toekomstbestendige werkomgeving? Dan is de functie van junior adviseur huisvesting bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) iets voor jou!

Als junior adviseur huisvesting maak je deel uit van de directie Interne Organisatie, op de afdeling Huisvesting & Facilitair Management (HFM), binnen het team Beleid & Advies. Samen met ongeveer 30 betrokken collega’s werk je dagelijks aan het verbeteren van de werkomgeving voor álle medewerkers van de NVWA. Binnen dit team ben jij verantwoordelijk voor het uitvoeren en bewaken van administratieve processen rondom huisvesting, zodat jouw collega’s zich kunnen richten op hun kerntaken.

In jouw rol ondersteun je onder andere bij het opstellen van prestatieverklaringen bij facturen, het verwerken van inkoopaanvragen en het beheren van contractregisters. Ook het verzamelen, bewerken en aanleveren van stuur- en managementinformatie behoort tot je takenpakket. Je speelt een belangrijke rol in het energiemanagement, zoals het verwerken van energiefacturen, het bijhouden van gebruikscijfers in het energieportaal en het ondersteunen bij duurzaamheidsrapportages. Daarnaast zorg je voor de pandadministratie, waaronder de afstemming van beheer- en onderhoudscontracten, de afhandeling van gemeentelijke belastingen en het aanvragen of beheren van vergunningen.

Je bent dus een belangrijke schakel in het soepel laten verlopen van de administratieve kant van huisvestingsprocessen binnen de NVWA, een organisatie met locaties door het hele land – van Vlissingen tot Lauwersoog en van Almelo tot Scheveningen.

Wat ga je doen?
Je zorgt voor een vlekkeloze administratieve afhandeling van huisvestingsprocessen in de volle breedte. Daarmee ontzorg je je collega’s binnen het huisvestingsteam en draag je bij aan een efficiënte en professionele dienstverlening. Denk aan:
 

• Het verwerken en controleren van inkoopaanvragen en prestatieverklaringen;
• Het beheren en actualiseren van contractgegevens;
• Het verwerken van energiefacturen en bijhouden van verbruiksgegevens;
• Het leveren van stuurinformatie en het ondersteunen bij rapportages;
• Het ondersteunen bij pandadministratie, zoals gemeentelijke belastingen en vergunningaanvragen.

Als junior adviseur ben je verantwoordelijk de administratie rondom huisvesting in de breedste zin van het woord. Hierbij heb je te maken met administratieve processen rondom inkoop, contractbeheer, energiemanagement en pandadministratie. Bij inkoop moet je denken aan input leveren voor jaarorders en het geven van prestatieverklaringen. Contractbeheer betreffen werkzaamheden die betrekking hebben op het beheer en de administratieve verwerking van de afgesloten contracten. Energie is een groeiende taak binnen deze werkzaamheden, waar het gaat om de afwikkeling van facturen, maar ook het beheren van gebruikscijfers in het energieportaal. Daarnaast lever je ook managementgegevens aan. Onder pandadministratie vallen zaken als: afstemming van beheer en onderhoudscontracten met verantwoordelijken en afwikkelen van gemeentelijke belastingen
 

Functie-eisen

Je staat stevig in je schoenen, houdt het overzicht en weet goed om te gaan met verschillende belangen. Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, maar schakelt ook snel als de situatie daar om vraagt. Samenwerken gaat je gemakkelijk af en je vindt je weg binnen verschillende onderdelen van de organisatie. Je denkt graag in oplossingen en draagt actief bij aan een prettige werksfeer en sterke teamprestaties. Je weet tegenwicht te bieden in lastige situaties. 

Daarnaast breng je mee:

• Een afgeronde MBO-opleiding in de richting van Facility Management, bedrijfskunde of administratie;
• Ervaring met administratieve processen, bij voorkeur binnen een facilitaire omgeving;
• Ervaring met het bijhouden van boekhoudingen en werken met budgetten;
• Goede kennis van Excel en ervaring met het verwerken van gegevens;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ervaring met veranderprocessen is een pré.

Competenties die we belangrijk vinden:

• Samenwerken
• Voortgangscontrole
• Accuratesse
• Zelfontwikkeling
• Oplossingsgericht denken

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:

Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten, fiscaal voordelig je studieschuld af te lossen tot een max van €2000,- per jaar of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.

Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof

Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer €0,21 aan reiskostenvergoeding.
.Mocht je een ambulante functie hebben, dan kom je in veel gevallen ook in aanmerking voor een elektrische dienstauto. Deze mag je op basis van bijtelling plus een eigen bijdrage daarnaast ook privé gebruiken.

Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.

Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.

Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.

Bijzonderheden

• De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
• Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
• Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
• Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
• Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)

Organisatieomschrijving

We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.

Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.

Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.

Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.

Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.

De NVWA is een Agentschap van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

Afdelingsomschrijving

Huisvesting & Facilitair Management (HFM) is een afdeling binnen de NVWA welke het primaire proces van de NVWA ontzorgd. Zij draagt er zorg voor dat materialen en goederen op snelle en adequate wijze bij de interne medewerker aanwezig zijn. Daarnaast zorgt de afdeling HFM ervoor dat de eigen kantoren op orde zijn en voldoen aan de kaders die het Rijk hiervoor stelt en maar ook binnen de kaders van de bedrijfscultuur van de NVWA, sober en doelmatig en arbo-conform.

De afdeling Huisvesting & Facilitair Management (HFM) levert diensten en middelen aan de NVWA. De kerntaken zijn het doen van beleidsvoorstellen over, het organiseren en uitvoeren van werkzaamheden op het vlak van:
 

• Huisvesting, werkplekinrichting, catering en schoonmaak.
• Wagenparkbeheer.
• Documentaire informatievoorziening, receptie en post.
• Functionele standaard uitrusting.
• Transporteren van genomen monsters.

De afdeling HFM bestaat uit drie teams: Beleid & Advies (BA), Facilitaire Ondersteuning (FO) en Documentaire informatie voorziening (DIV). Elk team heeft een teamleider. Alle drie teamleiders rapporteren direct aan het afdelingshoofd HFM. Het afdelingshoofd HFM en de drie teamleiders vormen tezamen het MT HFM.

Team Beleid & Advies heeft als belangrijke taak de vraagbundeling van facilitair aangelegenheden bij de NVWA zodat het primaire proces ontzorgd wordt. Denk hierbij aan adviseren en anticiperen bij grote aanbestedingstrajecten Rijksbreed, advisering en coördinatie van huisvestingsprojecten, advisering en participatie in mobiliteit, wagenparkbeheer en vervoer, advisering en organisatie van werkplekinrichting, hospitality services en advisering en participatie in logistiek en de functionele standaarduitrusting.

Kerntaken:

• Samenstellen van de facilitaire producten- en dienstencatalogus.
• Ontwikkelen van beleid op de domeinen facilitair, huisvesting en mobiliteit, gericht op de specifieke eisen van het primaire proces van de NVWA.
• Zorgdragen voor inrichting, beheer en onderhoud van huisvesting en werkplekken voor NVWA-medewerkers.
• Zorgdragen voor de mobiliteitsmiddelen voor NVWA-medewerkers.
• Zorgdragen voor beheer en onderhoud van technische installaties voor het primaire proces (bv. kassen en laboratoria).
• Organiseren van het Monstertransport.
   

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Wilfred van Stappershoef

0625010040

Hubert Mulder

0646666996

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Wingyan Li

0625445663