Klus medewerker ondersteuning klachtenmanagement

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Je geeft inhoudelijke ondersteuning binnen het cluster CKF. Dit staat voor Centrale klachten Functionaris. Naast ondersteunende werkzaamheden en minder complexe zaken ga je in toenemende mate zelfstandig aan de slag. Van groot belang is dat je een sparringpartner bent voor de CKF. 

Bij de ondersteuning is je takenpakket divers. Zo pak je verzoeken of interventies op die via de Nationale Ombudsman binnenkomen. Je zoekt uit wie de juiste input kan leveren of het probleem kan oplossen, benadert die collega en koppelt de verzamelde informatie terug naar de Nationale Ombudsman. Deze informatie beoordeel je uiteraard wel eerst op inhoud en compleetheid. Daarnaast pak je informatieverzoeken of klachten op die door het bestuur of directies van DUO zijn ontvangen, en ga je aan de slag met vragen vanuit het team Burgervragen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. En uiteraard draag je bij aan de heldere rapportage en registratie van de klachten en verzoeken én zie je toe op uniformiteit in onze klachtenafhandeling. 

Daarnaast kan er gevraagd worden op aan te sluiten bij een overleg, inplannen en voorbereiden van vergaderingen, input te leveren voor casussen van de maatwerkplaatsen, een bijdrage te leveren aan het opstellen van rapporten en het oppakken/uitzetten van signalen. 

Binnen het cluster treed je ook op als achtervang bij eventuele afwezigheid van de CKF. Wanneer je welke taken oppakt bepaal je in onderling overleg. 
Houdt er rekening mee dat het merendeel van de werkzaamheden ad hoc binnen komen. Het kan dus zijn dat er een nieuwe zaak binnen komt met een hogere prioriteit dan hetgeen waar je dan mee bezig bent. Dan is het van belang dat je snel kunt schakelen. Ook kan het zijn dat er op een bepaald moment weinig nieuwe zaken binnenkomen. Dan is het weer van belang dat je andere werkzaamheden oppakt met een lagere prioriteit die bijvoorbeeld nog op de plank liggen. Er is altijd wat te doen!

Functie-eisen

Snel en gemakkelijk schakelen tussen meerdere doelgroepen is voor jou geen probleem. En ook vlot en pragmatisch handelen gaat je goed af. Met je empathisch vermogen en goede gevoel voor onderlinge krachtenvelden, gevoeligheden en belangen beweeg je je soepel op allerlei niveaus. Samenwerken doe je graag en goed, en mede dankzij je klantgerichte houding heb je een stevig netwerk. Daarnaast kun je goed plannen en organiseren, heb je een flexibele instelling en dring je snel door tot de kern van zaken. En deadlines of weerstand? Jij gaat er op de juiste manier mee om en houdt je hoofd koel. Verder heb je:

•    Minimaal mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur hbo-werk- en denkniveau
•    Bij voorkeur een opleiding op of ervaring binnen het bestuurlijk-juridisch vakgebied.
•    Ervaring op bijvoorbeeld het gebied van klachten, debiteurenbeheer, studenten of andere zaken binnen de uitvoering. 
•    Het vermogen om te werken met een (klachten)registratiesysteem.
•    Het talent om je nieuwe materie snel eigen maken.

Houdt er rekening mee dat de CKF flexibele werktijden/plekken hanteert. Zij is dus niet standaard elke dag op het kantoor in Groningen aanwezig. Het is mogelijk dat je ook alleen aan het werk bent zonder vaste collega’s. De collega’s binnen Compliance zijn vaak op dezelfde afdeling fysiek aan het werk maar de werkzaamheden of werktijden binnen de afdeling zijn niet hetzelfde. 

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Zo mag je maximaal € 2.000,00 IKB-budget per jaar gebruiken voor het fiscaalvriendelijk aflossen van je persoonlijke studieschuld bij DUO. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer. Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

• Deze klus is alleen opengesteld voor medewerkers die in dienst zijn bij DUO en een arbeidsovereenkomst hebben voor (on)bepaalde tijd. 
• Interesse in deze functie? Stuur ons dan een motivatiebrief samen met jouw (bij voorkeur) Europass CV (www.europass.eu). Is je belangstelling gewekt, maar wil je graag nog wat meer weten? Imke vertelt je graag meer in een 'meet and greet'. 
• Je kunt reageren t/m 6 april. De gesprekken vinden plaats in de daaropvolgende week, bij voorkeur op locatie Groningen, maar online via Teams is ook mogelijk. 
• Bij DUO streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega’s van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren. Zo kunnen we samen onze krachten, ervaring en inzichten bundelen en dragen we ons steentje bij aan een slim, vaardig en creatief Nederland.
• Deze vacature is geschikt voor doelgroep banenafspraak. Tot de doelgroep banenafspraak behoren de volgende groepen mensen: mensen met een Wajong-uitkering, mensen met een WSW-indicatie, mensen met een WIW of ID-baan, mensen uit de doelgroep van de Participatiewet die niet WML kunnen verdienen.
• Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.

Meer over de functiegroep

Niet ingedeeld in FGR​

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Organisatienaam

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Organisatieomschrijving

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werkt in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en is de schakel tussen iedereen die met onderwijs te maken heeft: studenten, ouders, docenten, scholen, universiteiten, beleidsmakers en overheidsorganisaties. DUO is volop in beweging. Zo houden wij ons meer dan ooit bezig met de vraag hoe wij onze klanten nog sneller, beter en kostenefficiënter 24/7 van dienst kunnen zijn. ICT speelt daarin een belangrijke rol; innovatie en de nieuwste technologieën staan in de ontwikkeling van DUO centraal. 

Wil je deel uitmaken van deze vernieuwende en toonaangevende werkgever in Groningen en Den Haag? Natuurlijk weten wij dat onze organisatie alleen succesvol kan zijn als jij als medewerker alle kansen krijgt om te leren en te groeien. Niet voor niets investeren wij in jouw vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling met interessante traineeships en opleidingen, en kun je rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Zo zetten we gezamenlijk de schouders onder het succes en de groei van de organisatie.

Organisatie-URL

Afdelingsnaam

DUO/DFS-BV

Afdelingsomschrijving

Deze klus is uitgezet voor de afdeling Compliance binnen de directie Bedrijfsvoering. We vormen met de manager en ruim 30 collega’s een divers, enthousiast, open en gedreven team specialisten. Samen adviseren we de gehele organisatie op het gebied van informatiebeveiliging, privacy, archiefmanagement, klachtenmanagement, de Nationale Ombudsman, bedrijfsjuridische zaken en Woo-aangelegenheden. 

We zetten sterk in op samenwerking en open communicatie, gaan op een respectvolle en professionele manier met elkaar om, en vertrouwen op elkaars capaciteiten. Binnen de afdeling hebben wij een informele sfeer en vinden wij het belangrijk om ook buiten het werk met enige regelmaat sociale activiteiten te organiseren (wij beschikken over een feestcommissie). 

Voor een periode van 6 maanden zijn wij op zoek naar een collega die ons binnen het cluster Centrale Klachten Functionaris ()/klachtenmanagement kan ondersteunen in de werkzaamheden. Daarom zijn wij op zoek naar iemand die niet alleen inhoudelijk kan ondersteunen in de werkzaamheden maar ook optreedt als sparringpartner. Deze klus is ook een ideale mogelijkheid om kennis te maken met het klachtenmanagement DUO-breed.

Solliciteren vanuit Den Haag is ook geen enkel probleem gezien de werkzaamheden en de huidige mogelijkheden. Echter is het wel handig als je af en toe naar Groningen afreist. De CKF gaat ook geregeld voor overleggen naar Den Haag. 

Afdeling-URL

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Imke van Nugteren (CFK / contactpersoon nationale ombudsman)
imke.vannugteren@duo.nl
0621844017

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: